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Quelques fonctionnalités clés de la solution GED

Quelques fonctionnalités clés de la solution GED

Les entreprises sont confrontées à un problème récurrent : comment stocker et partager efficacement une multitude de documents ? Comment les dématérialiser pour s'affranchir d'une masse de papiers trop importante ? Et si possible, comment réaliser ceci à moindre coût, tout en essayant d'avoir un impact le plus faible possible sur l'environnement ?

La gestion électronique de vos documents d’entreprise

Cet outil très pratique permet tout d'abord de gérer la manière de récupérer les documents, c'est ce qu'on appelle la phase d'acquisition. Ensuite, il permet de paramétrer la façon de sauvegarder les fichiers. La GED permet d'effectuer des recherches rapides, et enfin, elle propose différentes manières de diffuser les documents aux utilisateurs.

Voyons plus en détail, pour chacune des phases ci-dessus, les fonctionnalités indispensables d'une solution GED.

Choisissez un logiciel adapté à vos besoins

On peut intégrer à une GED différents documents : des documents numériques, comme des PDF que l'on reçoit ou télécharge, mais aussi des documents papiers préalablement scannés.

Pour ces derniers, certaines GED sont équipés d'une technologie essentielle : la reconnaissance automatique de documents, ou RAD. Avec ce système, le contenu scanné est parcouru et certaines informations sont automatiquement extraites et reconnues : le type de document, la reconnaissance d'un titre, d'un code-barres, d'une image, etc. C'est un gain de temps précieux et plus sûr qu'une opération manuelle.

Pour les documents numériques, il est possible de paramétrer des connecteurs avec les logiciels les plus courants. Cette fonctionnalité permet par exemple de scanner un répertoire afin de récupérer les derniers PDF émit par le logiciel. Certaines GED proposent même la possibilité de créer ses propres connecteurs, par exemple pour configurer une connexion afin de lire le contenu d'un dossier distant.

Traitez les documents stockés dans la GED

Le stockage est évidemment le corps de métier de la GED. Physiquement, et suivant l'outil utilisé et la masse de documents, les données seront conservées en base de données ou sur un serveur. Certaines précautions essentielles sont paramétrables, comme un système de réplication ou de sauvegarde régulière, assurant la pérennité des documents, même en cas de crash.

Ensuite, et c'est là tout l'intérêt de la GED, l'utilisateur va chercher à récupérer rapidement un document. Finis le temps où il fallait demander à un collègue et fouiller dans une armoire ! Or, pour que cette recherche soit efficace, une phase primordiale est assurée par l'outil juste après le stockage : le traitement des informations.

La GED va en effet catégoriser chaque document et indexer ces informations de manière à optimiser une recherche future. Pour simplifier, l'outil peut par exemple garder en mémoire le type de fichier, son titre, sa date, son auteur, etc. Ou encore lui assigner des mots-clés.

Ainsi, lorsqu'un utilisateur cherchera pour un dossier précis la dernière facture émise par un fournisseur particulier avec un statut litigieux, le résultat de la recherche sera quasi immédiat. La rapidité d'une GED est un point essentiel.

Enfin, dernière fonctionnalité capitale qui fait partie des traitements : la GED est capable d'effectuer automatiquement un nettoyage d'elle-même, permettant par exemple de supprimer les documents vieux de plusieurs années, de manière à optimiser la place utilisée sur le serveur pour le stockage.

Multipliez les canaux de diffusion des documents

La diffusion est l'action de proposer des documents stockés dans la GED aux utilisateurs. C'est le dernier maillon de la chaîne, puisqu'après avoir récupéré, stocké, indexé et taggué un document, on cherche en général à le consulter.

Plus une GED est élaborée, et plus elle proposera différents canaux de diffusion pour que l'utilisateur puisse récupérer un fichier.

Le cas le plus courant, au sein d'une société, est d'avoir un point d'entrée disponible sur l'intranet de l'entreprise. Ainsi, un logiciel installé en interne sur le poste de chaque employé permettra à ceux-ci d'avoir accès à la GED.

Mais il arrive aussi que des commerciaux aient besoin de consulter une documentation par exemple, ou une grille tarifaire. Aussi certaines GED sont équipés d'un web service, permettant de la consulter via internet, après une phase d'authentification préalable. Il sera alors possible dans l'outil d'avoir une gestion des droits d'accès pour restreindre la consultation des données à certaines personnes.

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à consulter nos conseils pour choisir votre solution de stockage

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