Test de Microsoft Teams : Un outil collaboratif facile et polyvalent

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Teams est une application relativement jeune lancée par le géant Microsoft en novembre 2016. Vouée à remplacer les versions commerciales de Skype destinées aux entreprises, cette solution est incluse dans Microsoft 365 (anciennement Office 365). Il serait réducteur de présenter Teams comme une simple application de téléconférence ou de messagerie instantanée. Le logiciel est bien plus que ça : il s’agit d’une plateforme collaborative permettant d’unifier bon nombre de services, y compris des produits non développés par Microsoft. Mais que vaut vraiment Teams ? Est-ce une solution réellement pertinente pour la communication interne d’une entreprise ? C’est ce que nous allons voir dans notre test complet.

Teams Platforms

Cet article fait partie de notre comparatif de logiciels de visioconférence. Lisez la conclusion de ces tests et nos avis sur les autres produits du même genre.

Sommaire

  1. Microsoft Teams : Tarification
  2. Prise en main et compatibilité
  3. Fonctionnalités et performances
  4. Un mot sur la sécurité et la fiabilité de Microsoft Teams
  5. Notre avis sur Microsoft Teams

Combien coûte Microsoft Teams ?

Microsoft communique sur Teams en déclarant qu’il s’agit d’un logiciel gratuit. Dans les faits, ce n’est pas tout à fait le cas.

La capture d’écran ci-contre l’illustre : si vous cherchez à tester Teams avec une adresse Microsoft classique en téléchargeant gratuitement son installeur depuis le site de Microsoft, vous ne pourrez pas lancer le logiciel.

En effet, toute utilisation de Teams requiert l’inscription de son organisation. L’autre information à retenir et que nous avons évoquée plus haut, c’est que Teams est inclus dans Office 365 Business Premium (10,50 € HT) et Office 365 Business Essentials à (4,20 € HT).

Il s’agit des tarifs par utilisateur et par mois. Si vous optez pour la version simple d’Office 365 Business vous ne pourrez pas profiter des services de Teams.

Prise en main et compatibilité

Nous avons testé la version 1.3.00.4461 (64 bits) de Teams pour Windows. Voici les principales caractéristiques à retenir sur ce logiciel en ce qui concerne son interface, sa prise en main et sa compatibilité.

Quels sont les systèmes compatibles avec Teams ?

Microsoft Teams est disponible sur les plateformes suivantes :

Ces six versions sont automatiquement synchronisées. Ainsi, vous pouvez poursuivre la majorité de vos tâches en passant d’une plateforme à l’autre sans problème.

Comment déployer Microsoft Teams au sein de son entreprise ?

Si votre organisation utilise déjà Office 365 Business Premium ou Office 365 Business Essentials, vous pouvez simplement vous rendre sur le site Microsoft Teams afin de récupérer les installeurs compatibles avec votre flotte d’appareils. Il est également possible d’utiliser la version Web du service directement dans un navigateur web.

Cette dernière est identique à la version Bureau. Une autre possibilité est de fournir les liens d’installation à vos collaborateurs afin qu’ils installent le client du logiciel eux-même.

L’installation de Teams est très rapide et ne requiert pas de compétences particulières.

Une fois le programme installé, l’utilisateur doit saisir ses identifiants.

Il s’agit d’une adresse e-mail rattachée à un compte Office 365 Business Premium ou Office 365 Business Essentials et de son mot de passe.

Installation Teams

Présentation de l’interface de Microsoft Teams

Microsoft Teams bénéfice d’une interface principale simple et intuitive. Nous n’en attendions pas moins de la firme de Redmond.

Prise en main du menu latéral

Le menu principal est placé sous la forme d’un ruban à gauche de l’écran. Il comprend les éléments suivants :

  • Activité : cette section liste l’ensemble de l’activité de l’utilisateur et des équipes dont il fait partie. Il y trouvera toutes les mentions, les notifications et réponses à ses différentes interventions dans les discussions.
  • Conversation : une section qui regroupe les contacts favoris ainsi que les discussions récentes.
  • Équipes : depuis cette rubrique, l’administrateur peut créer des groupes de discussions (équipes) qui correspondent aux différents pôles de l’entreprise. Il est possible en tant qu’utilisateur de créer des canaux au sein de chaque pôle pour créer de plus petits groupes de discussions ouvert à une partie ou à tous les membres de l’équipe. Nous y reviendrons plus loin dans notre article.
  • Calendrier : l’outil de planification de réunion Teams
  • Appels : l’espace permettant de gérer l’ensemble des appels (vocaux ou en visio)
  • Fichiers : un raccourci qui pointe vers OneDrive, la solution de stockage dans le Cloud de Microsoft

Ce ruban est entièrement personnalisable. En effet, il est possible de choisir les éléments qui s’y affichent, et même leur ordre, en faisant un simple glisser-déposer.

