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Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité ? Avantages et intérêts

Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité ? Avantages et intérêts

De nombreuses entreprises font le choix de réaliser leur comptabilité en interne. Cela peut faciliter la visibilité que vous avez sur vos comptes et vous pouvez avoir accès à votre comptabilité à tout moment.

Pour cela, il vous faut d'abord considérer qui pourrait s'en charger au sein de votre entreprise : former quelqu'un à ce but, ou engager de manière régulière et à temps partiel un comptable professionnel.

Vous pouvez également faire le choix de faire vous-même votre comptabilité et de faire appel à un expert-comptable pour la clôture annuelle de vos comptes. Une fois ce choix établi, vous reste celui du logiciel de comptabilité. Nous verrons ici les intérêts, avantages et inconvénients de ce type de logiciel.

Gagnez du temps pour assurer votre production et vos ventes

Un logiciel de comptabilité est un programme comptable et financier qui vous permet d'assurer vous-même votre comptabilité. Notez qu'il est obligatoire d'utiliser un logiciel de comptabilité sécurisé depuis le 1er janvier 2018. Un logiciel de comptabilité est d'ailleurs très utile, il permet de :

  • Gérer sa comptabilité générale, en paramétrant un plan comptable et des journaux
  • Comptabiliser vos écritures comptables dans ces différents journaux
  • Gérer vos comptes avec vos clients, vos fournisseurs et vos salariés
  • Gérer vos immobilisations et leurs amortissements (mode, durée...)
  • Réaliser une comptabilité analytique
  • Gérer vos obligations fiscales (déclarations sociales, TVA...).

Vous pouvez prendre connaissance à tout moment de vos soldes de comptes et générer des documents récapitulatifs. Mais évidemment aussi vos comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat, balance générale...).

Profitez des avantages d’un logiciel de comptabilité

Il existe une multitude de logiciels de comptabilité, plus ou moins complexes ou simples d'utilisation. À vous de choisir celui qui vous conviendra le mieux. Mais sachez que les logiciels de comptabilité sont généralement composés de modules.

Vous avez le choix de développer votre logiciel comptable en interne ou de l'acheter directement à un fournisseur de logiciels. Il est possible par exemple de se doter d'un logiciel de traitement comptable et de continuer à tenir ses factures dans un tableur Excel.

Puis d'opter pour un module supplémentaire de gestion commerciale. Vous pouvez donc à tout moment ajouter des modules qui correspondraient mieux à votre activité (facturation, logiciel de paie, gestion commerciale...).

Comme beaucoup de logiciels, l'aide informatisée permet un gain de temps non négligeable et permet à l'entreprise de se consacrer au cœur de son métier plutôt que de perdre du temps sur des activités à faible valeur ajoutée.

L'automatisation de tâches comme le calcul automatique de la TVA, la relance de factures impayées peut grandement vous faciliter la vie.

L'achat d'un logiciel de comptabilité peut également limiter la marge d'erreur dans vos comptes. En recentrant toutes les données comptables à un seul endroit, le logiciel peut éviter la présence de doublons, mais aussi vous informer des changements législatifs en matière de finance et de comptabilité, ou encore réduire tout simplement la marge d'erreur d'inattention par l'automatisme des tâches.

Enfin, un logiciel de comptabilité est aussi un outil d'analyse exceptionnel, qui vous permettra de savoir précisément où en sont vos comptes. Mais également d'avoir des relations avec votre expert-comptable plus aisées. Vous pourrez en effet lui fournir des documents clairs et de manière automatique.

Définissez vos besoins avant de choisir le vôtre

Un logiciel de comptabilité peut changer la vie de votre entreprise, mais il convient d'abord de définir précisément quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin. Votre logiciel de comptabilité devra être choisi selon :

  • La taille de votre entreprise (TPE, PME ou grande entreprise)
  • Votre budget annuel pour ce domaine
  • Votre système d'exploitation (Windows ou Mac)
  • Les compétences en comptabilité des utilisateurs (experts-comptables, aides comptables…)
  • Si vous souhaitez ou non gérer vos devis, factures, paies, notes de frais, etc.
  • Si vous souhaitez pouvoir exporter les données à un expert-comptable
  • Si le logiciel sera utilisé en ligne ou en monoposte
  • Si l’outil doit être interopérable avec d’autres solutions de gestion (ERP par exemple)

C'est une liste de questions non exhaustive mais qui reprend les questions principales que vous devez vous poser. Une fois toutes ces questions posées, vous saurez si vous voulez utiliser un logiciel de comptabilité et vers lequel vous souhaitez vous orienter. N'oubliez pas qu'un logiciel de comptabilité est indispensable si vous souhaitez tenir vous-même votre comptabilité.

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