• Flux RSS Flux RSS

Pourquoi utiliser une solution GED ?

Pourquoi utiliser une solution GED ?

Parmi les outils informatiques en vogue dans les entreprises depuis quelques années, la solution de gestion électronique des documents, dite GED, est l’une des indémodables. Mais à quoi sert-elle ? Quel sont les avantages de cet outil ? Votre entreprise en a-t-elle vraiment besoin ? Voici quelques réponses utiles.

De la nécessité de mieux gérer les documents d’entreprise

Il y a encore quelques années, et c’est encore le cas pour certaines sociétés peu informatisées, la gestion centralisée des documents n’existait simplement pas. Chaque collaborateur créait et gérait ses documents, les envoyait à leurs collègues, se trompait de version, perdait un fichier important, le laissait traîner dans la photocopieuse, oubliait de sécuriser son ordinateur sous l’œil avisé d’un voisin curieux ou d’un client, etc.

Résultat de cette gestion désordonnée :

  • Des documents longs à trouver
  • Des pertes régulières
  • Une gestion désastreuse des versions
  • Des temps longs de validation
  • Une fuite des informations
  • Un archivage peu sécurisé en cas de panne
  • Une perte de temps

Fort heureusement, la solution GED permet aux entreprises de traiter cette gestion de manière rationnelle et collaborative.

De nombreuses fonctionnalités pratiques

Cet outil de gestion électronique des documents fait partie de la famille des logiciels de gestion de contenu (ou ECM). Il permet de gérer vos documents en vous fournissant notamment un espace de stockage disponible sur internet, intranet, ou via un navigateur web (pour les petits besoins de stockage).

Vous pourrez retrouver ces fonctionnalités suivantes :

  • Un espace de stockage évolutif
  • La centralisation et classement de vos documents
  • Gestion de textes (essentiellement), de vidéos, d’images, etc.
  • La gestion des accès et des permissions par collaborateur ou par groupe
  • Un outil de partage, modification en temps réel par plusieurs collaborateurs à la fois
  • Notification de modification des documents partagés
  • Outil de communication (commentaires par exemple)
  • Système de validation des documents
  • Authentification des collaborateurs
  • Import et export des fichiers
  • Solution mobile responsive

Certaines solutions comportent un module OCR pour retranscrire le texte des documents numérisés. La GED est surtout intéressante pour stocker des documents textuels. Si vous avez d’autres besoins spécifiques, vous pouvez vous tourner vers un DAM par exemple, qui gère les contenus numériques.

La GED, l’outil de partage idéal pour les équipes

Une solution GED est très utile pour de nombreuses raisons. Elle vous garantit entre autres :

  • Un seul exemplaire pour chaque document
  • Une trace des versions précédentes d’un document (versionning)
  • Le suivi de toutes les opérations opérées sur un texte et l’identification des responsables
  • L’accès rapide aux données
  • La protection de vos données dans un cluster plus sécurisé que votre entreprise
  • Le contrôle de l’accès des utilisateurs
  • Le classement automatique ou manuel des fichiers
  • Des informations fraîches

Non seulement vous gagnez un temps précieux, mais vous améliorez la qualité des documents. En réduisant les risques d’avoir une information obsolète, vous réduisez les nombre de non conformités. En outre, vous automatisez les tâches qui peuvent l’être, réduisant ainsi les délais de traitement. Les salariés ont plus de temps, ils communiquent plus facilement sur la validation d’un document grâce à des fonctions de commentaires intégrés, etc.

En résumé, il y a moins d’imprévus indésirables, la gestion des documents est standardisée et optimisée, tandis que les collaborateurs peuvent profiter de ce temps dégager pour être plus productifs ou se concentrer sur leurs tâches cœur de métier, à plus haute valeur ajoutée.

Un petit bémol cependant : la GED est utile pour la gestion d’archives courantes et de documents utiles mais sans intérêt administratif. En revanche, si vous souhaitez archiver des documents à valeur probatoire ou sensibles, vous devez passer par une autre catégorie d’ECM : le SAE. 

Articles sur le même sujet

Pas de commentaires
Soyez le premier à déposer un commentaire

Laisser un commentaire pour l'article Pourquoi utiliser une solution GED ?

Merci de rester correct et de respecter les différents intervenants.

Sélection logiciels
  • Main Courante Police Municipale 3.0 Main Courante Police Municipale 3.0 67 téléchargements

    Version 3.0 avec module Smartphone Android. Logiciel d'enregistrement simplifié d'une main courante dans un poste de police municipale. Édition...
    Voir le logiciel

  • Co-Libris Co-Libris 1304 téléchargements

    Logiciel de gestion de bibliothèques et de médiathèques SIGB
    Voir le logiciel

  • Turbo View & Convert 2 Turbo View & Convert 2 279 téléchargements

    La conversion de fichiers est un casse-tête sans bons outils : voici Turbo View & Convert 2 qui convertit et ouvre vos fichiers.
    Voir le logiciel