En cliquant sur les trois points, on peut facilement ajouter d’autres éléments à ce ruban.

Enfin, plus bas, on trouve le raccourci menant vers les applications, les fameuses extensions permettant d’accéder à d’autres services Microsoft ou tiers directement dans Teams.

Un menu Aide est également disponible. Depuis ce dernier, l’utilisateur a accès à une large collection de tutoriels (articles ou vidéos) qui optimisent encore la prise en main pourtant déjà très simple. Cette section permet aussi de découvrir les nouveautés apportées après chaque mise à jour.

Une navigation simple même dans les réglages avancés

Les paramètres avancés du logiciels se trouvent sur la vignette de l’utilisateur, en haut à droite.

Depuis ce menu, l’utilisateur à aussi la possibilité d’ajouter un statut, comme sur les applications de messagerie classiques.

C’est aussi à partir de ce menu qu’il peut se rendre dans ses conversations privées ou afficher les raccourcis clavier.

Ces raccourcis sont d’ailleurs très nombreux.

Les paramètres avancés restent clairs et la navigation dans les différentes rubriques est bien structurée. A noter que l’on peut facilement changer le thème de couleur de Microsoft Teams (sombre, clair ou contraste élevé), comme dans Skype, afin de soulager ses yeux.

Paramètres Teams

La barre de recherche multifonction bien pensée

Au centre de l’interface de Teams se trouve une barre de recherche multifonction. Elle permet d’exécuter des commandes spéciales pour les différentes extensions installées, de trouver facilement une conversation ou encore un contact.

Nos impressions sur l’interface

Il n’y a pas à dire, avec son interface hautement personnalisable et bien pensée, Microsoft Teams est facile à prendre en main. L’interface ne comporte aucun élément superflu et s’adapte à tous types d’utilisateurs y compris les moins chevronnés. D’ailleurs, Microsoft a pensé à tout. Une série de tutoriels clairs et illustrés par des images et vidéos est proposée au sein même du programme. Les nombreux raccourcis Teams et la barre multifonction parachèvent une bonne conception et placent Teams dans le haut du classement des solutions les plus intuitives.

Fonctionnalités et performances

A première vue, Microsoft Teams se présente comme une solution très complète. Dans les lignes qui suivent, nous passerons au crible ses principales fonctionnalités.

Toutes vos équipes organisées en canaux

Au sein de Teams, il est possible d’inscrire toutes les équipes de son organisation, qu’il s’agisse du pôle technique, des ressources humaines, du service communication, etc. Chacun de ces groupes dispose d’un canal de discussion général où vous pourrez échanger sur des informations peu spécifiques. Vous avez la possibilité de créer des canaux (sous-groupes de discussion) pour partager des informations de façon cloisonnée et plus confidentielles.

Equipes et canaux teams

Ainsi, si vous souhaitez cloisonner des informations telles que des résultats d’audience, ou des résultats financiers journaliers, il faut alors créer un canal ouvert uniquement aux membres de l’équipe de votre choix. Cette conversation et les messages qui y seront échangés seront inaccessibles aux autres membres de l’équipe.

Les connecteurs pour spécifier ses canaux de discussions

Hormis, le cloisonnement des informations, les canaux permettent également d’organiser ses discussions au sein de ses équipes autour de thématiques bien précises. Ces thématiques peuvent être spécifiées par des connecteurs. Il s’agit d’extensions d’applications tierces ou de Microsoft. Dans votre canal “Chiffres” vous pourrez par exemple utiliser un connecteur Google Analytics ou Google Ads afin de partager les performances de votre site de façon quotidienne ou hebdomadaire avec les membres de votre équipe.

Attention ! Il n’est pas possible d’ajouter un connecteur à ses canaux dans la version mobile (Android et iOS) de Microsoft Teams.

L’ajout de connecteurs se fait en cliquant sur les petits points visibles lorsque l’on survole le nom d’un canal.*

Enfin, sachez que Teams offre la possibilité aux organisations de créer leurs propres connecteurs. Il suffit de se rendre sur le portail du développeur de connecteur pour lancer la procédure.

