Fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité

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Pour les entreprises qui préfèrent tenir elles-mêmes leur comptabilité, le recours à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est inévitable. De plus en plus d’entreprises veulent se lancer dans cette direction, mais savent-elles vraiment ce qu’est un logiciel de comptabilité.

Comment fonctionne-t-il ? Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour un logiciel de comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité, ou l’art de gagner en efficacité

Le logiciel de comptabilité est un programme informatique financier et comptable conçu spécialement pour assurer la gestion de la comptabilité. Cet outil révolutionnaire et moderne est un vrai atout pour les entreprises puisqu’il permet de faire un suivi de toutes les transactions effectuées entre une entreprise et ses différentes partenaires (banque, clients, associés, fournisseurs, salariés, etc.).

Aujourd’hui, une entreprise a le choix entre acheter directement son logiciel de comptabilité chez un éditeur de logiciels ou le développer en interne. Au cas où l’entreprise décide de tenir sa comptabilité avec son propre logiciel, elle se trouvera donc dans l’obligation de faire appel à un expert-comptable pour présenter les comptes annuels. C’est ce dernier qui va établir une attestation concernant la vraisemblance et la cohérence des comptes.

Avoir un logiciel de comptabilité est donc une obligation pour une entreprise qui veut tenir elle-même sa comptabilité puisque c’est un outil qui facilite la gestion des opérations courantes telles l’édition des comptes annuels, la consultation des comptes, le lettrage des fournisseurs / clients, etc.

En même temps, ils mettent aussi à disposition de l’utilisateur de nombreuses fonctionnalités à savoir l’établissement de documents fiscaux, la comptabilité analytique et la gestion des immobilisations.

Quelques fonctionnalités clefs

Pour qu’un logiciel soit certifié logiciel de comptabilité, il doit posséder quelques fonctionnalités indispensables pour son efficacité. Tout d’abord, un logiciel de comptabilité doit permettre de tenir la comptabilité générale.

En premier lieu, il faut choisir et paramétrer un plan comptable puis il faut créer et paramétrer des journaux pour qu’au final, on puisse y mettre des écritures comptables. Un logiciel compta doit aussi pouvoir gérer les transactions avec les tiers.

En tant que logiciel de comptabilité, il doit permettre l’édition et la consultation des auxiliaires et des comptes généraux (comptes de salaires, comptes clients, etc.). En cas de retard de paiement des clients, ce logiciel génère même des courriers automatiques.

Outre la gestion des transactions, la gestion des immobilisations fait aussi partie des fonctionnalités indispensables du logiciel compta. Avec cette fonctionnalité, le logiciel propose un module de gestion des immobilisations.

Par le biais de cet outil, on peut faire beaucoup de choses à savoir l’entrée des immobilisations et la gestion de leur mode d’amortissement, les sorties d’immobilisation et le calcul du montant des dotations aux amortissements. Il est aussi possible de faire un suivi des biens loués, pris en leasing ou en crédit-bail. En cas de cession, le logiciel qui prend en charge la gestion des immobilisations calcule les moins ou plus-value de cession et gère leur traitement fiscal.

Par rapport à ces fonctionnalités, les quatre autres à savoir la tenue d’une comptabilité analytique, l’exportation des données ainsi que l’établissement des documents fiscaux et financiers sont aussi importantes les unes que les autres.

Les multiples avantages d’une meilleure gestion comptable

Opter pour un logiciel de comptabilité permet donc d’avoir un gain de temps considérable. Quand les informations sont bien renseignées dans le système informatique, le logiciel permet l’unicité et l’exactitude de l’information.

De ce fait, les documents financiers seront produits rapidement (une mise à jour régulière de la compta permettra la diffusion de l’information en temps réel). Il faut aussi savoir que les logiciels de comptabilité sont des outils d’analyses très sensibles et très importants.

Une fausse manipulation ou une donnée fausse saisie dans le logiciel suffit pour fausser le résultat final. Ils sont utilisés fréquemment par les PME et les TPE qui veulent s’occuper elles-mêmes de leur comptabilité.

Cette option leur permet de faire une comptabilité en ligne appelée aussi comptabilité monoposte. Généralement, si nécessaire, les logiciels de comptabilité peuvent aussi être combinés avec un autre logiciel : logiciel de gestion commerciale.

Par contre, dans les grandes entreprises, l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré PGI est plutôt courante. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter nos recommandations.

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