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Quelles sont les différences entre sauvegarde, stockage et archivage ?

Quelles sont les différences entre sauvegarde, stockage et archivage ?

Parce que ces trois mots sont confondus et pourtant si différents, nous vous détaillons ici les définitions, les enjeux et les différences entre chacune de ces actions de manière à ce que votre entreprise puisse opter pour la meilleure solution de conservation de ses données et de ses documents.

Le stockage, ou l’art d’y revenir plus tard

Le stockage consiste à déposer un contenu (information, application, fichier, vidéo, etc.) dans un espace. L’espace de stockage n’a d’autre but que d’accueillir une quantité donnée de données et de documents de tout genre. Si les serveurs sont des espaces de stockage possible, il existe également des solutions de stockage sur internet ou intranet.

Plusieurs avantages :

  • Une bonne capacité d’entreposage à bon prix
  • Une gestion des contenus spécifiques selon les outils (DAM pour les actifs numériques)
  • Le partage facile des documents et des informations
  • La classement et la recherche rapide des données
  • La synchronisation en temps réel des modifications apportées
  • La modification de documents en même temps par plusieurs utilisateurs
  • L’accès des informations sur le cloud depuis n’importe où grâce à un accès internet
  • Un prix compétitif
  • Quelques outils pour limiter les accès selon les fournisseurs
  • Une solution évolutive dans la plupart des cas

Quelques inconvénients selon les logiciels :

  • La sécurité de vos données sur un cloud partagé ou des solutions peu sécurisées
  • Un système d’authentification peu développé
  • L’impossibilité de garantir la valeur probante d’un document
  • La faible traçabilité des opérations et de l’identité des personnes modifiant les documents

Il existe de nombreuses solutions de stockage, parmi lesquels les outils dédiés comme le gestionnaire  électronique des documents, mais aussi des logiciels dotés de cette fonctionnalité, comme les CRM, les ERP ou encore les PIM ou les CMS.

Cette fonction se retrouve dans un grand nombre de solutions informatiques, qui stockent les données qui leur sont essentielles pour fournir un service : le logiciel d’emailing stocke les mails de la messagerie, le CRM stocke les informations concernant les clients, etc.

La sauvegarde, une assurance contre la perte de données

Le principe d’une sauvegarde est de copier une ou plusieurs fois vos contenus, vos logiciels ou votre système d’exploitation, dans le but de pouvoir disposer de ces éléments dans un autre espace de stockage en cas de désastre (panne, vol, casse, perte, etc.).

Les logiciels de sauvegarde copient ainsi une partie ou l’intégralité d’un système pour le conserver dans un autre espace. Ils peuvent présenter d’autres fonctionnalités, comme la récupération ou la restauration de données.

Les avantages :

  • La garantie de pouvoir retrouver les données enregistrées sur un autre serveur
  • La restauration des contenus précieux (fichiers RAW, mails, applications…)
  • Le transfert de votre système d’exploitation sans devoir installer à nouveau les applications
  • La gestion des sauvegardes
  • La récupération du formatage des documents

Les inconvénients selon les solutions :

  • Un niveau de sécurité inférieur à celui d’un coffre-fort numérique
  • La valeur probante n’est pas garantie
  • Aucune fonction de modification des contenus
  • Une solution plus coûteuse qu’un logiciel de stockage

La sauvegarde consiste donc en une copie, conservée dans un autre espace de stockage et cas de perte des contenus stockés dans l’espace le plus couramment utilisé. Les documents conservés sont relativement bien sécurisés, mais le logiciel ne leur offre aucune valeur probatoire.

L’archivage, la protection ultime réservée aux documents les plus précieux

L’archivage numérique ou physique consiste à conserver des documents en garantissant leur intégrité. Les documents n’ont plus vocation à être modifiés : ce sont des archives définitives qu’il s’agit de classer et de conserver, soit parce qu’elles ont encore un intérêt juridique dans le cas où vous devez faire valoir vos droits, soit parce qu’elles ont un intérêt autres (historique, statistique, etc.).

Pour garantir la valeur probante d’une archive, il faut utiliser un logiciel d’archivage adapté à ces enjeux. Le SAE est un outil pensé pour vous garantir la meilleure protection possible, le coffre-fort numérique permet ainsi de garantir un haut niveau de sécurité.

Les avantages :

  • Un haut niveau de sécurité pour vos données sensibles
  • La préservation de la valeur probante des documents
  • La traçabilité des opérations
  • Un haut niveau d’authentification, une gestion avancée des accès
  • L’exhaustivité des documents stockés
  • L’intégrité des documents
  • La garantie de pouvoir lire le document

Les inconvénients selon les modèles :

  • L’impossibilité systématique de modification
  • Des difficultés d’accès et de partage des documents
  • Une longue procédure en cas de destruction d’un document

La formule que vous choisirez, entre stockage, sauvegarde et archivage va donc dépendre de vos besoins et du degré de sécurité et de confidentialité que vous souhaitez apposer à vos données. A noter que ces solutions ne sont en rien incompatibles : bien au contraire, ces outils sont complémentaires pour vous permettre une gestion des documents à la fois souple et sécurisée.

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