*Lors de notre test nous avons été contraint de basculer pendant quels instants sur la version Web de Teams car les pages de connexion de Google ne reconnaissaient pas Teams en tant qu’application ou navigateur sécurisé.

Téléconférence (audio et vidéo)

Microsoft Teams permet de tester la qualité de ses appels dans les paramètres avancés du logiciel, dans la rubrique Périphériques.

A l’utilisation, le système de téléconférence de Teams se montre plutôt stable et intuitif. Sachez que chaque réunion crée par défaut une conversation accessible dans le menu latéral décrit plus haut. Les réunions peuvent accueillir jusqu’à 250 personnes.

Collaboration maximale mais avec quelques bémols

Lors des réunions, n’importe quel participant peut partager son écran avec ses interlocuteurs. La fonctionnalité permet de choisir parmi les différentes fenêtres actives sur son bureau. Des fonctionnalités de contrôle à distance sont même disponibles.

Ainsi, un participant peut attribuer le contrôle de son écran aux autres. Pour éviter les cafouillages, Teams attribue à chaque invité un curseur avec son nom. La fonctionnalité de contrôle à distance n’est pas très aisée entre plateformes. Ainsi, un utilisateur Windows, ne peut pas nativement contrôler l’écran de son interlocuteur si ce dernier possède un Mac.

La salle de réunion virtuelle de Teams comprend un tableau blanc où chaque participant peut griffonner des schémas, des dessins ou autre.

Un outil de notes y est aussi proposé. Il s’agit d’une note partagée entre tous les participants de la réunion. Grâce à cet outil, chaque personne peut prendre des notes qui seront accessibles par la suite dans la conversation de la réunion. L’inconvénient, c’est qu’il n’est pas possible d’exporter ces notes. Il est étonnant que Teams ne propose pas de les synchroniser avec OneNote.

Heureusement, Microsoft se rattrape sur les fonctions de coédition avec Fichiers. Dans l’onglet Fichiers de la conversation de la réunion, chaque utilisateur peut ajouter des fichiers concernant la réunion. Il peut les télécharger depuis son ordinateur ou les récupérer directement depuis OneDrive. Les fichiers .ppt, .docx ou .xls sont pleinement coéditables directement dans Teams. Les utilisateurs sont constamment avertis des modifications en cours et voient en temps réels les changements effectués par leurs collaborateurs.

La visioconférence stable mais perfectible

La fonctionnalité de visioconférence de Teams est pratique. A tout moment,chaque participant peut activer/désactiver sa caméra en un seul clic. Néanmoins, l’interface de visioconférence est un peu trop fournie. Microsoft pourrait s’inspirer de ses principaux rivaux sur ce point.

L’application permet d’enregistrer une vidéo de la réunion. En cas d’enregistrement, chaque participant est averti directement dans le logiciel. Il peut à tout moment signaler son désaccord. En outre, le logiciel affiche à chaque début d’enregistrement, un bandeau qui rappelle à l’initiateur qu’il est obligatoire d’avertir ses interlocuteurs.

Le fichier de la vidéo sera automatiquement mis à disposition dans la conversation de la réunion. Pour télécharger ce fichier, il faut nécessairement se rendre dans Microsoft Stream. Dommage.

Pour en revenir au déroulé de la réunion, sachez que vous pouvez à tout moment basculer d’un appareil à un autre pour poursuivre l’appel. La transition se fait sans le moindre écueil d’un système à l’autre, même d’un PC vers un mobile.

Microsoft Travaille actuellement sur une fonctionnalité de sous-titrage en temps réel. Malheureusement, elle n’est disponible qu’en Anglais (États-Unis) pour le moment.

Une option de floutage d’arrière-plan est également disponible. Une fois activée, un filtre floutera l’arrière-plan de l’utilisateur en temps réel. Le filtre reconnait plutôt bien les bords du visage et le corps de l’utilisateur et se révélera très utile pour restreindre les distractions visuelles et préserver un cadre professionnel. Malheureusement, cette fonctionnalité n’est disponible que dans les versions Web et Bureau de Teams.

Enfin, sachez que Microsoft Teams permet aussi de diffuser des événements en direct grâce à Microsoft Stream (jusqu’à 10 000 participants pendant une durée maximale de 4 heures).

