Intérêts et avantages d’un logiciel de gestion des absences et des congés

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Aujourd’hui, les entreprises privilégient la dématérialisation de nombreux documents. Qu’il s’agisse de la gestion des suivis clients ou fournisseurs, les sociétés tendent à faciliter des démarches lourdes et fastidieuses. L’objectif principal de cette automatisation est le gain de temps qui entraîne une augmentation de la productivité.

Le service des ressources humaines dispose d’un soutien considérable à la gestion des absences en se dotant d’un logiciel de gestion des congés. De plus, tous les utilisateurs réunis autour de cet outil performant bénéficient de l’avantage précieux que représente ce gain de temps.

L’outil indispensable pour avoir une bonne gestion des temps

Le logiciel de gestion des absences et des congés se destine entièrement aux entreprises qui souhaitent bénéficier d’une automatisation des procédures administratives, et de la validation des demandes des employés. Ce programme représente aussi un outil précieux pour contrôler efficacement la gestion de ces absences.

Ses nombreuses fonctionnalités font de lui un allié de poids pour vous offrir un gain de temps considérable aux utilisateurs.

Aujourd’hui, quasiment tous les services de ressources humaines sont équipés de ce type de logiciel, qui permet d’aboutir à la gestion des salaires.

Il existe de nombreux programmes de ce type dont les fonctionnalités principales sont :

  • L’établissement de plannings, (comprenant les taux de présence et d’absence par périodes)
  • La gestion des demandes d’absences, afin de les modifier, les refuser ou les valider 
  • Le suivi des soldes de congés en temps réel (RTT, congés payés…)
  • La gestion prévisionnelle des congés payés
  • L’export des données vers le service de comptabilité…

Vous pouvez consulter la liste des logiciels référencés par Logithèque sur cette page.

Dans quels cas utiliser un logiciel de gestion des absences et des congés ? 

Plusieurs raisons concrètes justifient l’importance de cet outil au bon fonctionnement d’une entreprise. Concernant les employés, ils bénéficient d’une meilleure autonomie pour accéder à tout un ensemble d’informations relatives à la prise de congé ou aux absences, permettant ainsi de bien décharger le service des ressources humaines, qui se voit nettement moins sollicitées. En effet, les employés disposent de tous les éléments nécessaires pour formuler leurs demandes.

Le logiciel met à disposition un planning de présence en temps réel. Grâce à cette vision globale de l’effectif, l’accès aux informations est facile et rapide, il en résulte une meilleure réactivité dans la prise de décision quant aux différentes demandes des employés.

De la saisie des demandes de congé par les employés à la validation des absences par les ressources humaines, l’automatisation du processus de gestion des congés facilite ainsi les démarches de tous les utilisateurs.

Les informations sont ensuite traitées et importées de manière automatique vers les services comptables. La productivité et la compétitivité des entreprises sont aussi optimisées grâce au gain de temps que représente l’utilisation du logiciel de gestion des absences et des congés. C’est plus particulièrement le service des ressources humaines qui bénéficient des avantages qu’offre le programme, il gère plus rapidement les nombreuses informations traitées au quotidien.

Ainsi, le directeur des ressources humaines et ses collaborateurs peuvent consacrer plus de temps aux autres tâches importantes de leurs fonctions. Il en résulte ainsi une meilleure performance du service et donc de l’ensemble de l’activité de l’entreprise.

Automatisez la gestion des temps pour en gagner

L’automatisation de la gestion des absences, si indispensable soit-elle, ne requiert qu’un modeste budget. De plus, il est rapidement rentabilisé puisqu’utilisé activement et quotidiennement par le service des ressources humaines. On peut ainsi constater un avantage concret émanant de son utilisation, la réduction significative des délais de traitement des demandes de congés et d’absences.

Un autre avantage conséquent réside dans les bénéfices d’un processus de validation simple et rapide. Le programme permet d’unifier et de visualiser tous les éléments nécessaires à la prise de décision. Lors du traitement d’une demande de congé, le planning de l’équipe du salarié et son solde de congé, sont disponibles en temps réel pour les ressources humaines et aussi le chef d’équipe.

La gestion du personnel étant une notion qui est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise, le logiciel de gestion des absences et des congés s’inscrit dans une démarche d’amélioration des performances de celle-ci. Il est de plus, un outil essentiel à la réalisation des missions du service des ressources humaines qui se dote ainsi d’une meilleure productivité.

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