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Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de caisse ?

Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de caisse ?

On entend toujours parler de logiciel de caisse, mais est-ce qu'on sait à quoi il sert vraiment. Le logiciel de caisse connu aussi sous le nom de logiciel de point de vente est un outil qui a pour but de faciliter la gestion des ventes au comptoir.

En matière de logiciel de caisse, il y en a plusieurs et ces derniers sont particulièrement adaptés aux commerces de détail.

Le bras droit des commerçants

Le logiciel de caisse est un logiciel de gestion qui permet la gestion des encaissements au comptoir. Il est relié à un terminal de caisse de type ordinateur, terminal de paiement ou encore tiroir de caisse. Son fonctionnement ressemble à peu près à celui d'une caisse enregistreuse sauf qu'il permet de prendre en charge d'autres aspects de vente qui auparavant n'étaient pas traités par une caisse enregistreuse classique.

Généralement, le logiciel de point de vente génère un ticket de passage en caisse. L'utilisation des tickets de vente permet de centraliser et de récapituler les ventes sur une longue période. Il ne faut pas confondre logiciel de caisse et logiciel de gestion commerciale puisque le logiciel de caisse ne permet pas d'éditer une facture. Par contre, il permet la gestion des stocks de l'entreprise en fonction des livraisons et des ventes.

Pour les commerçants en détail, les restaurateurs, les magasins de prêt-à-porter, etc., l'utilisation du logiciel de caisse est indispensable. Outre le fait qu'il soit facile à utiliser, le logiciel de point de vente présente aussi de nombreux avantages dont la plupart sont identiques à ceux d'une caisse enregistreuse.

Une solution aux multiples avantages

C'est indéniable, l'utilisation du logiciel de caisse permet de gagner du temps. Le traitement des commandes est plus rapide, la ventilation des entrées selon le mode de paiement ainsi que celle des recettes journalières, hebdomadaires, voire même mensuelles, deviennent possibles. En plus, pour la tenue de la comptabilité, des rapports périodiques peuvent être envoyés directement à l'expert-comptable. Outre le gain de temps, le recours au logiciel de caisse offre aussi une meilleure gestion.

Avoir une caisse enregistreuse libère de certaines contraintes et diminue le risque d'erreur. L'acquisition de cette dernière permet de gérer en temps réel les stocks. Certes, l'achat d'une caisse enregistreuse n'est pas une obligation, mais il faut savoir que c'est un outil de preuve et un dispositif de sécurisation sûr.

En matière fiscale, son utilisation est très recommandée. La caisse sera l'un des premiers à être contrôlé en cas de contrôle fiscal. Ainsi, il suffit juste de passer à l'administration les brouillards et les bandes de caisse enregistreuse. En absence de caisse, le responsable devra justifier ses recettes, une option qui peut s'avérer désastreuse en cas de mauvaise gestion.

Assurez-vous d’avoir tous les outils en mains

Appelée aussi logiciel de caisse, la caisse enregistreuse a connu une grande évolution au fil du temps. Avant de choisir son logiciel de caisse, il faut prendre en considération quelques critères. Le logiciel de caisse doit avant tout s'adapter à l'activité de l'entreprise (ex : une caisse enregistreuse de restaurant ne sera pas identique à celle d'un salon de coiffure). Il faut qu'il soit facile à utiliser, ergonomique, abordable et fiable.

Le dernier critère concerne le respect de la législation en vigueur, la caisse enregistreuse doit être certifiée par un organisme accrédité (ex : AFNOR). Actuellement, il existe différents types de caisse enregistreuse : celles qui sont traditionnelles (caisse enregistreuse électronique) et celles qui sont dotées de la technologie tactile.

Les fonctionnalités de ces dernières dépendent de la gamme de caisse choisie, mais en général elles doivent être capables de réaliser des calculs, de générer des résultats, d'ouvrir et fermer le tiroir-caisse, d'imprimer les tickets de vente, de rendre la monnaie, de lire une carte de paiement, de gérer les stocks et d'effectuer une lecture optique des codes-barres.

Ces fonctionnalités se trouvent sur les caisses enregistreuses classiques, mais aussi sur les caisses enregistreuses dotées de la nouvelle technologie, mais en mieux. Les logiciels de caisse modernes offrent un mode de gestion d'activités et d'encaissement à la fois précis et souple. L'utilisation de ces derniers permet de pérenniser les informations, de mieux connaître les clients et de faire un suivi en temps réel des activités.

Vous pouvez également retrouver des logiciels spécialisés dans votre secteur d'activité, n'hésitez pas à les comparer avec les logiciels généralistes.

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