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Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un logiciel RH ?

Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un logiciel RH ?

Pour une bonne gestion du personnel et de la paie au sein de l'entreprise, il faut avoir un logiciel de ressources humaines. On trouve actuellement sur le marché de nombreux logiciels RH, les questions qui se posent sont : comment choisir le plus efficace ? Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour un logiciel RH ?

Quelques règles pour bien choisir son logiciel RH

Chaque entreprise, en se développant, finit par mettre en place un logiciel RH, reste à savoir lequel. Pour ne pas se tromper dans le choix du logiciel, il faut suivre quelques règles. Tout d'abord, le logiciel RH doit être complet et intégré.

Préférez une solution globale

Pour être performant, il doit toucher tous les domaines de la RH : rémunération, recrutement, formation, évaluation, entretiens, etc. sans oublier la partie administration : contrat de travail, congés, maladies, etc. Le marché actuel propose des logiciels personnalisables qui peuvent s'occuper de la totalité de ces activités.

De ce fait, pour que les informations soient à 100 % fiables, le logiciel choisi doit être interopérable avec les autres systèmes d'informations de l'entreprise (logiciel de paie, autres ERP, etc.).

Au cas où l'entreprise est éparpillée un peu partout dans le monde, il vaut mieux que le logiciel soit multi-langue et paramétrable selon les pays qui l'utilisent. L'objectif d'un système d'information RH est la retransmission et la récupération des données.

Alliez évolutivité et modularité

Le logiciel doit aussi être adaptable aux besoins futurs, c'est-à-dire modulable en fonction de l'évolution de l'entreprise ainsi que ses attentes concernant la stratégie RH. Pour ce faire, le logiciel doit être mis à jour régulièrement pour ne pas devenir obsolète après quelques années d'utilisation. Simple d'utilisation, telle doit être la troisième fonctionnalité du logiciel RH.

Plus il sera facile à utiliser, plus il sera efficace. Il faut qu'il soit accessible sur différents terminaux avec une seule authentification pour éviter aux utilisateurs de redemander à chaque fois un nouveau mot de passe.

Engagement des collaborateurs

Le fait qu'il soit facile à utiliser fait du logiciel RH un outil essentiel à la communication, une solution collaborative de gestion des ressources humaines via un portail RH. Par conséquent, le collaborateur devient garant puisque c'est lui qui a inscrit les renseignements le concernant.

Sachant qu'il contient des données sensibles et confidentielles, le logiciel doit être sécurisé par un accès protégé. Enfin, il faut veiller à ce que le logiciel soit accepté par les collaborateurs. Pour ce faire, il va falloir mener des séries de test et de formation auprès d'eux.

Les fonctionnalités indispensables

Certes, il existe de nombreux logiciels RH, mais leurs fonctionnalités sont différentes selon la gamme choisie. Néanmoins, il existe quand même des fonctionnalités indispensables qu'un logiciel RH doit avoir.

Planifiez les congés et les absences

Premièrement, il y a la gestion des absences et des congés des employés. Cette fonctionnalité du logiciel englobe tous les plannings de congés, les maladies, les heures supplémentaires, le suivi des soldes, des données qui peuvent être exportées vers la paie. Ensuite, il y a la gestion des activités et la gestion du temps. Cette dernière permet de faire un suivi du temps de travail de chaque employé.

Organisez les ressources et les projets

Il y a les plannings ressources qui permettent de gérer les projets, de planifier les activités ainsi que les ressources. Avec cette fonctionnalité, le responsable RH peut réserver à l'avance les salles ou les matériels pour les formations ou les réunions, etc.

On retrouve sur cette section les imputations en jours ou en heures des tâches et des projets en cours. Le logiciel RH doit aussi permettre de gérer l'enregistrement des notes de frais (frais de restauration, transport, etc.), des données qui peuvent être envoyées à la comptabilité.

Menez les recrutements et les talents

Les fonctionnalités citées ci-dessus font partie des plus basiques. À part ces dernières, il existe d'autres fonctionnalités plus utiles et plus pratiques à savoir la gestion des candidatures et la gestion de paie. C'est avec la gestion de candidature que le responsable RH gère son recrutement (enregistrement CV du demandeur d'emploi…).

Gérez facilement les paies

Quant à la gestion de la paie, tout ce qui la concerne peut être intégré dans le logiciel RH. Elle permet la création et l'édition des bulletins de paie des employés (incluant les congés, les absences, etc.). Elle permet aussi de faire une déclaration d'embauche des employés et de gérer les évènements sociaux (cotisations…). Regroupées dans le logiciel RH, toutes ces fonctionnalités sont efficaces et très importantes.

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