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Quelques conseils pour bien choisir son logiciel de GED

Quelques conseils pour bien choisir son logiciel de GED

La GED ou Gestion Electronique des Documents est un procédé permettant de prendre en charge et d’automatiser certaines tâches visant à organiser, à traiter, à stocker et à diffuser des documents. Elle peut être utilisée à chaque étape du cycle de vie d’un document de son acquisition à son archivage ou à sa suppression. En entreprise, une bonne solution de GED permet de gérer de façon sécurisée toutes sortes de documents qu'il s'agisse de factures, de courriers, de fichiers modifiables (classeurs, feuilles de calcul, Word…), de feuilles de planning, de fiches de paie,  de documents comptables etc. De ce fait, le choix d'un tel logiciel n’est pas à prendre à la légère.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de GED ?

Un logiciel de GED adapté aux besoins de votre entreprise doit pouvoir vous faire gagner en productivité. La gestion électronique permet en effet d’optimiser l’usage des documents au quotidien notamment pour les services en charge de la comptabilité et des tâches administratives. Comme nous le soulignions précédemment, la GED bien utilisée donne aux salariés la possibilité de simplifier la réception, le stockage, le classement, le partage, la validation et surtout la recherche des documents.

Le procédé intervient par exemple lorsque plusieurs services doivent valider une facture et qu’il y a des délais  à respecter. Avec une bonne solution, tous les intervenants ainsi que leurs actions sont clairement identifiés, de quoi optimiser le workflow.

 

L’autre avantage de la GED c’est bien évidemment la sécurité, les données dématérialisées de votre entreprise ne craignent plus les « catastrophes » comme les incendies et les inondations puisqu’elles sont généralement  stockées dans le Cloud. Vos documents sont sauf cas de force majeur protégés contre la falsification, le piratage et le vol. Vous pourrez également y accéder depuis n’importe où.

Le dernier avantage et non des moindres est bien évidemment la réduction des coûts liés au papier (consommables, archivage…).

Quels critères pour choisir son logiciel de GED ?

Vous l’aurez compris, la GED a de nombreux avantages, mais mal utilisée ou pas adaptée elle peut vous pénaliser. Comme pour tout progiciel, il faut se montrer extrêmement prudent au moment du choix de sa solution. Voici les critères pour ne pas vous tromper.

Les besoins

Avant d’acquérir un tel logiciel, vous devez clairement identifier les besoins de votre entreprise. Vous devrez alors recenser les différents types de documents que vous utilisez, leur volume, les ressources techniques que cela nécessitera. Vous devrez vous poser les bonnes questions sur vos besoins en termes d’outils d’acquisition de document, d’outils pour la collaboration etc. Pensez également à la compatibilité avec vos autres progiciels (programmes de comptabilité, CRM, bureautique…).

Une installation via  l’éditeur ou un intégrateur ?

Généralement, l’éditeur de logiciel GED propose une installation classique de sa solution. Si un problème survient, l’entreprise se tourne vers lui pour le résoudre. Il est à même de prendre en charge les divers bugs ou fonctionnalités.

Il se peut également que les éditeurs proposent leurs programmes de GED via des distributeurs spécialisés. Ces distributeurs font eux même appel à des intégrateurs. En général un intégrateur n’est pas lié à un éditeur en particulier. Il est donc à même de vous proposer des comparatifs plus précis des solutions de plusieurs éditeurs. En cas de pépin c’est vers l’intégrateur que l’entreprise se tourne.

Vous devrez vous assurez que l’éditeur ou l’intégrateur est apte à fournir et des mises à jour correctives et que vous pouvez souscrire des contrats d’assistance et de maintenance.

L’aspect évolutif

Puisque l’on parle de mise à jour, il est conseillé comme on s’en doute d’opter pour un logiciel flexible et évolutif pour une utilisation pérenne. En choisissant un programme fréquemment mis à jour vous limiterez les renouvellements ou changements de solutions pouvant s’avérer onéreux. Côté flexibilité, gardez en tête que plus une solution est modulable, plus elle est adaptable à l’environnement de l’entreprise.

La fiabilité

Les solutions de GED sont généralement conçues pour être pérennes. Cela signifie que vous vous engagez dans un investissement pouvant s’étaler sur une période assez longue (une dizaine d’années en moyenne). Il faut par conséquent faire attention à la réputation des fournisseurs. Toutefois prudence est de mise, l' éditeur « bien installé » sur le marché n’est pas nécessairement le plus apte à fournir le  meilleur logiciel de GED pour VOTRE entreprise. 

Ancienneté et réputation ne sont pas gages de fiabilité et d’adaptabilité même s’il est recommandé d’opter pour un produit qui a déjà fait ses preuves.  La plupart des éditeurs proposent des périodes d’essai, cette phase d’observation ne doit pas être négligée. N’hésitez pas à en parler autour de vous et à parcourir la toile pour lire les avis des utilisateurs par définition empiriques et surtout objectifs. L’aspect communautaire des progiciels est important, en cas de petit pépin, vous pourrez obtenir une assistance bienvenue en vous reposant sur la communauté.

Le coût

Enfin, prenez soin d’identifier tous les coûts secondaires liés à la maintenance, à l’assistance et la mise à jour du logiciel avant de le choisir. Vos employés devront être dûment formés et accompagnés et cela à bien évidemment un coût qu’il ne faut pas occulter.

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