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Les 5 étapes pour rédiger un cahier des charges avant de choisir un logiciel

Les 5 étapes pour rédiger un cahier des charges avant de choisir un logiciel

Lorsqu’il a été décidé par votre entreprise d’investir dans un nouvel outil informatique, il est primordial de rédiger un cahier des charges avant de choisir un logiciel parmi les offres sur le marché.

L’importance du cahier des charges

Ne faites pas l’impasse sur la constitution de ce document : la plupart des solutions vendues sur le marché sont proposées sous forme d’abonnement ou d’achat de licence avec un minimum d’engagement d’un à deux ans.

Rédiger un cahier des charges est très utile pour :

  • Identifier et lister les besoins
  • Avoir une idée du produit attendu
  • Présenter votre projet aux éditeurs
  • Vérifier avant l’achat que le logiciel correspond aux besoins
  • Avoir une meilleure idée du budget et du temps nécessaire à la mise en place du projet
  • Convaincre votre direction de l’intérêt du projet (si besoin)

Le cahier des charges vous évitera de très mauvaises surprises, car le risque est de passer le délai de rétractation du contrat et de vous retrouver obligé de payer un outil qui ne couvre pas vos besoins et vous coûte inutilement. En outre, vous auriez dépensé le budget alloué à cet achat, vous ne pourriez plus l’investir dans un nouvel outil.

Vous pouvez faire réaliser cette présentation par un prestataire extérieure ou par les collaborateurs concernés.

1ère étape : identifiez les utilisateurs et leurs besoins

Vous devez commencer par lister les employés concernés par l’achat de ce logiciel. De quelle manière pourront-ils l’utiliser ? Ils n’auront pas besoin des mêmes outils et n’auront pas les mêmes problématiques, c’est pourquoi il convient d’énumérer :

  • Les utilisateurs concernés, leurs fonctions et leurs pôles 
  • Les fonctions détaillées que devra remplir la solution
  • Les contraintes éventuelles (des outils interopérables, des fonctions de classement, etc.)

La description de chaque action que devra permettre d’accomplir l’outil est essentiel. C’est l’étape la plus importante puisqu’elle définira les fonctionnalités attendues par l’entreprise.

2ème étape : définissez vos contraintes

Il existe deux types de contraintes distinctes : les contraintes matérielles, et les contraintes logicielles.

Les contraintes logicielles renvoient à la solution que vous souhaitez acheter. Doit-elle être interopérable avec une autre solution ? De quelle manière souhaitez-vous que le logiciel interagisse avec votre système d’exploitation et les autres applications ? Quel système d’exploitation l’outil doit-il supporter ?

Les contraintes matérielles, quant à elles, concernent votre parc d’ordinateurs. Il convient de regarder quelles contraintes soulèvent l’espace disque, la mémoire, et le processeur de chaque ordinateur ainsi que les adresses IP de votre réseau local.

3ème étape : Consultez vos équipes

Evidemment, vous pouvez collaborer tout au long des étapes pour rédiger un cahier des charges, mais n’hésitez pas à revenir vers les professionnels concernés avant d’aller plus loin pour être sûr d’avoir toutes les informations avant la rédaction.

Vous disposez déjà de beaucoup de données, vous n’avez plus qu’à vérifier avec vos collègues que tout a été mentionné avant de passer à la mise en forme.

4ème étape : renseignez-vous sur les solutions existantes

Vous pouvez faire un tour des sites comparatifs ou des sites des fournisseurs pour avoir une idée globale des logiciels et de leurs fonctionnalités. Cette étape est optionnelle, mais elle permet d’avoir une idée de la réalité du marché avant de rédiger un cahier des charges qui sera figé et à respecter.

5ème étape : soyez précis dans la rédaction

Le fait de rédiger un cahier des charges engage les auteurs et l’entreprise, aussi n’oubliez pas les informations importantes, à savoir le nom du projet, la date de création du cahier des charges, sa version, ainsi que le nom des auteurs.

Le document, conséquent, doit être clair et méthodique. Vous pouvez le structurer comme ceci :

  • Une présentation de l’entreprise (court historique)
  • Une contextualisation et une présentation courte du projet
  • La définition des problématiques
  • La liste des besoins, les objectifs du projet
  • Les règles d’acquisition et spécificités techniques
  • Instructions aux soumissionnaires

Alors, vous venez de rédiger votre cahier des charges : il suffit de le faire valider par votre entreprise pour vous tourner vers les fournisseurs et choisir votre logiciel. Ne soyez pas pressé : profitez des périodes d’essai pour tester les solutions qui vous intéresse, et les faire tester à vos collaborateurs pour croiser vos avis et faire le meilleur choix.

N'hésitez pas à consulter nos différents articles qui vous conseille sur les outils pratique pour les indépendants, les TPE et les PME

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