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Quelques recommandations pour choisir une solution GED

Quelques recommandations pour choisir une solution GED

Une solution de gestion électronique des documents (GED) est un processus informatisé qui permet la gestion des flux documentaires au sein d'une entreprise. Cela peut être des documents papier (Word, Excel…), des documents électroniques (courriers, factures…) des e-mails ou encore des documents de comptabilité, de ressources humaines et bien d'autres.

La solution GED : l’outil collaboratif pour vos documents

Ne vous passez pas de l’essentiel

Ce procédé est devenu incontournable à cause de la présence de nouvelles directives françaises qui incitent les organisations et les entreprises à se tourner vers la dématérialisation des factures et la digitalisation des flux documentaires jusqu'en 2020. Pour qu'une solution GED puisse remplir ses fonctions, il est important de savoir les critères à comparer avant de choisir un logiciel adapté à vos besoins.

Pourquoi préférer le Cloud au local

De plus en plus d'organisations et d'entreprises optent aujourd'hui pour le logiciel GED en Saas. C'est tout à fait normal si vous vous référez aux bénéfices engendrés par cette solution. Elle permet un usage simplifié, une vraie économie (nul besoin d'investissement matériel ni d'autres ressources humaines, car votre prestataire s'occupe de tout : installation, mise à jour, maintenance…) et une solution évolutive (vous augmentez tout simplement votre espace de stockage au cours de la croissance de votre entreprise).

Autrement dit, la solution en Cloud dépend de vos ressources internes et de vos moyens (techniques et financiers). Toutefois, il faut faire attention au contrat avec votre éditeur. Il peut y avoir des frais supplémentaires et d'éventuels coûts liés à la maintenance ou à l'assurance de ses serveurs.

Cloud document

Les avantages de la GED pour une entreprise

Un logiciel GED peut devenir un véritable outil stratégique au sein de votre organisation s'il remplit parfaitement ses fonctions. En effet, il va disposer des mêmes fonctionnalités, quel que soit votre choix (en Cloud ou sur un serveur dédié), mais les avantages seront différents. Quoi qu'il en soit, une solution GED offre :

Une plus grande productivité

Un logiciel GED permet une augmentation considérable de la productivité. Et pour cause, les différentes tâches journalières du service administratif ou du service comptabilité (réception, sauvegarde, classification, diffusion ou recherche d'un document) deviennent simples et rapides.

Une meilleure sécurité des données

Grâce au logiciel GED en Saas, toutes les données et les documents d'entreprises sont stockés dans un Cloud d'un tiers (service proposant une solution GED) et non dans vos périphériques. Une garantie de sécurité face au hacking, au vol, à l'inondation ou à l'incendie.

Sécurité des données

Un accès immédiat aux données

Tant que vous disposez d'une connexion internet, vos données d'entreprise sont accessibles depuis n'importe où. Par contre, quel que soit le système de GED utilisé, cet outil propose toujours un contrôle d'accès. Une fonctionnalité qui permet d'attribuer les droits d'utilisateur du logiciel.

Avec un logiciel GED, il est possible de créer un « workflow ». Il s'agit d'une définition d'un circuit d'un document : intervenant, action à effectuer (vérification/validation), délais à respecter… Ainsi, lorsque cette solution GED est instaurée dans votre entreprise, elle peut garantir un ROI très rapide.

Les critères pour choisir votre solution GED

Tout comme le choix d'un progiciel, le choix d'une solution GED doit se baser sur des critères très importants. Non adaptée ou mal utilisée, elle peut devenir un frein au bon fonctionnement de votre activité. Voici une liste non exhaustive des points essentiels à considérer :

Définissez les besoins de votre entreprise

En premier lieu, il faut définir les types et le volume des documents utilisés par votre entreprise. Quelles sont vos ressources techniques ? En effet, il faut que le logiciel GED puisse s'intégrer parfaitement à votre écosystème informatique (bureautique, CRM, logiciels de comptabilité…).

Ainsi, il pourra interagir avec ces programmes métiers. Ensuite, certains logiciels GED proposent un export personnalisé de vos données. Un atout qui peut vous être utile !

Listez les fonctionnalités de l'éditeur GED

Une solution GED doit permettre une normalisation de l'arborescence de classement des données. En d'autres termes, il faut que tous les acteurs de votre entreprise (services administratifs, commerciaux, collaborateurs…) puissent stocker les documents avec un seul et unique procédé de classement. Vérifiez également la possibilité d'indexation de vos documents.

gestion documentaire

En général, cet outil doit proposer un premier niveau pour l'utilisation des métadonnées (titre, auteur, horodatage, signature électronique…) et un second niveau pour une extraction manuelle ou automatique des données à travers des mots-clés.

Déterminez les possibilités de  personnalisation

Une solution GED doit également être flexible et évolutive. Elle doit proposer une possibilité de personnaliser son interface et ses fonctionnalités. Toutefois, tous vos collaborateurs doivent être présents lors de cette personnalisation pour qu'ils puissent l'utiliser sans faire trop de réflexion. Autrement dit, le logiciel GED doit être compréhensible par tous.

Prenez en compte le niveau de sécurité des données

Si vous prévoyez utiliser un logiciel GED en Saas, renseignez-vous d'abord sur le lieu de stockage et le niveau de sécurité de vos données. Pour vous assurer que les datacenters et les serveurs d'un éditeur GED garantissent une sécurité optimale à vos données d'entreprise, il faut qu'ils soient certifiés ISO- IEC 27001.

Assurez-vous également que l'éditeur GED est digne de confiance. Pour cela, n'hésitez pas à lire les différentes clauses du contrat. Rappelez-vous bien que vous allez confier vos données d'entreprise à un tiers.

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