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Comment dématérialiser ses factures ?

Comment dématérialiser ses factures ?

La dématérialisation fiscale est devenue l’un des enjeux du processus de digitalisation des entreprises. Peu à peu imposée par les institutions, elle implique de pouvoir fournir les mêmes garanties que l’archivage papier. Voici les informations indispensables aux sociétés pour dématérialiser ses factures en toute sérénité.

Etat du cadre légal en France

Ce que dit la loi de simplification de 2014 (dite « Loi Macron »)

En 2014, la loi Macron, qui a pour objectif de simplifier la vie des entreprises, traite également de la dématérialisation des factures. L’article 222 stipule que les entreprises sont dans l’obligation d’accepter la facturation électronique lorsqu’elle leur est proposée progressivement d’ici à 2020 (selon la taille de l’entreprise).

Le gouvernement explique cette mesure par des études selon lesquelles les services comptables  consacreraient pas moins de 30% de leurs temps à saisir manuellement les factures. Ainsi, dématérialiser ses factures permettrait de faire gagner les entreprises françaises en compétitivité, puisque cela réduirait le coût de traitement d’environ 30%.

Elle impose notamment aux fournisseurs de l’Etat, aux établissements et aux collectivités territoriales de communiquer avec les services publics et l’Etat une facturation sous format électronique sous le portail Chorus Pro.

Un mode d’archivage progressivement imposé

Une grande partie des entreprises françaises a déjà opté pour la dématérialisation d’une partie de leurs documents. Cette dématérialisation est pratique, car elle permet leur accès facilement par un grand nombre et n’importe où si l’espace de stockage est dans le cloud.

Cependant les sociétés sont plus réticentes quand il s’agit de dématérialisation fiscale pour plusieurs raisons liées à l’obligation de  donner une valeur probante aux documents. En effet, il faut pouvoir :

  • lire les formats imposés.
  • réaliser une signature électronique.
  • stocker les factures de manière à en garantir la valeur probatoire.

 Autant de procédés et d’outils informatiques mal connus que nous allons tâcher de vous énumérer.

Conditions et outils pour dématérialiser ses factures

Critères juridiques

Parce que la facture électronique doit fournir les mêmes garanties que la facture physique, il incombe de suivre un ensemble de critères pour préserver la valeur probante d’une facture. Vous devez en garantir :

  • L’authenticité (la facture archivée doit être une version originale)
  • L’intégrité, l’horodatage est certifié (conformément à la norme RFC 3161)
  • L’identité des signataires
  • La lisibilité du document (grâce à un format lisible, PDF/A-3)

Les outils d’édition

Ces conditions imposent donc aux entreprises de se fournir en outils informatiques capables au moins de lire ces factures, puisqu’elles ne pourront plus les refuser d’ici 2020, et encouragent à se fournir des solutions pour en produire elles-mêmes et ainsi dématérialiser ses factures propres.

Ensuite, il existe tout un ensemble de lois qui régissent l’écriture d’une facture : la liste des critères est longue pour en faire un document légal. Nous vous conseillons fortement de ne pas les réaliser manuellement à partir d’un outil de traitement de texte : vous risqueriez de perdre un temps considérable et d’éditer des factures truffées d’erreurs (leur ôtant ainsi toute valeur juridique), voire de fausser votre gestion comptable.

Utilisez plutôt un outil de facturation, qu’il soit intégré à un ERP, un CRM ou un outil de gestion de la comptabilité. Vous êtes assuré de gagner du temps et de toujours être à jour avec les dernières normes. 

Les outils d’archivage

Si les entreprises ont l’habitude d’utiliser des GED pour gérer leurs documents, elles ne peuvent pas les utiliser pour leur facturation. En effet, la solution GED a pour but de permettre l’édition, la modification et le partage des documents. Elle est très utile pour le travail collaboratif mais n’est pas conçue pour offrir des formats et un espace propice à l’édition et à la conservation de documents officiels.

De même, vous ne pouvez pas stocker vos factures directement sur votre ordinateur : il n’est pas adapté à un archivage sécurisé. Un ordinateur professionnel classique, s’il est utile pour stocker des documents en cours ou sans valeur administrative, n’a pas le degré de sécurité suffisant. Si vous l’utilisiez pour réaliser une sauvegarde de vos factures physiques en les scannant, vous ne pouvez pas archiver vos factures dématérialisées par ce biais.

Préférez donc un logiciel SAE, un système d’archivage électronique capable de garantir un haut niveau de sécurité et la valeur probante de vos documents. Souvent, cette solution intègre également un outil de signature électronique et un système de classement. Il vous permet de stocker vos documents dans un coffre-fort numérique hautement sécurisé. Vous êtes ainsi bien protégé, et vous avez le contrôle sur l’accès de vos données sensibles.

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