Comment signer les documents électroniquement avec les applications de bureau ONLYOFFICE

Publié le

ONLYOFFICE Desktop Editors est une suite bureautique open source, conçue pour travailler sur les documents texte, classeurs et présentations en mode déconnecté sur Windows, Linux et Mac OS. Vous êtes également en mesure de lancer la rédaction  collaborative en temps réel en vous connectant au cloud (ONLYOFFICE, Nextcloud, ownCloud, Seafile ou toute autre solution GED).

only office 1

Facile d’installation et de prise en main, la suite ONLYOFFICE permet d’effectuer toutes les opérations sur les documents et même d’ajouter des outils supplémentaires en activant les macros et les modules complémentaires (Parole, Google Translate, YouTube, HTML, Telegram, Send, Typograph, éditeur des photos, mise de code en surbrillance, etc.).

Les éditeurs de bureau non seulement reproduisent l’éventail des fonctionnalités offertes par la version en ligne, mais aussi et surtout s’enrichissent des outils qui rendent le travail sur les fichiers locaux plus efficace, fluide et sécurisé.

Dans sa version récente, la suite se focalise sur les aspects sécuritaires tout en permettant de protéger les documents avec un mot de passe et approuver leur authenticité à l’aide d’une signature électronique. En outre, la GED Seafile rejoint la petite famille des services qui peuvent être reliés avec les applications de bureau et les développeurs, à leur tour, reçoivent les possibilités d’intégration avec les services tiers presque illimités grâce à l’API ouverte mise à leur disposition. Parmi d’autres améliorations, vous êtes dès maintenant équipé d’une table des illustrations, des segments pour les tableaux croisés dynamiques, d’une validation des données, de nouvelles options d’autocorrection dans les présentations et même plus.

Dans notre tutoriel, nous allons vous montre comment ajouter la signature électronique dans vos documents texte, feuilles de calcul, présentations pour approuver qu’ils ne contiennent aucunes modifications indésirables et permettre à vos collègues de vérifier l’authenticité et l’intégrité du document reçu.

Comment activer une signature électronique

Voici la démarche à suivre pour ajouter une signature électronique à votre document texte.

Avant tout, lancez les applications de bureau ONLYOFFICE, ouvrez un document texte existant ou en créez un nouveau et passez à l’onglet « Protection ».

  • Cliquez sur bouton « Signature » et sélectionnez l’option « Ajouter une signature électronique » dans le menu déroulant.

Veuillez notez que pour pouvoir signer le document, il est indispensable de sauvegarder toutes les modifications.

only office 2
  • Dans une nouvelle fenêtre qui s’ouvrira, spécifiez l’objectif de la signature de ce document dans un champ approprié (cette action est facultative).
  • Sélectionnez un certificat digital conformément au système d’exploitation installé sur votre machine (Pour Windows vous allez utiliser le certificat pré-installé dans un système. Pour Linux et MacOS il vous faudra sélectionner et charger les fichiers .crt et .key).

Dès votre confirmation, la signature sera ajoutée et protégera le document contre toute modification. Une fenêtre d’information s’affichera sur la barre de menu à droite et dans la section « Protection » de l’onglet « Fichier ».

only office 3

La signature n’est pas visible dans le document. Pour voir les signatures appliquées au document, passez au champ « Signatures valides » sur la barre de menu à droite. Vous êtes en mesure de consulter les détails d’une signature (le nom du propriétaire du certificat et la date de l’ajout de la signature) ou de la supprimer.

Alternativement, vous pouvez ajouter une signature électronique depuis la section « Protection » de l’onglet « Fichier ». Si le document contient déjà des signatures valides, vous êtes capable de procéder via le bouton correspondant sur la barre de menu à droite.

Comment ajouter une ligne de signature

Si vous avez besoin de solliciter la signature de quelqu’un de vos collègues, créez une ligne de signature en suivant ces étapes simples.

Avant tout, lancez les applications de bureau ONLYOFFICE, ouvrez un document texte existant ou en créez un nouveau et passez à l’onglet « Protection ».

  • Cliquez sur bouton « Signature » et sélectionnez l’option « Ajouter une ligne de signature » dans le menu déroulant.
  • La fenêtre « Configuration de signature » s’ouvrira :
  • Spécifiez le nom du signataire, sa fonction, l’adresse mail, les consignes pour le signataires. Vous pouvez aussi activer l’affichage d’une date de signature.
  • Cliquez « OK » pour finaliser la création d’une ligne de signature et l’ajouter au document.

Après la validation la ligne de signature avec toutes les informations indiquées apparaîtra dans le document.

  • Enregistrez le document.

Vous pouvez ajouter autant de lignes que de signataires. La ligne de signature peut-être modifiée à tout moment via une fenêtre « Configuration de signature ». Si vous avez créé une ligne de signature par erreur, sélectionnez-la dans le document et cliquez « Supprimer ».

Dès que toutes les lignes de signature sont créées, vous pouvez envoyer le fichier aux signataires.

Comment signer le document via une ligne de signature

Si vous signez le document via une ligne de signature, vous pouvez ajouter tous les deux types d’une signature électronique : invisible (comme décrit ci-dessus) et visible.

En recevant un document pour la signature, vous allez voir une fenêtre d’avertissement sur la barre de menu à droite.

  • Double-cliquez la ligne de signature pour ouvrir une nouvelle fenêtre de signature. Ensuite saisissez votre nom et personnalisé la police et le style au format souhaité, ou chargez une image que vous utilisez en tant que signature.
  • Sélectionnez un certificat digital conformément au système d’exploitation installé sur votre machine (Pour Windows vous allez utiliser le certificat pré-installé dans un système. Pour Linux et MacOS il vous faudra sélectionner et charger les fichiers .crt et .key).
  • Cliquez « OK » pour finaliser la création d’une ligne de signature et l’ajouter au document.

Dès votre confirmation, la signature sera ajoutée et protégera le document contre toute modification. La signature digitale s’affichera également dans le document.

Comment effacer la signature électronique

La signature électronique protège le document contre toute modification indésirable. Si vous commencez à éditer le fichier protégé,  la signature s’effacera. En outre, comme cette option n’est pas encore disponible dans la version en ligne, si vous ouvrez le document signé électroniquement dans le cloud ou dans la version auto-hébergée des éditeurs ONLYOFFICE, la signature va aussi disparaître.

Un autre moyen c’est de procéder via l’onglet « Fichier » :

Si votre document contient plusieurs signatures, passez par la section « Paramètres de signature » dans la barre de menu à droite : cliquez sur la signature que vous souhaitez supprimer et sélectionnez l’option correspondante dans la liste déroulante.

Maintenant vous savez tout ou presque pour travailler sur vos documents sensibles en toute sécurité et ne pas perdre le contenu initial même si vos fichiers vont et viennent d’un ordinateur à l’autre. Pour explorer toutes les fonctionnalités de ONLYOFFICE Desktop Editors, procurez-vous la version la plus récente : https://www.onlyoffice.com/fr/download-desktop.aspx

Article rédigé en collaboration avec OnlyOffice

Envoi
User Review
0 (0 votes)

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Autres articles sur le même sujet