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Comment choisir son logiciel de gestion de congés ?

Comment choisir son logiciel de gestion de congés ?

La gestion des congés est une tâche administrative pouvant s’avérer fastidieuse. Certaines entreprises ont toujours recours au papier pour gérer les congés et absences de leurs employés. Dans certains cas, cette formule Old School peut suffire mais le passage à des outils dématérialisés est inéluctable tant ils simplifient la gestion des congés. Ces outils s’avèrent d’ailleurs indispensables pour les  entreprises en croissance et en phase d’embauche pour améliorer la gestion des ressources humaines. Les absences doivent être gérées de façon efficace pour optimiser la gestion de la rémunération et ainsi éviter les pépins au moment de la paie.

Trois critères pour choisir le bon logiciel de gestion de congés 

Voici les critères qui doivent être pris en compte avant l’acquisition de votre logiciel de congés. Ils vous aideront à faire le tri parmi les nombreuses options s’offrant à vous sur la toile.

1. L’interface

L’ergonomie et le design sont des éléments clés souvent mis à l’écart dans l’élaboration de certains progiciels. Pour simplifier la tâche de votre service des ressources humaines et de l’ensemble de vos employés, il est important d’opter pour un logiciel intuitif.

Au moment de la demande de congé, l’employé doit pouvoir visualiser clairement le nombre de congés et de RTT pris/restants, sur un compteur actualisé. Ainsi, il n’aura pas à consulter le service RH pour obtenir l’information recherchée. L’autonomie des utilisateurs est un élément clé à ne pas négliger.

Depuis cette interface, les managers doivent pouvoir accéder au  planning des absences et ainsi disposer d’un tableau de bord permettant de visualiser le taux de présence des employés. Le logiciel doit également être en mesure d’alerter en temps réel les managers et le service des ressources humaines à chaque demande de congé pour optimiser le processus de validation.

2. L’interopérabilité avec votre logiciel de paie

Comme nous le soulignions plus haut, la gestion des congés impacte fortement la gestion de la rémunération. Il est donc primordial que votre outil de gestion de congés s’intègre parfaitement à votre environnement logiciel. En d’autres termes, les données extraites de votre outil doivent être lisibles par votre logiciel de gestion de paie pour faciliter l’édition des bulletins de salaire.

3. Le respect de la législation en vigueur

Nombreux sont les TPE ou PME à utiliser des fichiers Excel pour gérer les plannings et les congés. Les tableaux ont l’avantage d’être facilement éditables  mais il y a un inconvénient, et pas des moindres : l’actualisation de ses fichiers. Il faut s’assurer que les tableaux et autres outils de gestion de congés utilisés sont à jour et du respect de la loi en vigueur. Ces tableaux sont également peu intuitifs ce qui peu rendre leur remplissage fastidieux.

Quelques exemples de solutions

Les outils de gestion de congés et de planning sont légion sur la  toile. Voici la sélection éclectique que nous vous avons concoctée. La plupart des outils sont disponibles en versions d’essai gratuites.

Top Congés 

Dans sa version gratuite, le logiciel ne permet de gérer que quatre types d’absences (les congés annuels, les arrêts maladie, les RTT et les absences courtes). L’interface du logiciel n’est pas des plus modernes mais elle est tout de même facile à prendre en main. Les services RH disposent d’un onglet de synthèse pour chaque année et les responsables peuvent visualiser facilement le taux d’absentéisme ainsi que le planning.

Eurecia Congés et Absences

Contrairement à Top Congés, Eurecia prend en charge tous types d’absences. L’application permet de gérer les temps partiels ainsi que les heures supplémentaires. Elle autorise plusieurs niveaux de validations de congés et permet de gérer finement les délégations de signature en cas d’absence du responsable. Toutes les requêtes sont systématiquement envoyées par mail pour optimiser la validation. La prise en main du logiciel est facilitée par son design soigné.

 

Azuneed RH

Azuneed se distingue de Top Congés par son design et la lisibilité des informations affichées sur l’interface. Il s’agit d’un assistant RH en ligne très intéressant. Les données du logiciel peuvent être exportées dans des formats utilisés par les solutions de paie les plus courantes (Cegid, Sage, EBP). Le format Excel est bien évidemment de la partie si vous souhaitez réaliser des sauvegardes externes à l’outil.

 

Manatime

Ce programme à l’interface plus que soignée ne fait pas que dans le paraître. Ses fonctionnalités sont nombreuses. Vous pouvez par exemple personnaliser vos différents types d’absence (en fonction de votre convention collective) et suivre en temps réel sur votre tablette ou votre smartphone. En effet Manasoft, l’éditeur de la solution mise beaucoup sur l’utilisation de sa solution sur les appareils mobiles. Comme pour Azuneed RH, vous n’avez aucun souci à vous faire en ce qui concerne l’interopérabilité avec votre logiciel de paie.

 

Nereo Congés

Enfin, concluons notre sélection d’outils dédiés à la gestion des congés avec Nereo congés. Le concept est globalement le même que les deux outils présentés précédemment : une interface intuitive, moderne et des informations facilement accessibles. La solution est extrêmement personnalisable, vous pouvez en effet créer autant de types  d’absence que vous le souhaiter et paramétrer vos propres règles.

 

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1 commentaire

  • Patrick Le 22/03/17
  • Pas mal, merci pour l'article ! Quand j'étais au US, j'utilisais zenefits, sinon en France y'a Bamboo ou HeavenHR qui sont sympas. :) La loi travail va dans le bon sens en tout cas.

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