Les fonctionnalités à retrouver dans un MDM

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La Gestion des Données de Référence, GDR ou Master Data Management MDM en anglais est une des technologies de l’information qui définit les concepts et les processus qui gouvernent les données référentielles au sein du système d’information de l’entreprise. Elle vise à créer, stocker, maintenir, distribuer et donner une vue complète qui soit fiable et à jour de ces données.

Ceci s’effectue de façon totalement indépendante des activités des canaux de communication, du secteur d’activité, des métiers ou de l’implantation géographique de l’entreprise. C’est réellement la gestion de ses références de base.

Rationalisez la gestion de vos données 

Les données référentielles sont l’édifice numérique sur lequel repose l’ensemble du système d’information. Leur gestion est un enjeu crucial pour toutes les organisations depuis maintenant une vingtaine d’années.

Trois types de données référentielles sont la cible de la GDR, ou Gestion des Données de Référence, ce sont les données clients/fournisseurs, les données produites et les données financières. Elles sont à la base de l’établissement d’un système d’information durable.

De plus en plus, la configuration classique qui est composée d’un reporting effectué et reposant sur un entrepôt de données paraît de moins en moins sécurisée pour les usages actuels. Elle est également assez peu performante. Ses coûts de maintenance sont élevés et elle demande un effort opérationnel important pour garder les données à jour surtout dans un environnement qui utilise des encodages multiples.

Les risques d’incohérence sont grands à cause de la multiplicité des définitions et des versions car un changement dans un système n’est pas automatiquement répercuté dans les autres. On risque fort de perdre l’intégrité des données. Ces dernières ne peuvent que facilement être contrôlées, car les données référentielles existent en de multiples endroits sous de multiples formes.

Aucun système en particulier ne peut revendiquer la propriété d’une donnée référentielle, au mieux il y accède avec certains privilèges. L’unicité et la cohérence ne sont plus assurées. Quand deux applications utilisent des versions différentes de la même donnée référentielle, on ne peut déterminer celle qui est la bonne.

C’est le concept de « single version of the Truth », une seule version de la vérité en bon français.

Centralisez vos données autour d’un  « fichier maître »

Pour répondre aux défis posés par les faiblesses des systèmes classiques toutes les données sont encodées en un seul endroit et donc les coûts opérationnels de maintenance comme d’encodage s’en trouvent réduits.

Le système est maître des données et contrôle quelles sont celles qui sont transmises et à quel système. Il n’existe plus qu’une seule version active qui peut cohabiter avec plusieurs autres inactives ce qui assure une bonne flexibilité.

Le système MDM est donc le garant de la seule version de la vérité et sa version est considérée comme officielle en cas de litige. L’architecture d’un système de GDR/MDM est constituée de 6 blocs logiques distincts.

La gestion du cycle de vie définit et implémente tous les processus, les rôles et les responsabilités liés à un changement dans la totalité d’une solution. L’administration se charge de la gestion de la solution au moyen des droits et des privilèges des différents acteurs.

Le stockage gouverne le stockage physique des données référentielles ainsi que leurs relations internes et externes. La gestion des métadonnées s’occupe de toutes les données ayant trait aux informations référentielles.

La gestion des accès aux données s’occupe de la présentation des données aux systèmes clients et gère la façon dont les données référentielles y sont capturées. C’est dans ce composant que tous les types d’entrées/sorties sont définis.

Les règles directrices assurent la conformité du système avec les règles générales, les standards, l’horizon d’application et la stratégie qui a été définie pour le système. Elles sont implémentées grâce à des règles logiques exécutées par des routines logicielles. On peut alors choisir précisément le domaine d’application de son système MDM, il en existe trois grands types.

Le MDM dans la gestion des produits permet de centraliser les données qui interviennent dans les processus de référencement pour la grande distribution et dans le développement de produits pour l’industrie.

Le MDM pour la gestion de tiers comme les clients, les fournisseurs, les consommateurs, les employés et les autres consolident différents canaux d’acquisition d’informations. Le système dédié aux données financières comprend lui-même deux types d’exploitations. L’un pour l’établissement des comptes annuels et consolidés ainsi que l’autre réservé à l’établissement de rapports de gestion.

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