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Comment bien utiliser un logiciel de comptabilité ?

Comment bien utiliser un logiciel de comptabilité ?

La comptabilité concerne toutes les opérations financières de l'entreprise. Elles répondent à des obligations légales, car en dépend l'équilibre des comptes de la nation qui prélève de nombreuses taxes (et reverse des crédits d'impôt) sur les achats, salaires et ventes des entreprises.

La base de la comptabilité

La première compétence d'un utilisateur d'un logiciel de comptabilité est d'être formé à la législation qui impose ses lois et normes aux entreprises. Ses compétences revêtent tous les domaines :

  • la TVA
  • les stocks (éléments sans lesquels il est impossible de calculer les résultats de l'entreprise)
  • les investissements et les amortissements afférents (aux règles parfois complexes)
  • les provisions de tous ordres
  • les salaires
  • la gestion de trésorerie
  • le nœud gordien de toutes entreprises (souvent l'objet principal des dépôts de bilan)

La hiérarchie des journaux comptables se présente ainsi : l'écriture comptable enregistre des mouvements financiers à l'intérieur de comptes liés au plan comptable général. Ces mouvements sont enregistrés dans le journal comptable, puis collectés vers le grand livre comptable et, enfin vers la balance comptable.

Utilité intérêts d'un outil pour votre comptabilité 

L'utilisation d'un logiciel comptable est obligatoire à partir du 1er janvier 2018 pour les professionnels assujettis à la TVA. Ce logiciel de gestion ou un système de caisse sécurisé doit être certifié (voir article 88 de la loi de finances pour 2016).

Cette gestion des journaux comptables doit être adaptable à votre entreprise. Ne vous contentez pas des journaux de base, mais créez vos outils tels pour générer des journaux de :

  • trésorerie
  • banque
  • caisse (achat, vente)
  • paie
  • TVA
  • des opérations de clôture
  • la gestion des comptes généraux

Le logiciel doit être assez convivial pour permettre la création d'un plan comptable original et en aussi grand nombre que vous le désirez. Sachez vous familiariser avec la gestion des comptes auxiliaires pour le suivi de vos fournisseurs.

Créez-en un par fournisseur, et faites de même avec vos clients si nécessaire. Ces comptes auxiliaires sont ensuite rattachés au compte centralisateur lié, « Fournisseurs » et « Clients ». Dans les entreprises aux moyens humains importants, chaque salarié dispose de son compte auxiliaire.

Paramétrage du lettrage des comptes auxiliaires 

Le suivi efficace des créances et des dettes de l'entreprise se déroule à partir d'un lettrage des comptes auxiliaires. Cet archivage des mouvements soldés, tels que la dette fournisseur et son règlement, est utile pour éditer le grand-livre (client, fournisseur) sans tenir compte des mouvements lettrés. Les états obtenus à partir de ce lettrage vous permettent de suivre vos comptes clients, vos factures en cours de règlement ou d'impayés à cause d'erreurs comptable telles que les doublons.

Si ce logiciel procède à des modèles d'enregistrements comptables, les comptables débutants seront moins désorientés. L'expert-comptable ayant créé des modèles d'enregistrements comptables en tenant compte des spécificités de l'entreprise, ils enregistreront des pièces comptables à partir du modèle. Les seules opérations utiles seront d'apposer la date, la référence de l'opération et les montants facturés.

Les éditions d'états comptables

Vous devez être capable d'éditer des états comptables avec votre logiciel de comptabilité. Vous devez éditer le bilan et le compte de résultat provisoire, le grand-livre général, les grands-livres auxiliaires, la balance comptable générale, les balances auxiliaires, les balances permettant d'échelonner les créances et dettes en fonction de leur échéance, pour un suivi parfait de la trésorerie.

Enfin, vous éditerez la liste des comptes généraux et des comptes de tiers. Vous devrez idéalement pouvoir travailler sur plusieurs exercices comptables : celui en cours et celui à venir sans avoir à clôturer l'exercice actuel (et ceux définitivement clôturés). Vous saurez bloquer l'exercice en cours lors de travail de l'expert-comptable sur les comptes annuels.

Il est également impératif de maîtriser les sauvegardes des données et de savoir fournir les éditions obligatoires. Vous devez également pouvoir importer et exporter des données depuis d'autres applications afin d'éviter de faire des travaux manuels chronophages. Votre expert-comptable recevra ou enverra ces données ou vous intégrerez des données de ventes ou d'achat dans le logiciel, sous format texte ou Excel.

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