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Comment rationaliser le temps de travail de mes employés ?

Comment rationaliser le temps de travail de mes employés ?

Quels que soient les métiers concernés, de nombreuses tâches peuvent souvent être optimisées par des outils informatiques généralistes ou propres à leur secteur d’activité. Nous vous conseillons quelques logiciels utiles à tous pour accélérer les processus métier d’une entreprise.

Gagnez du temps en communiquant

La première chose que vous pouvez encourager et qui fera gagner du temps à toute la société, c’est l’adoption d’un RSE, ou réseau social d’entreprise. Cet outil vous permet de gérer vos conversation par groupe ou de collaborateur à collaborateur, tout en bénéficiant d’une plateforme dédiée aux professionnels, avec des garanties de confidentialité et de conservation des conversations plus poussées qu’un chat classique.

Vous gagnerez du temps en profitant d’un outil de communication plus rapide que le mail, tout en vous évitant de vous déplacer de services en services.

Gérez vos projets de manière plus rationnelle

Les individus ont besoin d’impératifs et de directives claires pour agir : lorsque vous utilisez un gestionnaire de projets et de tâches, les tâches sont clairement définies et délimitées dans le temps, si bien que vous pouvez avancer pas après pas sans perdre du temps à prioriser les tâches ou à comprendre les consignes.

En outre, vos collaborateurs impliqués dans votre projet sont au courant dès vous avez fini et validé votre tâche, ce qui permet au collaborateur en charge de la suite du projet de s’atteler immédiatement à la tâche suivante.

Partagez vos documents et vos accès

La multiplication des versions différentes et la perte des documents riment avec pertes de temps inefficaces. Nous vous conseillons donc de conserver vos documents partagés via une plateforme GED, un espace de stockage justement pensé pour l’édition collective de documents.

Pour gérer vos mots de passer et accéder plus rapidement à vos comptes, vous pouvez également opter pour un gestionnaire de mots de passe. Cet outil centralise et conserve vos identifiants, génère des mots de passe plus sécurisé, mais surtout vous identifie automatiquement sur les sites et les logiciels pour vous faire gagner du temps.

Plus de perte de login ou de temps perdu à les rentrer, et vous pouvez même partager vos accès à des collaborateurs pour un temps donné sans pour autant leur communiquer les codes. Pratique, non ?

Echangez vos emplois du temps

Combien de temps perdez-vous à réaliser et valider des plannings ? Il existe pourtant des logiciels de prise de rendez-vous et des agendas partagés pour vous organiser. N’hésitez pas non plus à vous renseigner sur les outils de planification des temps et activités.

Ils sont très utiles pour les métiers aux horaires changeants, avec des tours d’astreinte ou de garde, comme dans les cinémas, les cabinets médicaux ou encore les casernes de pompier.

Equipez-vous pour vos réunions à distance

Les outils de communication à distance peuvent également vous faire gagner du temps. Grâce aux outils de visioconférence, vous pouvez organiser des réunions avec de multiples collaborateurs sans pour autant perdre du temps en transport ou attendre le retour de congé d’un collègue.

Vous pouvez également préférer des formations en e-learning plutôt qu’en présentiel, de sorte que la formation se fasse directement depuis le poste de travail de chaque collaborateur, sans avoir besoin de faire intervenir un enseignement et de dégager du temps au même moment à plusieurs collaborateurs.

Pour aller plus loin

Il y a de nombreux outils informatiques à destination d’un seul corps de métier ou d’un service. Vous pouvez notamment utiliser des CRM pour vos relations client ou un ERP pour gérer tout le processus commercial. Renseignez-vous sur les solutions conçues pour répondre aux besoins de votre métier.

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