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Nos quelques conseils pour bien utiliser une solution GED

Nos quelques conseils pour bien utiliser une solution GED

Les solutions de GED sont principalement utilisées par les entreprises qui souhaitent stocker des informations ou des documents au format électronique. L'archivage des documents, souvent d'une durée légale de 10 ans, est rendu nécessaire pour la réédition de ces courriers ou documents.

En savoir plus sur le logiciel GED

Il existe sur le marché de nombreuses solutions de GED, que ce soit des solutions à installer en local ou bien des solutions hébergées sur le Cloud, ou sur une architecture de type PaaS ou SaaS. Cependant, il faut faire attention à l'utilisation que l'on en fait, et s'assurer que les fonctionnalités de la solution correspondent à ce que l'on attend.

Certains outils de GED permettent de stocker des documents au format PDF. Pour l'indexation, la solution peut utiliser des métadonnées qui se trouvent à l'intérieur de ces fichiers PDF, ou via des fichiers textes externes. Chaque solution GED propose sa philosophie quant à l'alimentation de sa base de données et sur les différentes méthodes pour restituer l'information.

Afin de mieux comprendre comment utiliser efficacement son outil de GED au sein de son entreprise, nous vous proposons une analyse en 3 points qui vous permettront d'éviter les erreurs souvent récurrentes.

Gérez votre capacité de stockage en bonne intelligence

Ce qu'il faut estimer avant d'investir dans une solution GED est la capacité de stockage jugée nécessaire en fonction de la volumétrie mais aussi par rapport à la topologie des fichiers à importer. Ainsi, plus les fichiers contiendront des images, plus les fichiers seront volumineux.

Afin de mieux estimer la capacité de stockage dont vous avez besoin, il est conseillé, si cela est bien entendu faisable, de demander une période d'essai du logiciel GED, ou de faire une sorte de pilote.

Certaines solutions GED sont très coûteuses non seulement à l'acquisition, mais aussi par rapport au prix de maintenance. Il est donc fortement conseillé de mesurer quelles sont les caractéristiques techniques de votre instance GED avant de vous lancer à corps perdu dans l'investissement de cette solution.

Autre point d'attention : connaître la durée de rétention de vos fichiers au sein de la GED, et également avoir une estimation sur l'augmentation de la volumétrie sur les 5 prochaines années. Cela vous permettra de bien mieux dimensionner l'espace de stockage dont vous avez besoin auprès de l'hébergeur ou auprès de l'éditeur de la solution de GED.

Indexez les informations essentielles à la recherche de l'information

Lorsque l'on investit dans une solution de GED, c'est que l'on a derrière la tête une idée des informations que l'on souhaite indexer. Il peut s'agir d'un numéro de compte, d'un identifiant technique, du numéro de sécurité sociale, du nom et de l'adresse de son client... Ces informations doivent ensuite pouvoir être stockée dans une base de données indexée pour en faciliter les recherches.

Lors de l'élaboration du cahier des charges, il est donc recommandé de bien analyser quelles sont les informations que vous souhaitez historiciser pour vous faciliter par la suite les recherches. Vous pouvez paramétrer au sein du logiciel de GED, quels sont les champs que vous souhaitez stocker, et y appliquer des règles de tri. Ce paramétrage peut se faire via une interface d'administration ou des fichiers de configuration.

Cette tâche, parfois ardue, peut être aussi confiée à une société de services si vous hébergez la solution. Dans le cas d'un hébergement sur le Cloud, c'est l'hébergeur qui a à sa charge cette configuration, en fonction de l'expression de besoin que vous lui aurez transmis.

Assurez-vous de la bonne restitution des informations

Dernier point et pas des moindres, il vous faut vous assurer que les informations que vous souhaitez voir stocker soient correctement restituées lorsque vous faites de la réédition d'archivage. Par exemple, il est indispensable qu'un courrier ou une lettre qui soit stocké dans la base de données puisse être restitué en fonction de critères de recherche. Vous pouvez, afin de vous en assurer, effectuer un test via ce que l'on appelle un run à blanc.

Dans le cas où des informations sont manquantes ou si la restitution des informations vous apparaît comme incohérente, n'hésitez pas à vérifier votre paramétrage et à demander assistance à l'éditeur de la solution. En cas de bug, c'est à ce dernier de le corriger dans les plus brefs délais.

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