Test ONLYOFFICE : une plateforme de collaboration efficace

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ONLYOFFICE est une suite bureautique en ligne. Elle dispose de plusieurs outils assez intéressants pour les entreprises avec notamment la rédaction de documents ou la gestion de clients. Désireux d’évaluer les meilleurs outils actuels, nous nous sommes penchés sur ONLYOFFICE afin d’évaluer si oui ou non, la suite vaut le coup pour votre entreprise.

onlyoffice

La première force de ONLYOFFICE est sa distribution. L’outil est disponible sur Windows (Vista, 8, 8.1 et 10 (32 ou 64 bits)), Mac OS (10.11 ou supérieur), Linux, mais aussi en applications mobiles Android et iOS. Il est aussi possible d’essayer la suite bureautique directement en ligne afin de se forger un avis.


ONLYOFFICE est disponible sous deux formes : hors connexion via un logiciel ou en ligne avec un compte affilié. Il est possible d’obtenir 30 jours d’essais gratuits en renseignant ses informations personnelles (nul besoin d’un mode de paiement). Qu’il s’agisse de l’installation du logiciel ou de la configuration, le tout est plutôt facile et rapide. Cela est en grande partie dû aux différentes fenêtres d’aide et à l’interface très épurée. On regrettera cependant que la suite bureautique demande forcément une double authentification par numéro de téléphone.

L’interface du logiciel en ligne et de celui hors connexion sont quelque peu différentes mais restent toujours très épurées. De plus, l’ouverture de chaque nouvelle partie s’accompagne d’une petite fenêtre d’aide explicative très pratique pour faire le tour du propriétaire. Idéal pour ceux qui auraient peur de se perdre lors de la première utilisation.

Chaque nouvelle partie s’ouvre avec un récapitulatif des options disponibles.


6 POUR LE PRIX D’UN

ONLYOFFICE est une suite de 6 logiciels en un : Documents, Projets, CRM, Mail, Personnes et Communauté.

  • Documents permet de créer 3 types de fichiers : des documents textes purs, des présentations style PowerPoint avec des diaporamas et des feuilles de calcul. Ces documents peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs de ONLYOFFICE et peuvent être rédigés et consultés en local (via le logiciel téléchargeable ONLYOFFICE Editor).
  • Projet permet de gérer différentes étapes et tâches d’un projet, d’ajouter des responsables, d’enregistrer le temps passé sur chaque tâche et de suivre l’avancée du projet sur un calendrier. Il est aussi possible de créer des jalons pour marquer les étapes clefs de l’avancement. Le projet peut comporter aussi des documents texte et feuilles de calcul modifiables directement dans le portail Projet. L’onglet permet aussi de créer des discussions afin d’échanger avec les collaborateurs du projet en question.
  • La partie CRM sera très plébiscitée par les autoentrepreneurs et services marketing de votre entreprise. Vous pourrez y recenser plusieurs contacts et clients, mais aussi suivre des budgets et dépenses effectuées au sein de votre entreprise. L’outil CRM dispose aussi d’une fonction de création de factures très simple d’utilisation et compatible avec plusieurs monnaies. Les utilisateurs les plus exigeants pourront critiquer l’absence de création de devis, mais l’ensemble reste déjà très complet.
  • L’onglet Mail est directement connecté au CRM. Vous y retrouverez tous les contacts déjà renseignés afin d’envoyer du courrier électronique directement depuis la plateforme ONLYOFFICE. Il est possible de se connecter à partir de votre adresse mail personnelle ou d’en créer une gratuite. On préférera la seconde option afin de gagner en temps et de disposer d’une adresse professionnelle.
  • Nous passerons rapidement sur l’outil Personnes qui vous permet de facilement ajouter les membres de votre entreprise au logiciel.
  • La partie Communauté peut être utile si vous avez l’habitude de réaliser des événements au sein de votre entreprise. Vous et vos collaborateurs pourrez aussi y publier des annonces et posts qui pourront être consultés au sein de l’entreprise. Une partie permettant de créer un forum interne est aussi disponible, mais cette dernière reste très sommaire. Un dernier onglet permet d’enregistrer les anniversaires des membres de l’entreprise. Une information que l’on aurait peut-être préféré ne voir que dans la partie Personnes et non comme une section dédiée de la partie Communauté.

TUTORIELS ET PERSONNALISATION

Vous en conviendrez, cela fait beaucoup d’informations. ONLYOFFICE reste cependant très simple à utiliser. Pour les plus gros débutants, il existe même des guides d’utilisation en ligne, mais aussi des vidéos pour chaque partie du logiciel. Un moyen efficace pour apprendre à utiliser l’ensemble des fonctionnalités de la suite bureautique.

Côté personnalisation, on pourra renommer la plateforme avec le nom de notre entreprise et modifier certaines couleurs du logiciel. On regrettera cependant que les choix soient si basiques et restreints, même s’il ne s’agit que de personnalisation pure. Une petite boutique de thèmes aurait été bienvenue.


SAUVEGARDE EN LIGNE ET CHIFFREMENT À VENIR

ONLYOFFICE embarque une fonctionnalité de chiffrement de bout en bout. Cette dernière n’est cependant disponible qu’en démonstration à l’heure actuelle.

L’outil permet cependant de migrer et sauvegarder l’ensemble de ces fichiers en ligne (cloud ou via un compte de stockage externe comme Dropbox, OneDrive, etc.). 

Une très bonne nouvelle pour les entreprises disposant de fichiers importants et qui réalisent souvent des sauvegardes. Ces sauvegardes peuvent même être effectuées de façon automatique pour les restaurer par la suite.


CONCLUSION

À moins d’être très pointilleux, difficile de critiquer ONLYOFFICE tant le logiciel offre une multitude d’outils très utiles pour une entreprise. On pourra cependant lui reprocher de n’aborder ces différents outils que sous une forme assez simpliste.

La suite se révélera donc un bon choix si vous désirez disposer d’un ensemble d’outils pour votre entreprise et vos collaborateurs.

Cliquez ici pour télécharger ONLYOFFICE Desktop Editors pour Windows

Cliquez ici pour télécharger ONLYOFFICE Documents version Android

Cliquez ici pour télécharger ONLYOFFICE Documents version iOS

ONLYOFFICE version entreprise est disponible sous forme de licence à vie à partir de 1020 € pour un serveur (recommandé pour une entreprise de moins de 50 salariés). Une offre d’essai est cependant disponible pour la formule en ligne à cette adresse.

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