Comment optimiser son organisation ?

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Nous vous présentons quelques astuces et outils pour vous permettre de mieux vous organiser au sein de votre entreprise. Commerçants, conseillers, développeurs, entrepreneurs, il existe des moyens communs à tous ces métiers pour améliorer leur gestion et donc mieux rentabiliser leur entreprise.

Plus de collaboration, une meilleure communication

Même dans une structure de moins de 50 salariés, le manque de communication est souvent à l’origine d’un manque de rentabilité. Divers outils permettent de rationaliser son organisation à travers une meilleure collaboration.

Les outils de gestion de projets et de tâches vous permettent notamment de suivre la progression d’un projet et de communiquer d’un exécutant à l’autre de manière et tenir les délais. Le responsable de projet peut voir rapidement si une tâche traîne à être exécutée, et se tourne vers le collaborateur pour lui apporter de l’aide au besoin.

Vous pouvez également utiliser un réseau social d’entreprise, afin d’encourager la communication entre collaborateurs, au sein de groupes de travail ou de personne à personne. Le plus connus vous offrent des fonctionnalités de visioconférence et vous permettent de créer en quelques clics des groupes de conversation. Ce type d’outil permet de renforcer la cohésion et la communication, mais également l’engagement et la mobilisation de chacun des membres autour d’un projet.

La nécessité de classement

Vous ne pouvez pas faire l’impasse sur ce point : dans tout corps de métier, qu’il s’agisse des RH, des marketteurs ou bien des distributeurs, les professionnels ont besoin d’effectuer un classement systématique de leurs documents et de leurs contacts.

Il existe des outils qui participent à la digitalisation des entreprises. Par exemple, vous pouvez choisir une solution de gestion électronique de documents, ou un logiciel d’archivage électronique. Disponible sur le cloud ou hébergé en local, cet outil vous permettra de retrouver facilement vos fichiers et de récupérer de la place dans vos bureaux en vous débarrassant des archives physiques inutiles. A noter que vous pouvez même utiliser un logiciel de reconnaissance optique des caractères pour convertir vos documents numérisés en fichiers Word facilement modifiables en quelques clics. 

Ne passez pas à côté de leads intéressants en oubliant la rencontre que vous aviez faite à un salon, ou le professionnel qui vous avait demandé une brochure. Dans toute entreprise, un logiciel de gestion de la relation client, dit CRM (customer relation management), sera utile pour justement lister vos prospects et vos clients.

Vos contacts sont enregistrés, faciles à trouver, et vous y retrouverez toutes les informations les concernant et sur vos échanges. En plus d’être un formidable moyen d’archivage, c’est aussi un excellent outil pour segmenter vos contacts et cibler précisément vos prospects lors de campagnes.

Centralisez votre gestion

Le fait de regrouper les documents et les outils dans un même logiciel permet aux collaborateurs de travailler depuis la même plateforme et de gagner du temps en formation, en recherches de fichiers, etc. Cela permet également de les mettre à disposition de l’ensemble de la société, tout en gardant un contrôle sur les accès. 

Ainsi, la base de toute entreprise en recherche d’une meilleure organisation est un ERP, ou progiciel de gestion intégré en français (PGI). Les informations circulent ainsi entre les différents pôles, et se synchronisent dans les différents fichiers. Vous disposez d’une seule interface pour votre gestion commerciale, vos achats, le suivi du budget, et parfois la relation client, la gestion des stocks, la logistique, etc.

Deux avantages à l’ERP : vous synchronisez et centralisez les informations, mais vous pouvez également adapter votre outil à votre activité, puisque de nombreux ERP sont spécialisés, de manière à fournir des solutions adéquates et optimisées.

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