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Découvrez de nombreux outils de gestion de documents

Découvrez de nombreux outils de gestion de documents

Il existe de nombreux espace de stockage numériques, sur le cloud ou en local pour permettre de gérer ses documents. Qu’ils intègrent ou non les techniques de records management, nous vous présentons les principales solutions disponibles.

Pour les archives courantes et intermédiaires

Lorsque vous souhaitez créer, modifier, ou partager des fichiers, vous devez pouvoir disposer d’un espace de stockage adapté à la nature de vos contenus et à votre utilisation. Ces différentes solutions ont en commun le fait de stocker des contenus pouvant être modifiés.

La solution GED est la plus connue, elle est utilisée par les entreprises pour gérer les documents textuels principalement, et parfois quelques contenus multimédias de taille modeste.

Le DAM est une solution informatique plus utile qu’une GED pour gérer des contenus numériques autres que des documents textuels. Elle prend en charge des actifs numériques, c’est à dire des objets numériques produits et commercialisés en tant que tels, par exemple ses vidéos, logiciels, images, etc.  

L’outil PIM vous permet quant à lui de gérer vos informations produit, très utile si votre base donnée est importante, si vous gérez une plateforme de e-commerce par exemple. Vous créez des fiches produits dans lequel vous pouvez rattacher des données et du contenu multimédia.

Le CRM fonctionne sur le même principe : vous créez des fiches client cette fois, et y liez des informations, du contenu, relatez l’historique de votre relation client. Vous renseignez toutes les données qui pourront vous permettre de segmenter vos prospects et ainsi mettre en place une stratégie de prospection. Certains ERP très complets possèdent également des fonctions PIM, CRM et/ou GED.

Les CMS, ou WCMS pour « Web Content Management System » ont également une fonction de stockage, puisque ces solutions, d’abord édités pour créer et alimenter des sites internet, stockent également les données qui y sont contenus.

Pour les archives à valeur probante et définitives

Concernant les archives figées, qui n’ont plus vocation à être modifiée et dont les professionnels souhaitent, au contraire, garantir l’authenticité, l’intégrité, la confidentialité, ou encore la valeur juridique, il s’agit de ne pas utiliser un moyen de stockage classique.

En effet, une solution GED ou un ERP n’ont pas pour vocation de garantir de protéger de la modification ou de la confidentialité d’un document : leurs fonctionnalités tendent justement à pouvoir le partager et le modifier en toute liberté.

Préférez un SAE pour vos archives numériques sensibles ou dont vous voulez pouvoir faire valoir la valeur probante. Il s’agit d’un « système d’archivage électronique » conçu pour garantir toutes les conditions permettant à un document d’avoir une valeur probatoire. Le SAE garantit la sécurité et leur traçabilité des fichiers. Il garantit que le document n’a pas été modifié ou altéré, mais aussi que vous puissiez le lire.

Utilisez également un coffre-fort numérique pour vos archives définitives : il vous garantit un haut niveau de sécurité, idéal pour protéger vos données sensibles ou ayant une valeur historique.

 

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