Les applications

Ce qui fait de Microsoft Teams une solution collaborative à part entière, c’est la possibilité d’utiliser d’autres applications directement dans le logiciel. Teams propose une vaste galerie d’applications classées par catégories.

Ainsi, si vos partenaires commerciaux utilisent une autre solution de visioconférence que la vôtre, vous n’êtes pas obligé d’installer le client de cette application sur votre machine. Vous pouvez simplement utiliser son extension dans Teams et rejoindre la réunion à laquelle vous êtes invité directement depuis l’application de Microsoft.

Ce système est le même pour toutes les applications qu’il s’agisse d’outils de gestion de projets ou de services CRM. Microsoft veut vous inciter à rester dans Teams, et le pari est gagné.

Comment planifier ses réunions dans Teams ?

Planifier ses réunions dans Teams est relativement simple. Si vous êtes un adepte de Microsoft Outlook, vous n’éprouverez aucune difficulté à planifier votre première réunion.

Il suffit de se rendre dans la section Calendrier, à gauche et de choisir un créneau ainsi que les participants.

Là encore, l’interface est claire. L’autre atout de cet outil, c’est que l’organisateur peut préparer en avance les fichiers et notes qui serviront de support aux participants.

Stocker et partager des fichiers avec ses collaborateurs

Nous l’avons vu plus haut, Teams permet de partager et de coéditer facilement des fichiers entre collègues. Microsoft Teams utilise OneDrive pour le stockage, mais il est possible d’y associer d’autres services tels que Dropbox, Box, ShareFile ou encore Google Drive.

La quantité de stockage allouée à chaque utilisateur dépendra donc des offres souscrites auprès de ces services. Néanmoins, en ce qui concerne Teams (OneDrive), chaque compte utilisateur dispose d’un To de stockage en ligne. Le volume de données alloué est le même que vous ayez Office 365 Business Premium ou Essentials.

Un mot sur la sécurité

Même si Microsoft n’en fait pas sont argument de vente principal, la sécurité des informations n’est pas prise à la légère dans Teams. RGPD oblige, Microsoft se plie aux exigences européennes, mais pas uniquement. Redmond assure que Teams respecte les obligations de conformité de plus de 42 réglementations nationales, régionales et spécifiques aux différents secteurs d’activité.

Pour l’aspect technique, Teams applique l’authentification à double facteur inhérente à Microsoft 365 et les données qui transitent dans Teams sont chiffrées. Ces données sont stockées dans SharePoint, OneDrive ou encore Stream. N’oublions pas que Teams est un outil de collaboration et qu’il n’est pas étonnant que les données ne soient pas stockées à un seul et unique endroit.

Microsoft Teams : une plateforme collaborative facile et aboutie

Microsoft Teams
4.5 / 5 Reviewer
On aime
  • Fonctionnalités de coédition bien pensées
  • Interface intuitive
  • Nombreuses applications compatibles
  • Planification facile des réunions
  • Tutoriels intégrés
  • On aime moins
  • Pas d'export des notes de réunion
  • Interface de visioconférence qui dénote par rapport au reste
  • Pas de véritable version gratuite
  • En résumé

    Teams est véritablement au cœur de la stratégie de développement des offres commerciales de Microsoft.

    Il s’agit une plateforme collaborative très complète. La firme de Redmond propose une solution équilibrée axée sur l’expérience utilisateur. Teams est un outil hautement personnalisable qui simplifie grandement les échanges entre collaborateurs. Il bénéficie d’une galerie d’applications riche et de fonctionnalités intéressantes, notamment en ce qui concerne la coédition de contenu et le partage d’informations.

    Néanmoins, la copie que Microsoft nous rend n’est pas parfaite. En témoignent les progrès à faire en matière d’ergonomie sur la partie visioconférence, ou encore dans la gestion des notes de réunion. Le produit est jeune et recevra très certainement des améliorations prochainement.

    Quoi qu’il en soit, Microsoft Teams reste un produit pertinent pour une entreprise. Évidemment, son utilité dépendra de la taille de l’organisation, et il conviendra principalement aux grandes entreprises.

    Cependant, même une entreprise de 50 salariés y trouvera son compte notamment pour des fonctionnalités liées au télétravail (coédition de contenu, réunions virtuelles, événements en direct,etc.). Pour les structures de taille plus modeste, il faudra plutôt porter son choix sur des outils plus classiques tels que Skype.

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    Logo Teams
    Comparatif des logiciels de visioconférence
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