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Logiciel de tableaux de bord : description et fonctionnalités

Logiciel de tableaux de bord : description et fonctionnalités

L'utilisation d'un logiciel de création de tableaux de bord financiers est le moyen le plus sûr pour améliorer la productivité de votre back-office perdu dans de nombreux tableaux Excel le plus souvent non partagés.

L'outil pour tableaux de bord vous simplifiera la production de documents essentiels. Mais la question à se poser avant de choisir l'outil informatique idéal n'est-elle pas : à quoi servent les tableaux de bord financiers ?

Il informe l'ensemble des partenaires de l'entreprise du déroulement de l'activité de l'entreprise tout au long de l'exercice comptable et financier. Les données recueillies et analysées donnent une vision précise de la santé financière de l'entreprise.

Ces tableaux de bord financiers sont présentés aux responsables de la société, mais également aux partenaires : banques, investisseurs, acquéreurs éventuels. La qualité de ces tableaux fournis par un logiciel dédié est sans commune mesure avec ceux d'un comptable ou d'un collaborateur compétent. Ils sont lisibles, analytiques, paramétrables, partagés, adaptables à l'entreprise.

Fini les relevés manuels des chiffres

Le volume d'informations et de données à traiter est tel que le traitement manuel est une source d'erreurs de perte de temps considérable. Or ces outils d'analyse et don d'aide à la décision doivent être totalement crédibles.

Un logiciel générant des tableaux de bord financiers doit être partagé entre tous les acteurs responsables et s'incrémenter automatiquement de données clés de l'entreprise : les ventes, les stocks, les achats étant le plus souvent les données reliées au générateur de tableau de bord par le biais de la caisse.

Ce qui génère les stocks théoriques, un chiffre d'affaires à retraiter, mais fiable, et donc des possibilités de générer un compte d'exploitation théorique à tout moment. Bien entendu si vous voulez le transformer en compte d'exploitation réel il faudra effectuer un inventaire physique. Mais les meilleurs logiciels du marché utilisent des données envoyées par WIFI à l'aide d'une douchette. Des inventaires peuvent être permanents et la gestion la plus performante possible.

Le logiciel, une aide indispensable à l'analyse des comptes

Le top management sera séduit par les bibliothèques d'indicateurs modélisés d'un logiciel efficace. Il pourra suivre les opérations financières comme les crédits fournisseurs, les charges récurrentes ou exceptionnelles, les investissements et les amortissements, et bien évidemment les bénéfices.

Sans oublier le nerf de la guerre contre la concurrence : la trésorerie. Le tableau de bord peut être quotidien, hebdomadaire, mensuel et annuel. S'ensuivent les décisions stratégiques à court, moyen ou long terme lors de briefings avec les équipes qui doivent partager les objectifs de l'entreprise. D'ailleurs les rapports préliminaires aux actions peuvent être rédigés sous format PDF, Excel, CSV et intégrés dans le logiciel pour être partagés.

En somme, pour la gestion analytique de la direction, l'outil de création de tableau de bord peut véritablement apporter une plus-value en terme de gain de temps, de pertinence, et de clarté des chiffres, afin de faire les meilleurs choix. 

Générer des tableaux de bord financiers doit être personnalisable

Le logiciel de tableaux de bord financiers doit être spécifique à l'entreprise. Il doit être modulable, adaptable, souple et facile de prise ne main par les back-offices. Une entreprise dans le domaine du Retail n'est pas une entreprise de service et les postes de charges ne sont pas les mêmes.

Si les stocks (la marchandise) génèrent la marge dans le premier cas, ce n'est pas le cas de la seconde entreprise. D'où l'impératif d'une liaison impérative avec les caisses et les services logistiques dans le Retail et pas dans le service à la personne par exemple. Imaginez le tableau de bord d'un avocat en comparaison avec celui d'une épicerie ?.

 Autre élément important de ce logiciel générateur de tableaux de bord : exigez qu'il soit paramétré en partant de tous vos objectifs financiers : chiffre d'affaire, charges, dettes, trésorerie, absentéisme, investissements, achats, stocks, bénéfices.

Les résultats obtenus seront comparés aux objectifs fixés et les plans d'action seront plus faciles à mettre en application ; ligne par ligne. La facilité à lire les tableaux d'analyse et les moyens informatiques pour les extraire doivent être à la portée de n'importe quel manager. Exigez de la société qui vous vend le matériel des formations pour l'ensemble des managers.

Demandez un paramétrage d'accès des données sensibles si vous le souhaitez. Surtout si l'entreprise doit prendre des décisions drastiques lors de périodes difficiles. En conclusion : le logiciel de génération de tableaux de bord doit être au centre de l'outil informatique et se nourrir des données des autres logiciels (caisse par exemple). Il doit être partagé entre tous avec des niveaux d'accès éventuels. Il doit être facile d'en extraire des tableaux d'analyse.

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