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Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour un logiciel d'aide à la décision

Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour un logiciel d'aide à la décision

Les logiciels informatiques dédiés à la prise de décision (en anglais "business intelligence", dit BI, ou DSS pour "decision support system") sont des outils à l'usage des décideurs et du top management des entreprises. Les francophones pourront retrouver l'abbréviation SID, pour Système d'Information Décisionnelle

Les logiciels d'aide à la prise de décision possèdent la puissance utile pour collecter, vérifier, modéliser puis rendre compte des données de tous types d'une entreprise pour aider à prendre une décision en fonction de la pertinence de ce qui ressort des data sur un sujet précis.

Ces décisions peuvent être d'ordre financier, humain, technique. Les logiciels sont structurés sur le même modèle que les arbres de décision par exemple ou d'autres modèles issus des recherches dans ce domaine.

Collectez les data efficacement

La fonction collecte ou "datapumping" est évidemment la priorité dans le choix d'un logiciel d'aide à la décision. C'est sur ce travail informatique, qui consiste à détecter, sélectionner, extraire et filtrer les données comprises dans le périmètre d'action du SID, que le manager va pouvoir travailler efficacement.

Cette fonctionnalité est la plus difficile à paramétrer dans un système décisionnel complexe, notamment parce que chaque entreprise dispose de ses spécificités et de partenaires externes  qui ne partagent pas le même langage technique.

Il faudra alors s'appuyer sur des outils d'extract-transform-load. Pour faire simple, les logiciels d'aide à la décision travaillent surtout sur des données bien connues de l'entreprise :

  • les comptes rendus des opérations courantes (achats, ventes, opérations comptables, etc.)
  • le film temporel de l'activité de l'entreprise : (inventaires, niveaux de stock, etc.)
  • documents déclinés sur une période précise (stocks de chaque mois, contrats à la signature, les valeurs des commandes hebdomadaires, etc.)

La méthode dite d'extract-transform-load, ou ETL, consiste à synchroniser les données massivement vers votre logiciel pour pour pouvoir les travailler par la suite. 

 L'intégration du logiciel d'aide à la prise de décision

Cette fonctionnalité concentre les données fournies dans un espace dédié appelé par les informaticiens "l'entrepôt de données". Il s'agit là du moteur de l'ensemble.

Cet outil indispensable offre une lecture harmonieuse de données hétérogènes venues de diverses sources. Ces données sont alors fiabilisées par l'outil « filtre », car vous l'avez compris, les données externes, ou internes ne parlent pas le même langage que dans l'entreprise, la sémantique n'est donc pas forcément la même.

Une cohérence est alors rendue indispensable par le logiciel. Il rejette les mauvaises pioches pour ne garder que les bons atouts décisionnels. Par exemple : il ne prend pas en compte les données fournies à des dates différentes de celles choisies par le manager.

Elles n'ont pas ou plus de valeur. Il met de côté les données non certifiées par l'entreprise et ses normes. Cette fonction est utilisée de manière automatique lors de demandes de reporting avec un calendrier : elle permet les cumuls de chiffres.

Après la collecte et l'analyse, la diffusion 

Cette dernière étape vous donne l'accès des données que vous demandez, tout en catégorisant vos besoins selon votre statut ou votre demande. Un analyste financier n'a sûrement pas les mêmes nécessités que le service des réceptions, par exemple.

Le logiciel utilise cette fonction pour catégoriser les données en segments informationnels cohérents. Il privilégie alors une lecture simple pour une utilisation la plus rationnelle possible. Si un entrepôt de données héberge des millions de données, il n'en délivrera quelques dizaines au plus aux demandeurs. Chacun va dans le détail comme il l'entend et c'est très bien comme ça.

Le reporting associé au logiciel sera paramétré pour définir qui lit le rapport, avec quels indicateurs pertinents, quelle est la fréquence d'édition préalablement paramétrée ou déclenchée lors d'une réunion, etc. Le logiciel sera paramétré pour travailler de manière la plus conviviale possible : aspect des pages, menus, forme des graphiques, avec tous les outils informatiques et de communication à sa disposition (Web, mobile, tablette, PC, etc.).

La dernière fonctionnalité de base est la gestion de l'ensemble : elle assure le pilotage, ce processus final de mise à jour des données et de la sécurité qui est indispensable au logiciel. Elle dirige les sauvegardes automatiques et fournit des éléments sur la gestion des incidents.

Pour aller plus loin, vous pouvez lire notre article concernant l'utilisation des logiciels d'aide à la prise de décision.

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