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Nos 3 conseils pour bien utiliser un PIM

Nos 3 conseils pour bien utiliser un PIM

Le PIM est un outil qui commence à se démocratiser en entreprise depuis plusieurs années. La raison est simple : depuis l'augmentation des sources de contenus, et la multiplication des plateformes de diffusion, il devient essentiel pour une entreprise de centraliser toutes ses données.

Et c'est là que le PIM, ou Product Information Management, intervient. Cet outil permet justement de collecter des informations depuis différentes sources de données, puis de les stocker, en laissant la possibilité aux administrateurs d'enrichir la base. Enfin, elle permet d'utiliser différents canaux de diffusion.

Pour bien utiliser un PIM, on va donc chercher à optimiser chacune de ces étapes, de manière à obtenir le meilleur de cet outil.

Rationalisez la phase de collecte

La collecte des données est une étape primordiale lors de la mise en place d'une solution de gestion des informations. C'est lors de cette phase que l'on va définir la manière de récupérer des données. Par exemple, on va paramétrer une connexion distante pour scanner de manière automatique un répertoire. Ou alors on va définir la structure d'un fichier CSV, envoyé par un fournisseur, permettant d'insérer des produits.

Mais avant de se lancer dans le paramétrage, il faut définir précisément les limites des données qui seront contenues dans le PIM. Cet outil n'est pas destiné à remplacer un ERP par exemple, aussi toutes les informations exportables par l'ERP ne devront pas être importées dans le PIM.

Il faut aussi étudier les données fournies par les tiers et définir lesquelles sont importantes. Ainsi, si l'on cherche des informations dans un catalogue fournisseur, on se limitera aux produits utiles, qui nous intéressent. Inutile de sauvegarder l'ensemble du catalogue, cela ne ferait qu'augmenter la taille de la base de données et ralentir les recherches sur le PIM.

Idem pour l'ERP : certaines informations ne sont vraisemblablement plus d'actualité. Rien ne sert alors de récupérer des données archivées.

Pour bien collecter des données sur un PIM, il faut donc récupérer précisément ce dont on a besoin, sans sauvegarder le superflu.

Apprenez à vous servir de l'édition de contenu

Tous les PIM permettent d'éditer le contenu afin de le mettre à jour. C'est ce qui fait la force de cet outil et qui sera une force pour l'entreprise, puisqu'au fil du temps le catalogue produit s'étoffera et sera de plus en plus complet.

Il n'est pas rare que les descriptions des produits fournis par les fournisseurs soient assez succinctes, ou trop technique. De plus, cette description est délivrée pour tous leurs clients à l'identique. Pour ces raisons, il ne faut pas diffuser la description d'un produit vers le site e-commerce de l'entreprise sans la retravailler. Les conséquences néfastes seraient multiples : risque de duplicate content, contenu trop technique ou vide faisant fuir les internautes.

Il peut arriver aussi qu'une information soit disponible dans une langue, mais que l'on souhaite la traduire dans une autre. Dans ce cas, comme dans les précédents, il faudra retravailler les textes.

Cette phase d'enrichissement du contenu peut paraître fastidieuse, mais elle est essentielle, puisqu'elle permet sur la durée d'avoir des informations personnalisées, reflétant une vraie identité d'entreprise. Aussi, pour bien utiliser un PIM, utiliser la fonction d'édition est primordial !

Diffusez astucieusement avec un PIM

La phase de diffusion consiste à paramétrer les informations sortantes, par exemple celles à destination du site e-commerce de l'entreprise, ou de l'outil destiné aux commerciaux, etc.

Comme pour la phase de collecte, il est important de paramétrer les informations utiles, et écarter les autres. Rien ne sert d'envoyer des données qui ne seront pas traitées par le logiciel en face. Cela ne ferait qu'alourdir les transferts, utiliser de la bande passante inutilement, etc.

Mais le point le plus important à ce niveau est de faire confiance à son PIM et de se servir au maximum des canaux de diffusions. Pour lire nos quelques conseils pour choisir son logiciel PIM, n'hésitez pas à lire cet article.

Cela semble une évidence et pourtant, dans le cas d'une opération ponctuelle, on aura tendance à recopier des informations et les fournir par mail. Or, c'est une erreur. Mieux vaut paramétrer un export qui génère un fichier de données et fournir celui-ci par mail. Ou se mettre en relation avec l'intervenant pour lui déposer directement le fichier. Car quand l'opération que l'on pensait ponctuelle se répétera...

Aussi, le dernier conseil, pour utiliser correctement un PIM, est tout simplement de l'apprivoiser et de s'en servir. Cet outil est une véritable richesse pour l'entreprise, elle reflète d'une certaine manière son identité, et doit être au cœur des toutes les interactions entre logiciels.

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