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Logiciels de comptabilité et de caisse: les changements à prévoir

Logiciels de comptabilité et de caisse: les changements à prévoir

Pour lutter contre la fraude à la TVA, la loi des finances 2016 instaurera à compter du 1er Janvier 2018 une nouvelle obligation. Certains commerçants et entreprises devront se doter d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’une caisse enregistreuse certifiée. Cette obligation a pour but de rendre impossible la fraude consistant à créer par le biais d’un logiciel frauduleux des tickets de caisses permettant de soustraire des règlements en espèce des recettes.

Etes-vous concerné par ces obligations ?

Vous devrez  être équipé au 1er janvier 2018 d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel sécurisé homologué si vous êtes assujetti* à la TVA et que vous enregistrez les règlements de vos clients par le biais d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse. Notez que les logiciels libres, les logiciels de comptabilité en ligne et même ceux développés en interne sont également concernés.

Attention à ne pas confondre les notions d’assujetti à la TVA et celle de redevable. En effet, un assujetti peut tout à fait être non redevable à la TVA en fonction des différentes exonérations qui s’appliquent. A contrario, un redevable est toujours assujetti.

*Est considérée comme assujettie, toute personne réalisant de manière indépendante et habituelle une activité économique.

Vers une sécurisation accrue des données

Que prévoit vraiment cette obligation et comment justifier qu’on la respecte ?  Si vous êtes concerné par cette obligation vous devrez vous équiper d’un logiciel respectant les conditions suivantes : sécurisation, inaltérabilité, conservation et archivage des données.  En d’autres termes, votre logiciel devra être homologué. Que signifient ces conditions ?

La sécurisation des données 

Le logiciel utilisé doit être en mesure de sécuriser toutes vos données (données d’origine, de modification et données inhérentes à la production des justificatives émises). Le programme doit garantir la restitution des données de règlement dans leur état d’origine.

L’inaltérabilité

Votre logiciel de gestion, de comptabilité ou de caisse doit rendre toutes les données relatives aux règlements inaltérables. Cela signifie qu’elles ne doivent pas être modifiables par écrasement. La moindre correction devra clairement apparaître sous forme de d’opérations d’addition ou de soustraction.

La conservation

Pour être « homologué », le logiciel utilisé doit permettre de réaliser plusieurs types de clôtures (journalière, mensuelle et annuelle). Les données de règlement devront être conservées pendant une durée de 6 ans.

L’archivage

Le logiciel doit être en mesure d’archiver les données « selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice ». Notez que l’archivage a pour but de « figer les donner » et de dater les documents archivées. Il doit disposer d'outils pour la traçabilité des opérations encaissement.

Pour prouver que vous respectez les différentes conditions prévues par le Code Général des Impôts, vous devrez fournir un certificat délivré par un organisme accrédité et une attestation individuelle délivrée par l’éditeur de logiciel à l’assujetti de manière nominative.

archivage

Les sanctions en cas de non-respect de l’obligation

Notez que vous disposez d’un délai de 30 jours pour fournir l’attestation. Au-delà de ce délai, vous exposez votre entreprise à une amende de 7500 euros par logiciel non sécurisé et certifié. L’entreprise disposera alors de 60 jours pour se mettre en conformité. Si ce délai n’est pas respecté une nouvelle amende pourra être infligée.

Si l’entreprise fournit un faux justificatif sachez qu’il s’agit d’un délit pénal passible de trois ans de prison et de 45 000 euros d’amende.

Que faire pour être en règle ?

Pour être en règle, il vous suffit juste acquérir une caisse enregistreuse ou un logiciel certifié  NF 525. Les éditeurs n'hésiteront pas à en faire la publicité dans les mois à venir. D'ailleurs, si vous avez souscrit à un contrat de maintenance avec l’éditeur de votre programme de comptabilité actuel, vous pourrez en principe effectuer une simple mise à jour. Vous pouvez d’ores et déjà contacter votre éditeur pour vous renseigner sur la date de disponibilité de sa mise à jour, histoire d’être fin prêt le 1er janvier 2018.

Source : Bulletin Officiel des Finances des Impôts

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