• Flux RSS Flux RSS

Fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion des absences et des congés

Fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion des absences et des congés

La digitalisation est la ressource clé de valeur ajoutée pour l'entreprise. Les salariés du pôle administratif de l'entreprise se dédieront ainsi à des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Ils laisseront à l'informatique de gestion les travaux répétitifs tels que la gestion des présences et d'autres données de la paie, tâches chronophages qui perdent du sens de nos jours, et détournent les salariés de leurs objectifs quotidiens. Voici une description des fonctions intéressantes à retrouver dans un logiciel de gestion des congés et des absences.

Prenez les besoins de l'entreprise en compte

N'achetez pas un logiciel dont les objectifs sont trop éloignés de vos besoins. Sa mise en œuvre sera longue, ses mises à jour contraignantes : vous n'êtes pas là pour vous adapter à un logiciel alors que c'est lui qui doit s'adapter à vos impératifs de gestion.

L'un des points essentiels d'un logiciel de gestion réside dans son paramétrage. Il doit être le reflet de votre organisation qui tient compte, elle, non seulement de vous, mais des lois et conventions collectives en vigueur.

Il n'est évidemment pas question de changer de logiciel tous les ans avec la mise à jour du Code du travail et l'arrivée des avenants de la convention collective qui régissent votre entreprise.

Nous pouvons citer les organisations en jours ouvrables ou ouvrés, les jours de fractionnement des congés payés, tous les congés prévus par la convention collective, et les absences autorisées. Enfin les heures de présence normales et majorées (heures supplémentaires et complémentaires). Les cumuls seront automatisés à la suite du pointage ou de l'incrémentation des données des ressources humaines.

Comparez les gestions des niveaux de validation

Votre organisation est spécifique. Il n'y en a pas deux pareilles. Nombre de services, hiérarchisation des grades, à des niveaux profonds. Le logiciel sera paramétré pour refléter l'ensemble de l'organigramme de l'entreprise depuis l'équipe de direction jusqu'aux saisonniers.

Entre les deux se placent les cadres, agents de maîtrise, puis tous les coefficients intermédiaires qui détiennent des responsabilités impactant leur temps de travail : forfait jour par exemple, forfait annuel d'heures, RTT, et plus simplement des horaires à temps partiel.

Tous types de contrats qui se voient accorder des périodes de travail et de formation très dépendant de leur temps de travail. Connaissant l'organisation et ses arcanes, les services RH pourront faire valider les informations qu'ils détiennent par les responsables des services concernés : congés, maladie, formation, absences sans solde, etc.

Le logiciel possède les données de validation à tous les niveaux. De fait, le salarié qui dépose une autorisation d'absence se verra octroyer son « bon de départ » à la suite d'une procédure de validation parfaite. Chaque responsable connu par le logiciel ayant reçu la demande d'absence et l'ayant validée ou pas. Le but étant de laisser à qui de droit les responsabilités d'une absence.

Les absences maladie ou pour formation pourraient être validées uniquement par les services RH alors que les autres dépendraient des managers. À chacun son traitement administratif ! Pour travailler efficacement, le logiciel possède un planning de congés partagés entre tous les services.

Il n'est pas concevable que les responsables de la logistique ne soient pas au courant de l'absence des salariés qui valident les bons de transport ou les avoirs. Même s'ils n'en sont pas responsables, au moins il savent pourquoi leur service sera impacté par cette absence et comment pallier le problème. Cette fonctionnalité doit être paramétrable. Vous permettez à tout un chacun de connaître l'état des absences. Le chef d'entreprise choisit le niveau de transparence voulu.

Pensez à la confidentialité des absences

Pensez respect du salarié ! Lors de l'étude de marché avant le choix du matériel, les décideurs pensent organisation, partage, incrémentation des absences, respects des règles, lois, convention, mais quid de la confidentialité due au personnel de l'entreprise ?

Pouvoir masquer la nature du congé ou de l'absence dans le planning est un des éléments de décision prioritaire de votre choix de logiciel. Des drames humains peuvent ainsi être évités. L'absence maladie est l'un des éléments à masquer, comme certains congés à caractère personnel (décès).

Évidemment vous vérifierez les incrémentations positives et négatives des absences, car si la machine ne se trompe pas, vous n'êtes pas à l'abri d'une entrée erronée : date d'embauche, horaires, etc. Et cerise sur le gâteau, s'il est connecté à la paye, c'est encore mieux.

Pour plus d'informations, retrouvez notre article qui vous conseille avant de choisir votre logiciel de gestion des congés et des absences.

Articles sur le même sujet

Pas de commentaires
Soyez le premier à déposer un commentaire

Laisser un commentaire pour l'article Fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion des absences et des congés

Merci de rester correct et de respecter les différents intervenants.

Sélection logiciels
  • WinLassie WinLassie 5 téléchargements

    Le logiciel QHSE 100% web pour protéger vos salariés
    Voir le logiciel

  • PréMaiRis PréMaiRis 0 téléchargement

    PréMaiRis est un logiciel permettant de pallier tous les risques tant sur le plan privé que professionnel
    Voir le logiciel

  • Integrum Integrum 2 téléchargements

    Avec Integrum, prévenez les risques de santé et de sécurité
    Voir le logiciel