Comment faire adopter un logiciel à ses collaborateurs ?

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« On a toujours fait comme ça, pourquoi ça changerait ? » : c’est l’une des phrases qui hantent les chefs d’entreprise en quête de digitalisation. L’un des plus grands freins à la transformation digitale des sociétés est bien le manque d’engagement du personnel lors de l’installation de nouveaux outils informatiques. Voici quelques astuces pour vous permettre de mieux faire accepter à vos collaborateurs ce changement d’organisation radicale. 

Avant la mise en place du projet

Soyez transparent sur vos intentions

La première chose la plus importante est d’être limpide sur vos intentions : une fois le projet budgété, faites en l’annonce. Il s’agit d’expliquer que vous souhaitez améliorer les performances de l’entreprise, mais également le quotidien de vos collaborateurs.

L’idée n’est pas de leur compliquer la tâche avec un nouveau logiciel, mais bien de changer leur organisation de manière à leur permettre plus de souplesse et d’outils dans leur travail, l’automatisation de certaines tâches rébarbatives, et des facilités de classement et de partage.

Montrez-vous à la fois ferme sur votre intention de changement, et ouvert aux propositions. L’objectif est d’ouvrir la conversation de manière assertive pour conserver les bonnes idées, tout en se montrant convainquant sur la nécessité de changement.

Intégrez vos équipes

Si vous changez pour une nouvelle solution informatique, vous devez pouvoir mettre en lumière les failles de l’autre logiciel ou les manques d’outils dus à l’absence de logiciels adéquats. Engagez vos équipes dans le changement de leur gestion en leur demandant de lister leurs besoins et les problèmes rencontrés en utilisant leurs outils habituels. Vous leur montrez ainsi votre volonté d’améliorer leur quotidien et de les impliquer dans cette décision qui les concerne directement.

Assurez la mise en place du projet

L’importance des ambassadeurs

Vous devrez désigner un porteur de projet pour mener le projet de bout en bout. Ce professionnel a un rôle important à jouer dans l’adhésion des collaborateurs au projet, il a une fonction d’ambassadeur auprès des responsables d’équipe et des professionnels. Vous pouvez également inviter les membres décisionnaires à porter également le logiciel qu’ils ont sélectionné auprès de leurs pôles en amont.

Proposez des formations

Un collaborateur bien formé est un professionnel qui utilisera les outils qu’il a découvert au cours de la formation. Le principal frein à l’adoption d’un logiciel par une équipe est le manque de curiosité et le fait de devoir changer des habitudes bien ancrées par des pratiques inconnues.

Accompagnez donc vos collaborateurs en leur proposant un temps consacré à la découverte de la solution et des problèmes de gestion qu’elle règle. Les fournisseurs n’offrent pas tous les mêmes services de formation, n’hésitez pas à faire entrer ce paramètre dans vos critères de sélection de votre logiciel.

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