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Archivo digital: ¿por qué optar por la desmaterialización?

Archivo digital: ¿por qué optar por la desmaterialización?

Forma parte de la digitalización de las empresas: el archivo electrónico es un activo real para almacenar información, documentos y otros archivos multimedia de una empresa. Le presentamos este nuevo método de almacenamiento.

Ventajas del archivo digital

¿Por qué practicar el archivado digital en lugar del físico? Porque el archivo físico implica muchas restricciones para la sociedad:

  • Pérdida de espacio de oficinas
  • La desaparición de documentos oficiales
  • Gestión no estandarizada
  • Pérdida de tiempo en la búsqueda de información
  • El riesgo de difusión de información confidencial

El archivado electrónico con software ofimático, por el contrario, le promete:

  • Sin pérdida de espacio en sus oficinas
  • Documentos oficiales protegidos y respaldados
  • Ranking estandarizado y búsqueda integrada
  • Ahorra tiempo en el procesamiento de documentos (archivo, almacenamiento, modificación, búsqueda)
  • Gestión de acceso a documentos (derechos de lectura, derechos de modificación)

Además, este método de almacenamiento también permite generar documentos automáticamente y con valor probatorio. Algunos incluso le ofrecen una función de firma electrónica o una herramienta de OCR para leer las hojas escaneadas y evitar reentradas manuales innecesarias.

Dos tipos de soluciones para dos tipos de almacenamiento

Herramientas para sus archivos actuales

Entre el software de gestión de contenidos empresariales, también llamado ECM, hay muchas herramientas diferentes que tienen algunos matices funcionales.

La solución EDM, en primer lugar, permite almacenar documentos, es decir, principalmente archivos de texto con algunos archivos multimedia pequeños. En particular, gestiona los archivos actuales: estos documentos no son fijos, pueden evolucionar, ser compartidos, modificados, etc. A menudo tiene funciones de versionado, validación, etc.

Existen muchos otros programas de software de almacenamiento dependiendo de la naturaleza de los datos a almacenar: PIM para información de producto, DAM para contenido multimedia, CMS para contenido web, CRM para ventas e información de clientes, etc. Siéntase libre de preguntar acerca de las diferentes soluciones de almacenamiento que existen.

Software para los documentos finales

Para archivar documentos de valor probatorio, el GED no debe confundirse con el archivo digital. En su lugar, utilice una EAS, adaptada a las limitaciones del archivo de documentos digitales. Esta herramienta garantizará el valor probatorio de los documentos, mientras indexa y almacena sus archivos. También es ideal para documentos que contienen datos confidenciales, debido a su alto nivel de seguridad y autenticación.

Cuando el SAE integra funciones de gestión de documentos específicas de la empresa y permite el almacenamiento y la recuperación de documentos, la caja fuerte electrónica es un espacio de almacenamiento ultra seguro que garantiza un alto nivel de autenticación, trazabilidad y autenticidad del archivo.

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