Utiliser un logiciel de caisse, le B.A.-BA

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Bon à savoir : À compter du 1er janvier 2018, l’État rend obligatoire l’utilisation d’un système de caisse certifié dont les données ne pourront pas être modifiées, de manière à échapper aux taxes dues.

Le logiciel de caisse : l’indispensable des commerçants  

Le site impots.gouv.fr définit le logiciel de caisse comme « un système informatisé dans lequel un assujetti à la TVA enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis à cette même taxe sur la valeur ajoutée ». Autrement dit le client lambda. Du fait, les logiciels ou systèmes de caisse enregistrant des encaissements de professionnels assujettis à la TVA n’entrent pas dans le cadre de cette obligation légale.

Évidemment les logiciels mixtes, clients non assujettis et professionnels assujettis doivent être certifiés conformes à la loi de finances de 2016 applicable au 1/1/2018. Les magasins de détail, spécialisés ou pas, entrent dans cette catégorie par exemple. Ainsi, seuls les logiciels et systèmes de caisse, sujets à des manipulations et des opérations d’encaissement, sont concernés par la mesure.

Avantages du logiciel de caisse

Le logiciel de caisse est un outil indispensable pour tous les commerces de détail. Il est générateur de gain de productivité par le traitement informatisé (possibilité de wi-fi par scan sur douchettes) des commandes.

La bonne utilisation de cette fonction est vitale pour la gestion de la trésorerie de l’entreprise. Le manque de trésorerie est la cause première des dépôts de bilan. Bien avant le manque de profit. C’est elle qui permet de payer les charges et d’investir. C’est grâce à elle que vous pouvez dynamiser vos achats les plus rentables.

La bonne gestion de la trésorerie passe par une excellente utilisation du logiciel de caisse. Ce dernier étant l’outil des commandes automatiques, il devient votre partenaire pour vérifier les stocks de manière permanente.

Assurez le contrôle des stocks

Car qui dit stock théorique positif ne signifie pas que vous n’allez pas tomber en rupture. Vous subissez peut-être des vols, vous n’avez pas traité efficacement la démarque connue, vous et vos fournisseurs commettez des erreurs sur les entrées et les livraisons, les avoirs ne sont pas traités en temps réels, les retours non plus.

L’utilisation d’une douchette idéalement reliée par le wi-fi sur le logiciel va pallier ces inconvénients : il suffit de paramétrer des inventaires tournants sur l’ensemble du magasin pour un contrôle total des stocks réserve et magasin. Le stock théorique étant similaire au stock réel, les commandes générées seront parfaites.

Les produits seront classés par catégorie et taux de TVA. Vous devez savoir les paramétrer pour les promotions de manière à extraire des états de ventes sans perdre de temps à chercher les références. Vous devez connaître les opérations de caisse, prendre en compte les bons de réduction, rendre un trop-perçu de manière formelle, annuler des produits encaissés, rendre la monnaie et vérifier le fond de caisse à partir de la remise à zéro du soir.

Gardez le contrôle des prix

La marge n’est pas un concept abstrait, mais le fruit d’un travail quotidien et le logiciel de caisse est votre principal atout. Il est indispensable de savoir créer les fournisseurs puis les références de ces fournisseurs.

Ensuite vous devrez générer les prix publics à partir des prix remisés aux bons taux de TVA (il en existe 3 principaux : 20, 10, 5.5). Le gencod facilite ce travail de génération de produits. Parfois les logiciels sont partagés avec les fournisseurs pour faciliter le référencement et le traitement des commandes.

Les pharmacies sont payées par la sécurité sociale à la suite d’un envoi de données des ventes sur ordonnance. Les erreurs de prix sont une source de démarque inconnue trop fréquente. Là aussi les relevés de prix réguliers par douchettes donnent d’excellents résultats. Les prix remisés sont générateurs de marges lorsque le coefficient multiplicateur paramétré par vos soins dans le logiciel de caisse est le bon.

Il doit correspondre à la bonne typologie de produit : à forte marge, faible marge pour lutter contre la concurrence, prix imposé pour des raisons de politique commerciale. Même si le logiciel vous calcule automatiquement la marge avec un coefficient de 2 appliqué sur le prix d’achat hors taxe et un taux de TVA de 20%, apprenez à la calculer par vous-même : résultat 40%. Un bug est toujours possible.

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