Pourquoi vous devriez opter pour la dématérialisation des bulletins de salaire !

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Des nombreuses entreprises proposent la dématérialisation des fiches de paie à leurs salariés. Cette pratique, de plus en plus courante, n’est pourtant pas connue de tous. Bien souvent, la mise en place d’une telle politique effraie alors qu’il existe des solutions et des services qui facilitent grandement la transition du bulletin papier au document dématérialisé. Si vous envisagez de passer, vous aussi, à la dématérialisation des bulletins de salaire au sein de votre entreprise, nous allons vous détailler les avantages d’une telle décision, mais aussi vous conseiller certains services qui peuvent vous aider dans votre transition.


Dématérialisation des bulletins de salaire : est-ce obligatoire ?

Beaucoup de personnes s’interrogent sur le caractère obligatoire du bulletin de salaire dématérialisé. La première chose qu’il faut savoir, c’est qu’une entreprise n’a aucune obligation d’opter pour cette solution.

En revanche, dans le cas d’une transition, l’entreprise doit informer ses salariés au moins un mois avant l’établissement du premier bulletin de salaire dématérialisé. Les employés peuvent s’opposer à la fiche de paie numérique et continueront alors de recevoir la version papier. Le salarié peut aussi, à tout moment, demander à repasser au format papier : l’entreprise dispose alors de 3 mois maximum pour accéder à sa demande.

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L’entreprise doit également, grâce à la loi travail, garantir à ses salariés la conservation de ses bulletins de paie au format électronique et surtout leur accessibilité à tout moment. Pour cela, il est possible de les placer au sein d’un espace sécurisé comme, par exemple, un coffre-fort numérique. Ces coffres-forts peuvent être rattachés au CPA (compte personnel d’activité) ce qui permet au salarié d’accéder à ses documents à partir du site moncompteactivité.gouv.fr.

La loi dit également que l’entreprise doit conserver les bulletins de paie de ses salariés :

  • soit pendant 50 ans
  • soit jusqu’au 75 ans du salarié (l’âge légal du départ à la retraite + 6 ans)

En cas de licenciement ou de départ du salarié, ce dernier doit pouvoir continuer à accéder à ses bulletins de paie selon les modalités indiquées ci-dessus.


Dématérialisation des bulletins de salaire : les avantages pour l’entreprise

Si la mise en place peut prendre un certain temps, choisir de dématérialiser ses bulletins de salaire permet d’en gagner sur la durée.

Tout d’abord, cela permet de faciliter le travail des équipes chargées de l’émission des bulletins de paie, qu’il s’agisse d’un service de ressources humaines ou d’un pôle comptabilité. Après avoir généré les fiches de paie dans leur logiciel habituel, il est généralement très facile de les importer dans un service de type coffre-fort numérique qui se charge alors de les distribuer de manière sécurisée.

Dématérialiser ses bulletins de salaire, c’est aussi faire des économies : de feuilles, d’encre, d’affranchissement, d’enveloppes… un coût non négligeable en fonction du nombre de salariés de votre entreprise.

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Dématérialisation des fiches de paie : les avantages pour les salariés

Un salarié qui dispose d’un coffre-fort numérique contenant ses bulletins de salaire va pouvoir y accéder très facilement dès qu’il en a besoin. Il gagne également du temps au niveau de l’archivage puisque ses fiches de paie sont classées par années et par entreprise. Il peut également être averti par simple mail dès qu’un nouveau bulletin de salaire est disponible. En clair, c’est aussi un gain de temps pour lui et ce dernier gagne en sérénité.


Nos conseils avant de franchir le cap

Avant d’opter pour la dématérialisation des fiches de paie, nous vous conseillons de vous assurer que votre système de création et de gestion des bulletins de salaire est efficace et sans erreurs. En effet, dans le cas contraire, vous allez devoir passer plus de temps que prévu à corriger d’éventuels problèmes de calculs.

Autre conseil, prenez le temps d’expliquer à vos salariés les avantages d’une telle solution. Il est possible que certains se sentent plus rassurés de recevoir leur fiche de paie au format papier et que le passage au tout-en-ligne les effraie. N’hésitez pas à détailler les bons côtés de la dématérialisation de leurs documents de paie : l’accès à un coffre-fort numérique, la sécurisation des fiches de paie, la centralisation des fichiers…


Quelques solutions pour vous accompagner

Il existe sur le marché de nombreuses entreprises spécialisées dans la dématérialisation de documents et la gestion de coffre-forts numériques. Nous avons sélectionné pour vous quelques noms qui pourraient vous intéresser et vous aider dans votre démarche.

Pagga

Pagga est l’un des logiciels proposés par Lucca, une entreprise spécialisée dans l’automatisation des processus RH et administratifs. Pagga est l’outil dédié à la dématérialisation des fiches de salaire ainsi qu’à leur distribution. L’éditeur met en avant le gain de temps généré par l’outil ainsi qu’un système d’identification des bulletins de salaire qui permet d’éviter les erreurs au moment de la distribution.

Pagga

Pagga est compatible avec de nombreux logiciels de paie comme Sage ou Cegid et il dispose d’une interface plutôt facile à appréhender. Nul doute qu’une fois mis en place, un service comme Pagga facilite grandement la gestion des fiches de paie, aussi bien pour l’entreprise que pour les utilisateurs.

Coffreo

Coffreo est un outil qui met la dématérialisation de documents au cœur de son fonctionnement, pas seulement en ce qui concerne les bulletins de salaire. Si vous voulez une solution complète de digitalisation des documents pour votre entreprise, Coffreo n’attend que vous.

Coffreo

Le service propose de dématérialiser tous les documents dont les salariés ont besoin au cours de leur vie dans une entreprise, de leurs contrats aux bulletins de salaires. Si Coffreo permet à l’employer de gagner du temps, le salarié pourra, de son côté, bénéficier d’un coffre-fort numérique personnel où ses documents seront stockés et accessibles à tout moment.

Nibelis

Nibelis est une solution logicielle dédiée entièrement à la paie. Il propose 3 niveaux d’accompagnement en fonction de vos besoins : externaliser le traitement de la paie chez Nibelis, être accompagné tout en la réalisant vous-même ou pouvoir la gérer de manière autonome.

Nibelis

Une fois que les fiches de paie ont été générées, elles sont chiffrées et stockées sur des serveurs protégés. Il est possible d’opter pour des portails collaborateurs où ces derniers pourront accéder à leurs documents. Si l’on s’intéresse ici spécifiquement à la dématérialisation des bulletins de paie, il faut savoir que Nibelis offre aussi des outils orientés ressources humaines comme la gestion de la formation, des entretiens ou des absences.

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