Comment créer une fiche de paie conforme au code du travail avec son ordinateur ?

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Vous êtes un jeune chef d’entreprise et n’avez pas les moyens financiers d’embaucher un expert-comptable ou un chargé des ressources humaines pour réaliser les fiches de paie de vos salariés ? Ne vous inquiétez pas, il existe de nombreuses solutions pour vous aider à créer vous-mêmes les bulletins de salaire des membres de votre équipe. En effet, si le progrès technique n’a pas toujours que du bon, pour les tâches administratives on peut dire qu’il tombe à pic. Aujourd’hui les logiciels de compta et de gestion regorgent de bonnes idées pour vous aider à réaliser de nombreuses tâches fastidieuses mais obligatoire comme la création de fiche de paie. Mais encore faut-il choisir le bon logiciel de paie. C’est pourquoi, nous vous proposons de partir à la découverte de 5 logiciels de paie différents. Plus ou moins connus dans leur domaine, ils présentent des fonctions communes mais également des spécificités propres à prendre en compte dans votre choix.

Ciel Paye

Sans grande surprise, Ciel fait partie de notre sélection. Leader dans le domaine des logiciels de compta/gestion, il propose plusieurs logiciels de paie dont le plus connu Ciel Paye. Prêt à l’emploi, il permet de gérer tous les salariés, de leur embauche à leur départ. Grâce aux nombreuses fonctionnalités, vous pouvez suivre toutes les opérations ou actions relatives à chaque salarié. Par ailleurs, l’avantage de ce logiciel comparé à beaucoup d’autres c’est qu’il propose des fiches de paie utilisables de suite. Vous avez juste à changer quelques chiffres comme le salaire brut ou le nombre de congés payés. Enfin, histoire de respecter à 100% son engagement de logiciel complet et facile à prendre en main, Ciel Paye génère des fichiers de virements à la norme SEPA, crée des contrats de mutuelle et de prévoyance, et met également à votre disposition des documents pré-remplis comme le solde de tout compte ou la demande de congés pour mariage par exemple.

ciel paye

EBP Paye Classic

On ne peut pas parler de Ciel sans parler de son concurrent direct EBP. Lui aussi propose plusieurs logiciels de paie, mais aujourd’hui c’est de EBP Paye Classic que nous allons vous présenter. Facile d’accès, ce logiciel comprend une interface ergonomique avec tous les outils à portée de main. Il permet aux utilisateurs de gérer leur paye en fonction de leur secteur d’activité. Ainsi, que vous travaillez dans l’hôtellerie, le commerce ou le monde associatif, EBP Paye Classic saura répondre à vos besoins. Côté fonctionnalités propres, le logiciel gère les salariés de A à Z, vous donne la possibilité d’instaurer des variables salarié, et de créer des profils différents pour chacun d’eux : cadre, non cadre, apprenti, stagiaire… La saisie semi-automatique vous fait gagner du temps tout comme la gestion automatique des congés payés acquis, pris et restants. Si malgré tout vous rencontrez des problèmes lors de l’utilisation du logiciel notamment sur le calcul des cotisations (URSSAF, retraite…), vous pouvez faire appel à l’assistance téléphonique offerte pendant 30 jours.

ebp paye classic


Cogilog Paye

Si vous travaillez sur Mac, choisissez l’option Cogilog Paye. Moins connu que les deux précédents, ce logiciel s’adresse principalement aux entreprises, PME-PMI, associations, professions libérales et autres commerçants. Esthétiquement moins moderne, ce logiciel propose lui aussi des bulletins de paie prêt à l’emploi pour tous les types de salariés possibles : employés, cadres, stagiaires, techniciens, apprentis, etc. Ainsi, pour la plupart des cas vous aurez juste à modifier le nom du salarié concerné, ses coordonnées et le salaire brut de base pour réaliser une fiche de paie conforme à la législation. Cogilog Paye gère les congés payés mais également les heures supplémentaires, les rtt, les congés maladie, maternité, paternité… Facile d’utilisation, le logiciel calcule et imprime automatiquement les bordereaux de déclarations sociales au format DUCS, ce qui facilite les relations avec l’URSSAF.

cogilog paye

Memsof Paie Oxygène 8

Si vous n’avez pas envie de débourser en 200 et 300 € pour un logiciel de paie, sachez qu’il existe également des solutions gratuites. C’est le cas par exemple de Memsoft Paie Oxygène 8. Compatible avec tous les secteurs d’activité, le logiciel calcule automatiquement les bulletins de paie en fonction de plusieurs informations que vous devrez impérativement saisir dans le logiciel. Parmi elles notons les congés, éléments journaliers, acomptes, etc. Le traitement des salariés se fait par catégorie. Ceci nécessite des connaissances approfondies concernant les mécanismes de paie. Ainsi, tout gratuit qui soit, le logiciel Memsoft Paie Oxygène 8 ne peut pas être utilisé par des débutants, sous peine de ne rien comprendre et de resté rapidement bloqué. Si vous souhaitez tout de même tester le logiciel, vous pouvez vous inscrire à l’une des formations payantes de l’éditeur. Enfin, sachez que Memsoft Paie Oxygène 8 est un logiciel limité. En effet, à l’inverse d’autres logiciels qui permettent de gérer tous les salariés d’une entreprise, quel que soit leur nombre, ce dernier est configuré pour gérer uniquement 9 salariés, pas plus.

memsoft paie oxygène 8

Mega Paye Personnel

Enfin, terminons par un autre logiciel de paie gratuit : Mega Paye Personnel. Comme tous les autres, il s’adapte à votre activité et aux différents profils de paye de vos salariés. En revanche, à l’image de Memsoft Paie Oxygène 8, il ne peut gérer qu’un nombre limité de salariés, 10 au total. Malgré cela, ce logiciel reste un programme intéressant à partir duquel il est possible de suivre les congés de chaque salarié, les recrutements… Pour vous aider dans toutes ses tâches, Mega Paye Personnel intègre un système d’alertes automatiques pour les jours fériés et les fins de contrats. De plus, les avances sur salaire et les absences sont pris en charge par le logiciel dans l’établissement des fiches de paie. De ce fait, si Mega Paye Personnel n’est pas le plus complet des logiciels de paie, il reste une bonne alternative gratuite pour les petites structures, qui cherchent un programme simple pour établir leurs bulletins de salaire et effectuer leurs déclarations.

mega paye personnel

Et comment faire sans logiciel ?

Créer un bulletin de salaire est compliqué mais pas impossible en soit ! Pour réaliser des fiches de paie en accord avec le code du travail, plusieurs mentions doivent être respectées et apparaitre sur le bulletin de salaire :

  • -Carte d’identité de l’entreprise (nom, adresse, numéro Siret, code d’activation entreprise et nom URSSAF)
  • -Données du salarié (nom, adresse, numéro de sécurité sociale, emploi et position occupée)
  • -Salaire brut
  • -Cotisations sociales et fiscales
  • -Sommes non soumises aux cotisations
  • -Salaire net
  • -Date du paiement
  • -Note concernant l’obligation du salarié de conserver de manière illimitée son bulletin de paie
  • -Congés payés
  • -Frais pris en charge (tickets restaurant, titre de transport, etc.)

Des éléments que vous retrouverez dans le fichier Excel “Modèles de fiche de paie cadre et non cadre“, téléchargeable gratuitement sur Logithèque.

Pour finir, sachez également que certains sites Internet font tous les calculs à votre place. C’est le cas par exemple de Pajemploi qui calcule automatiquement les cotisations des employeurs et effectuent en fonction des données saisies par ces derniers les fiches de paie des assistantes maternelles agréées.

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