Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de paie ?

Publié le

Un logiciel de paie peut faciliter la gestion du personnel en interne, mais il faut pour cela avoir conscience de ses forces et ses faiblesses.

Un outil indispensable dans une société

Le premier critère à prendre en compte est le choix de la personne chargée d’utiliser ce logiciel. Avons-nous affaire à un comptable expérimenté ou à une personne de votre entreprise qui sera formée uniquement à l’utilisation d’un logiciel de paie bien précis ? Pensez-y avant de choisir un logiciel de paie, car l’accompagnement plus ou moins important proposé par l’outil à votre employé peut lui permettre d’avoir davantage d’autonomie.

Utiliserez-vous le logiciel en mono-poste en interne ou directement en ligne ? Ces choix se font en fonction de l’étendue des besoins de l’entreprise (volume de données, nombre de salariés…) et le montant de votre budget. Une fois ces choix de fonctionnement établis, intervient le choix du logiciel de gestion de paie. Voici les fonctionnalités indispensables que vous devez considérer de près pour ce choix-là.

Quelques fonctions fondamentales

Un logiciel de gestion de paie gère d’une part la paie, et d’autre part l’administration du personnel. C’est-à-dire qu’il vous sert principalement à établir et éditer des bulletins de paie et des bordereaux de charges sociales (mensuelles ou trimestrielles), à gérer les règlements, à intégrer les écritures de paie dans la comptabilité, à établir les déclarations sociales nominatives (DSN) et de fin d’année (DADS), à tenir un registre du personnel (création et gestion de fiches salariés) et à réaliser des contrats de travail, entre autres documents.

D’autres fonctions très utiles que vous trouverez normalement dans un logiciel de ressources humaines (mais que vous pouvez exporter vers votre logiciel de gestion de paie), sont : la gestion des congés et des absences du personnel (congés payés, RTT, maladie, récupération…), le décompte des tickets restaurant (suivi des soldes en temps réels) ; la gestion du temps et des activités (suivi du temps de travail) ; ou encore la gestion des notes de frais.

Les multiples atouts des outils de gestion de paie

Une fois le logiciel de paie choisi, il devrait vous procurer de nombreux avantages : un gain de temps certain, car il permet l’automatisation de beaucoup de tâches, la plupart du temps répétitives ; la diminution du risque d’erreur, puis toutes les données sont centralisées dans une seule base de données et la ressaisie est limitée ; et la maîtrise de vos données sociales. En vous assurant par vous-même que vos fiches de salaires ne comportent pas d’erreurs et sont bien conservées, elles devraient être entre de bonnes mains.

Et n’oubliez pas que vous avez face à vous un logiciel évolutif, d’abord par le téléchargement régulier des mises à jour, mais aussi par l’acquisition progressive de modules qui permettront d’affiner votre gestion de personnel, comme par exemple la fonction recrutement (gestion des compétences, des cv, etc…)

Avant de choisir, définissez vos besoins !

Par ailleurs, il vous faudra prendre en compte les critères suivants dans le choix de votre logiciel de gestion de paie. La paie étant un domaine complexe et mouvant, il faut absolument une mise à jour régulière du logiciel. Selon votre utilisation (en ligne sur le site du fournisseur ou sur un logiciel sous licence), vous devrez mettre à jour le logiciel avec les mises à jour fournies par le prestataire ou effectuer vous-même une veille quant à l’évolution des règles sociales, et mettre à jour régulièrement le paramétrage de la paie.

Pour plus de sécurité et de rigueur, la mise à jour automatique par téléchargement est généralement recommandée. Le logiciel doit être personnalisable et ergonome. Il doit s’adapter à votre entreprise en fonction de vos besoins (par exemple pour la création de modèles de fiches de paie) et être facilement utilisable, si par exemple la personne chargée de la paie est absente, elle doit pouvoir être remplacée au pied levé sur un logiciel clair, fluide, avec une prise en main rapide.

Le logiciel doit s’adapter à vos habitudes, et vous faciliter la vie. Le service comptabilité doit peut-être être consulté, puisque ce sont deux services qui communiquent. Certains logiciels proposent ainsi de générer des écritures de paie après la clôture mensuelle, ce qui évite de ressaisir entièrement les salaires en comptabilité.

Autre critère à prendre en compte : la protection des données, surtout si la saisie des paies se fait en ligne, vos données doivent être stockées sur des espaces sécurisés.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Autres articles sur le même sujet