Quelques conseils pour bien utiliser un BPM

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Le Business Process Management (BPM) est source de bienfaits quantifiables pour l’entreprise du fait de ses capacités à optimiser les flux internes comme externes de ses activités.

En optimisant les processus-métiers, le BPM peut lui ouvrir de nouvelles perspectives. Encore faut-il bien savoir l’utiliser.

Fluidifiez les processus de votre entreprise

Les documents informatisés, formulaires PDF, SharePoint et autres, retranscrivent fidèlement ce qui se passe dans l’entreprise. Il n’est plus question de transmettre des bordereaux papier pour consigner tous les événements liés aux activités de la vie d’une société. Le Business Process Management sert à fluidifier tous les processus d’entreprise afin de résoudre des problèmes liés à la communication et à la prise de décision.

Les échanges d’informations au sein de l’entreprise sont importants. Les processus et les acteurs concernés, sont nombreux et souvent dispersés sur plusieurs sites. L’information nécessaire à l’exécution des tâches est difficile d’accès et elle est en évolution permanente. Les indicateurs indispensables à leur amélioration ne sont pas faciles à collecter et ne permettent pas souvent le pilotage de ces actions. Le BPM est là pour aider à résoudre ces problèmes.

Renseignez-vous sur les fonctions de votre BPM

Avec un logiciel de BPM, vous pouvez assurer la modélisation graphique des formulaires et des workflows ainsi que celle de la gestion des acteurs, leurs rôles, leurs prérogatives et leurs droits d’accès. Vous veillez à la gestion des délégations et des changements d’affectation qui influencent en permanence la qualité et l’efficacité des actions entreprises.

Il permet aussi de vous assurer que le versioning et la mise à jour à chaud des workflows peut être effectuée en temps réel pour procurer un retour qui aide à la prise de décision. Le logiciel de BPM doit rester accessible aux fonctionnels et aux non-informaticiens malgré la complexité permanente et croissante des situations d’exploitation.

Pour être efficace, le moteur de workflow doit être compatible avec le standard BPMN au niveau de l’exécution. Il doit permettre la gestion des délégations et les changements d’affectation. Les relances automatiques et alertes en cas de retard doivent être effectuées dès que cela s’avère nécessaire.

L’historique et la traçabilité totale des intervenants ainsi que celle de de tous les changements est essentielle. Il vous faut pouvoir synchroniser tous les processus et vous connecter aux applications ERP et SGBD.

Leur intégration aux annuaires LDAP et Active Directory est essentielle afin d’assurer une intégration horizontale dans l’entreprise et aussi pour mener une coopération inter-sociétés de type B2B. Le pilotage des opérations doit aussi prendre en compte la gestion contextuelle de l’espace de travail qui gère le profil de chaque utilisateur.

Vous pourrez mettre en place un portail applicatif, des widgets, des indicateurs et des tableaux de bord qui seront paramétrables afin de procurer une meilleure expérience utilisateur. On leur associera des outils de recherche multicritères, et en texte intégral, pour obtenir les meilleurs et les plus efficaces résultats de requête.

L’amélioration fait partie intégrante des fonctions du logiciel et du processus de BPM. Il faut mesurer les indicateurs de l’avancement des tâches, à chaud, et les indicateurs à froid qui cernent les écarts, les tendances ainsi que les goulots d’étranglement.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à lire notre article complet détaillant les fonctionnalités indispensables d’un BPM.

Profitez des avantages du BPM

Lorsqu’elles sont bien mises en œuvre les bénéfices de l’emploi des techniques de Business Process Management, sont triples. Une meilleure visibilité par tous les acteurs de l’entreprise leur fait mieux comprendre les attentes des clients. Le BPM procure une grande agilité aux équipes qui sont plus à même d’être toujours disponibles pour aider à la croissance de l’entreprise.

La traçabilité mesure l’efficacité des actions et fournit de précieuses indications sur de nouvelles mesures d’optimisation qui seraient envisagées par les managers. Le Gartner Group affirme que près de 70% des entreprises intéressées ont réussi à mettre en place des processus BPM efficaces en moins de 6 mois.

Dans 60% des cas de réussite un quintuplement des résultats a pu être constaté. Le BPM est devenu incontournable pour toutes les entreprises qui souhaitent doper leur croissance.

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