Quels collaborateurs impliquer dans le choix d’un logiciel ?

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Au moment de choisir un logiciel, il est primordial de s’entourer d’un groupe de professionnels issus de votre société qui sauront apporter leur expérience et leur savoir-faire pour déterminer l’outil le plus utile pour l’ensemble des collaborateurs.

Rassemblez vos collaborateurs

Suivant les projets, l’achat d’un logiciel fera plus ou moins l’objet d’une attention privilégiée de la part du personnel de l’entreprise. La première étape est de représenter autour de la table de décision chaque pôle concerné par ce changement radical d’organisation. Ainsi, chaque personne impactée directement par l’acquisition de cette solution pourra faire remonter son avis lors de la rédaction du cahier des charges.

Un responsable pour chaque département concerné

Choisissez de préférence le manager de l’équipe, ou du moins une personne de confiance, vers qui les autres collaborateurs pourront se tourner pour évoquer leurs réticences et leurs attentes. Ces représentants d’équipe auront pour tâche d’encourager la communication entre les salariés et les décisionnaires.

Le porteur de projet : le médiateur entre décideurs et collaborateurs

Vous devrez désigner une personne pour mener le projet de bout en bout. Selon l’importance du projet et la taille de l’entreprise, elle peut également représenter sa propre équipe. Le chef de projet doit :

  • pouvoir posséder des compétences en gestion de projet et direction de réunion
  • faire preuve d’assertivité et d’éloquence pour convaincre
  • avoir un pied dans chaque pôle concerné
  • être convaincu par le projet

Le porteur de projet doit également promouvoir sans imposer l’adoption de cette nouvelle solution, son travail ne s’arrête donc pas à la seule sélection du logiciel. Il doit pouvoir accompagner le personnel et se montrer convainquant quant à la nécessité de changer d’organisation et aux bénéfiques que chacun des professionnels de l’entreprise pourrait en tirer. Le porteur de projet idéal profiterait naturellement d’un certain capital sympathie auprès de l’ensemble de la société, d’une certaine adhésion de sa part. 

Impliquez un représentant de la direction

Inutile pour l’adoption de petits outils informatiques, vous devez pouvoir inclure dans la décision un représentant de votre direction dans le cas où le logiciel que vous souhaitez acheter est une solution qui va changer entièrement le fonctionnement de la société (lors de l’achat d’un ERP par exemple).

Cela paraît évident, mais impliquer la direction dans un projet d’une grande ampleur est primordial. D’une part, l’avis d’une personne qui décide également des stratégies menées par l’entreprise est précieux : ce responsable a donc une idée de l’orientation que souhaite prendre la société, et des enjeux qui sont les siens.

D’autre part, c’est aussi la garantie pour les autres décisionnaires d’être appuyés par leur hiérarchie en cas de réticences de la part des collaborateurs ou de difficultés lors de la mise en place du projet.

Des experts pour vous conseiller

Quelles que soient les solutions à traiter, n’hésitez pas à vous tourner vers l’un des responsables de votre pôle informatique de manière à ce qu’il vous conseille sur la faisabilité du projet. La solution va-t-elle s’intégrer au parc informatique ? N’est-elle pas trop lourde pour les serveurs ? Est-elle interopérable avec les autres solutions ? Ce technicien pourra vous aiguiller pour toutes ces questions.

Selon vos besoins, si vous souhaitez acquérir par exemple un CMS de vente en ligne ou un outil QHSE, vous pouvez également être amené à contacter un conseiller juridique. Il n’est pas indispensable mais pourrait vous être utile pour  faire le tri dans les logiciels à jour ou non dans les dernières règlementations françaises et européennes.

Toutes ces suggestions vous donnent ainsi une idée des personnes qui peuvent intervenir dans le processus. A noter que les meilleurs décisionnaires seront les professionnels qui ne se laisseront pas influencer par le conseil d’untel ou l’expérience de tel autre collègue. Le choix d’un logiciel doit être objectif, et apporter le meilleur équilibre entre équipement, investissement, bien-être des employés et ROI.

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