L’archivage numérique : pourquoi opter pour la dématérialisation ?

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Il participe de la digitalisation des entreprises : l’archivage électronique est un véritable atout pour stocker les informations, les documents et autres fichiers multimédias d’une société. Nous vous présentons cette nouvelle méthode de stockage.

Atouts de l’archivage numérique

Pourquoi pratiquer l’archivage numérique plutôt que physique ? Parce que l’archivage physique comporte de nombreuses contraintes pour la société :

  • La perte de place dans les bureaux
  • La disparition de documents officiels
  • Une gestion non standardisée
  • La perte de temps lors de la recherche d’informations
  • Le risque de diffusion d’informations confidentielles

L’archivage électronique grâce aux logiciels de bureautique, au contraire, vous promet :

  • Aucune perte de place dans vos bureaux
  • Des documents officiels protégés et sauvegardés
  • Un classement standardisé et des facilités de recherche intégrées
  • Un gain de temps pour traiter les documents (classement, stockage, modification, recherche)
  • Une gestion des accès aux documents (droit de lecture, droit de modification)

En outre, cette méthode de stockage vous permet aussi de générer des documents automatiquement, et à valeur probante. Certaines vous proposent même une fonction de signature électronique, ou un outil OCR pour lire vos feuilles scannées et éviter les ressaisies manuelles  inutiles.

Deux types de solutions pour deux types de stockage

Des outils pour ses archives courantes

Parmi les logiciels de gestion de contenu d’entreprise, appelés aussi ECM, il existe de nombreux outils différents qui possèdent quelques nuances fonctionnelles.

La solution GED, tout d’abord, permet de stocker des documents, c’est-à-dire en majorité des fichiers textes avec éventuellement quelques dossiers multimédias de petite taille. Elle gère notamment les archives courantes : ces documents ne sont pas figés, ils peuvent encore évoluer, être partagés, modifiés, etc. Elle  a souvent des fonctions de versionning, de validation, etc.

Il existe de nombreux autres logiciels de stockage suivant la nature des données à stocker : PIM pour les informations Produit, DAM pour les contenus multimédias, CMS pour les contenus web, CRM pour les informations sur les ventes et les clients, etc. N’hésitez pas à vous renseigner sur les différentes solutions de stockage qui existent.

Les logiciels pour les documents définitifs

Pour archiver ses documents à valeur probante, il ne faut pas confondre GED et archivage numérique. Utilisez plutôt un SAE, adapté aux contraintes liées à l’archivage de documents numériques.  Cet outil saura en garantir la valeur probante des documents, tout en indexant et en stockant vos fichiers. Il est idéal également pour les documents contenant des données sensibles, du fait de son haut degré de sécurité et d’authentification.

Là où le SAE intègre des fonctions de gestion documentaire propres à l’entreprise et permet le stockage et la restitution des documents, le coffre-fort électronique est un espace de stockage ultra sécurisé qui vous garantit un haut niveau d’authentification, de traçabilité, et d’authenticité de l’archive.

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