Comment organiser ses documents administratifs ?

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Un déménagement, une naissance, la rentrée scolaire ou encore les impôts sont des évènements parmi tant d’autres qui nécessitent des démarches administratives fastidieuses et chronophages. Enfin rentrées dans l’ère numérique, les administrations vous proposent souvent de leur envoyer les différents justificatifs via le web. Mais parfois la tâche se complique, surtout lorsque l’on croule sous les documents scannés, les photocopies de factures ou les formulaires. Pour y remédier, Logithèque vous propose une liste d’astuces et d’outils qui feront de vous un as de la gestion documentaire.

Logiciels et applis pour scanner et éditer ses documents

Avant de classer vos documents administratifs sur votre machine, il va falloir les numériser et les convertir au format PDF, un format reconnu par toutes les administrations et facile à imprimer. Pour cela, deux possibilités s’offrent à vous. La solution classique par le biais de votre imprimante-scanner ou la pratique avec votre smartphone. Dans les deux cas vous aurez très certainement besoin d’outils de numérisation et de conversion.

Sur Windows 10, il est possible de numériser directement au format PDF en lançant simplement la numérisation via le menu démarrer. Sur les versions antérieures, il est nécessaire d’utiliser des logiciels spécifiques. Parmi ces logiciels, on retrouve le programme PaperScan, léger et surtout gratuit. Néanmoins, si vous avez des documents de plusieurs pages (fiches d’imposition, contrat de travail, contrat de bail,) vous aurez probablement envie de fusionner leurs pages.  Wondershare PDF Element intègre d’ailleurs un module de fusion dans sa version gratuite.


Notez que si vous souhaitez réaliser des opérations plus complexes sur vos documents, vous devrez nécessairement mettre la main à la poche pour un logiciel de la trempe de Nitro PDF ou d’ABBYY PDF Transformer +.

Si vous ne voulez pas vous embarrasser à poser chaque feuille de vos contrats sur la vitre de votre scanneur-imprimante, il vous reste la solution du scan avec smartphone. Parmi les meilleures applications de scan vous trouverez CamScanner, Tiny Scanner et Office Lens, l’appli maison de Microsoft. Leur utilisation est relativement simple, il vous suffit de dégainer votre smartphone, de lancer l’appli et de prendre vos documents en photo. Par la suite il vous sera possible de les rogner ou de les redimensionner à votre guise.

 

Classez correctement vos documents

Lorsque l’on croule sous les démarches administratives, il est indispensable de s’organiser. Le plus simple est de créer un dossier dans le répertoire de votre choix sur votre ordinateur. Dans ce dossier vous créerez d’autres sous-dossiers que vous renommerez en fonction des fichiers contenus (factures, RIB, contrats, cartes d’identité…). Pour organiser ses fichiers sur Windows, il n’est pas forcément nécessaire d’avoir une application spéciale. D’ailleurs la plupart des explorer (explorateurs de fichiers) se ressemblent tous et leur interface peu intuitive ne convient pas aux néophytes ou aux usages ponctuels. Il y en a tout de même un qui sort du lot avec son interface moderne. Il s’agit de XYplorer. Sa version gratuite vous suffira pour les petites tâches de classement.

Si vous faites partie de ceux qui ont des gigas et des gigas de documents à classer il vous reste toujours la possibilité de partitionner votre disque dur de façon à  avoir une partition entièrement dédiée à la paperasse. Veillez  dans tous les cas à sécuriser vos données. C’est d’ailleurs l’objet du prochain paragraphe.

Sécurisez vos données

Parce qu’on n’est jamais à l’abri d’un vol, il n’est pas recommandé de garder sa paperasse sur son smartphone ou une clé. Si toutefois, vous êtes amené à faire transiter vos documents administratifs sur votre appareil mobile, il est fortement conseillé de les cacher ou de verrouiller leur accès avec des applications de sécurité mobile.

La solution de kasperky pour protéger vos donénes sur tablette ou smartphone

Pour plus de sécurité, vous pouvez également opter pour la solution du coffre-fort numérique. La poste a d’ailleurs mis au point une application spécifique baptisée Digiposte pass. Cette application vous permet de mettre en sécurité tous vos documents. La version gratuite offre 5 Go de stockage ce qui est déjà pas mal. Si vous avez plus de 5 Go de paperasse, il est possible de choisir un abonnement annuel au prix de 12 euros.

Digiposte pass screen

Cependant, vous serez plus souvent amené à réaliser vos démarches sur ordinateur. Il faudra par conséquent sécuriser l’accès aux données en les chiffrant. Vous pourrez au choix chiffrer votre disque ou juste un dossier.  Lire notre article sur le cryptage de disque dur.

Voilà, vous avez les clés en main pour simplifier votre gestion des documents administratifs et optimiser vos démarches.

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