Comment archiver ses documents à valeur probante ?

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Parmi toutes ses archives, une entreprise a besoin de pouvoir garantir l’authenticité, la confidentialité ou bien encore l’intégrité de certains documents. Pour assurer leur valeur juridique, vous devez effectivement respecter un certain nombre de critères : voici nos conseils.

La numérisation des archives : un atout, et bientôt une obligation

La dématérialisation des documents est un excellent moyen pour automatiser la conservation des documents,  mais aussi pour optimiser vos processus métier et le temps de traitement de vos factures clients.

Beaucoup de grandes entreprises choisissent l’E-facture comme méthode de facturation pour gagner de la place, sans penser que la gestion électronique de documents leur permettra dans le même coup un gain de productivité.

En outre, de manière générale, de nombreuses instances politiques, à commencer par l’UE et la France, tendent à imposer progressivement ce mode d’archivage, qui d’ici 2020 sera obligatoire pour les factures (via la loi Macron du 21 février 2015). Les entreprises françaises n’auront donc bientôt plus le choix pour leur facturation : la digitalisation des archives devient une progressivement une obligation.

Garantir la valeur probante d’un document

De manière générale, pour pouvoir garantir la valeur probatoire d’un document numérique, il faut qu’il puisse répondre à ces conditions :

  • Garantir son authenticité (la version numérique est la version originale du document)
  • Garantir son intégrité à travers le temps (avoir un horodatage certifié par la norme RFC 3161)
  • Garantir l’identité des signataires par une signature électronique certifiée

Authenticité et identification des signataires

Ainsi, un fichier scanné ne peut pas faire foi, puisqu’il n’est pas la version originale d’un document mais bien qu’un exemplaire de celui-ci : il doit être dématérialisé depuis sa création. De même, la signature doit être apposé sur la version originale, et donc sur le document numérique. Votre outil doit donc proposer une fonction de signature électronique certifiée.

Intégrité du document

Vous devez pouvoir garantir que le document n’a pas été altéré depuis sa signature, les formats utilisés doivent donc être pérennes (PDF natif ou XML par exemple). Ensuite, l’archivage doit être sécurisé. Pour cela, passez par une solution informatique adaptée.

Le piège à éviter : passer par une solution GED

L’erreur à ne surtout pas faire est bien celle-ci, et c’est l’erreur que font trop d’entreprises mal informées. Une solution GED est un outil de partage, un espace de stockage collaboratif qui permet aux professionnels de partager et de modifier leurs documents. Elle est donc très pratique pour les archives courantes, qui sont amenées à évoluer, bien moins lorsqu’il s’agit de documents à valeur probante.

En effet, pour stocker ses documents à valeur probante, il faut passer par une autre solution, puisque la GED ne permet pas non plus de garantir l’horodatage, et ne protège en rien les documents contre les modifications : bien au contraire, c’est tout l’intérêt de ce logiciel.

Le Système d’Archivage Electronique

Le SAE reste plus sécurisé qu’une GED car il a pour objectif premier de garantir la confidentialité, l’intégrité, la conservation, l’authenticité, et la traçabilité des fichiers qu’il contient.

Là où la GED est une solution basique de stockage et de partage, le SAE est plus musclé en termes de sécurité des données, du fait de suivre des procédures standardisées. Vous disposez également d’outils d’analyse pour gérer vos dossiers et de fonctionnalités pour pratiquer une politique de records management.

Il répond à la norme AFNOR NF Z426013, l’équivalent ISO 14641-1 à échelle internationale. Il vaut mieux également que la localisation de l’hébergement soit située en France dans un pays de l’Union Européenne.

Garanties de la solution

Le SAE vous garantit :

  • De pouvoir lire le document archivé pendant toute la durée de conservation
  • De pouvoir attester de l’intégrité du document
  • La sécurité des fichiers archivés
  • De tracer toutes les opérations effectuées sur vos archives
  • L’exhaustivité des archives (la liste des documents concernés est conforme à ceux déposés)

Vous pouvez utiliser cet outil pour la création et l’édition de documents sensibles ou de documents dont vous voulez faire valoir la valeur probante à moyen ou long terme. Ensuite, lorsque ces fichiers seront devenus des archives définitives, vous pourrez les basculer dans votre coffre-fort numérique.

Le coffre-fort numérique, pour la meilleure sécurité

Le coffre-fort numérique, ou CCFN (« Composant Coffre-Fort Numérique ») est un composant de stockage d’un SAE : il est destiné à archiver et garantir l’intégrité de documents à valeurs probante ou contenant des données sensibles. Complémentaire avec le SAE, il répond à la norme AFNOR NF Z42-020, et peut être accessible en ligne, via un cloud privé, ou hébergé en local.

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