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Test d’ABBYY Recognition Server 4 : une solution de conversion de documents pour l'entreprise

Test d’ABBYY Recognition Server 4 : une solution complète de conversion de documents pour toute l’entreprise

Nous avons déjà eu l’occasion il y a quelques semaines de tester un logiciel de l’éditeur ABBYY, ABBYY FineReader 14. Ce logiciel de gestion PDF avec fonction reconnaissance de caractères nous avait laissé une bonne impression et nous avions envie d’en savoir plus sur les autres produits proposés. Nous avons choisi d’en tester un nouveau qui s’adresse à un public différent : ABBYY Recognition Server 4. Ce logiciel est un outil complet de conversion documentaire, véritable service dans l’entreprise, qui vous accompagne de la numérisation des fichiers, en passant par l’indexation, les vérifications/modifications éventuelles, jusqu’à l’envoi des documents vers des systèmes tiers, dossiers réseaux ou boites e-mail. L’objectif est de permettre aux entreprises de s’affranchir des documents papiers et de tout centraliser dans un système de gestion informatique ou d’archivage. Voyons ce qu’ABBYY Recognition Server 4 a à nous proposer.

Des outils à mettre en place

Installer ABBYY Recognition Server, c’est passer par une phase de configuration indispensable pour le bon fonctionnement du logiciel. Il faut comprendre que le programme nécessite une première installation sur la machine de l’administrateur afin de gérer et de configurer les autres postes.

Abbyy Recognition Server

Heureusement, ABBYY Recognition Server 4 vous prend par la main grâce à un fichier d’aide particulièrement fourni et en français. La console d’administration d’ABBYY propose une interface sobre mais bien pensée avec une arborescence des outils sur la gauche, une fenêtre avec les détails au centre et une partie actions sur la droite.

Abbyy Recognition Server 4

ABBYY Recognition Server 4 utilise un fonctionnement par étapes entre la numérisation d’un document (qui se fait depuis une interface dédiée), la reconnaissance OCR (qui se fait grâce aux machines que vous aurez choisies) pour obtenir un document final à classer.

La première étape consiste à identifier quelles tâches attribuer aux machines de votre réseau. Si vous êtes dans une entreprise et que les tâches (numérisation, vérification, indexation) seront réparties entre différents collaborateurs, il vous faudra ajouter des utilisateurs et leur assigner les workflows (flux de travail) sur lesquels ils pourront intervenir. L’opération est assez simple : on clique sur « ajouter un utilisateur », on règle les paramètres et le tour est joué.

Abbyy Recognition Server

Un outil de numérisation optimal

Tout commence lorsque vous numérisez un document. Celui-ci apparait dans l’interface de l’outil « Poste de numérisation ABBYY Recognition Server 4 » et fait partie d’un lot, c’est-à-dire d’un ensemble de documents qui seront traités en même temps. L’outil est bien plus complet que le module intégré à Windows puisqu’il permet aussi de rogner un document, de le faire pivoter, de le nettoyer, de le réaligner et de séparer manuellement ou automatiquement les documents (via pages blanches ou code-barres).

Code barre Abbyy

 

Le logiciel ne se contente pas de fonctionner comme un outil de scan : il est aussi en mesure de récupérer des documents qui proviennent d’autres sources comme votre boite mail, un site ftp ou un dossier stocké sur votre ordinateur ou réseau, une bibliothèque Sharepoint.

 

Abbyy Recognition Server

Lorsque vous avez fait les modifications adéquates sur les documents importés, vous n’avez plus qu’à cliquer sur « envoyer vers » dans la barre d’outils et sélectionner l’action adéquate. ABBYY Recognition Server permet d’obtenir un fichier dans le format de votre choix : PDF, PDF/A, texte, tableur, XML… et il est très facile de modifier ce choix dans les paramètres.

Dans bons nombres de projets, le logiciel récupère les éléments dans des dossiers actifs et les convertit sans nécessité d’intervention utilisateur. Il supporte des volumes moyens à très élevés de documents et gère les pannes système haut la main.

Conclusion :

Soyons clairs, ABBYY Recognition Server 4 est un logiciel complet, évolutif, robuste, assurant la répartition des charges de travail et qui sait rester facile d’utilisation après un temps d’adaptation. Les premières minutes peuvent être difficiles mais les menus sont finalement assez clairs dans leurs formulations. La force de ce logiciel, c’est qu’il accompagne les entreprises dans le processus complet de numérisation de leurs documents. Et il faut dire aussi que la technologie OCR de la marque reste extrêmement convaincante et permet d’obtenir sans peine des documents texte ou PDF en quelques clics. En bref, si vous souhaitez vous lancer dans la numérisation et le classement de tous vos documents papiers, ABBYY Recognition Server 4 est un logiciel fortement recommandé.

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1 commentaire

  • Divaret Le 01/04/17
  • TRES INTERESSANT CELA DEMANDE D4TRE ESSAYER

Laisser un commentaire pour l'article Test d’ABBYY Recognition Server 4 : une solution de conversion de documents pour l'entreprise

Merci de rester correct et de respecter les différents intervenants.

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