Buchhaltungs- und Cash-Management-Software: Zu erwartende Veränderungen

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Zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs wird mit dem Finanzgesetz 2016 eine neue Verpflichtung ab dem 1. Januar 2018 eingeführt. Einige Händler und Unternehmen benötigen eine Buchhaltungs-, Management- oder zertifizierte Kassensoftware. Ziel dieser Verpflichtung ist es, Betrug durch die Erstellung von Kassentickets mittels betrügerischer Software zu verhindern, um Barzahlungen vom Umsatz abzuziehen.

Sind Sie von diesen Verpflichtungen betroffen?

Sie müssen bis zum 1. Januar 2018 mit einer zugelassenen Registrierkasse oder einer sicheren Software ausgestattet sein, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind* und die Zahlungen Ihrer Kunden mit einer Buchhaltungs-, Management- oder Cash-Management-Software erfassen. Beachten Sie, dass auch Open-Source-Software, Online-Buchhaltungssoftware und sogar selbst entwickelte Software betroffen sind.

Achten Sie darauf, dass Sie die Begriffe des Steuerpflichtigen für die Mehrwertsteuer nicht mit denen des Steuerpflichtigen verwechseln. Tatsächlich kann ein Steuerpflichtiger je nach den verschiedenen geltenden Befreiungen durchaus von der Mehrwertsteuer befreit sein. Andererseits ist ein Schuldner immer steuerpflichtig.

*Jede Person, die selbständig und gewöhnlich eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, gilt als Steuerpflichtiger.

Auf dem Weg zu mehr Datensicherheit

Was ist wirklich in dieser Verpflichtung enthalten und wie kann sie begründet werden? Wenn Sie von dieser Verpflichtung betroffen sind, müssen Sie sich mit einer Software ausstatten, die den folgenden Bedingungen entspricht: Sicherheit, Unveränderlichkeit, Aufbewahrung und Archivierung der Daten. Mit anderen Worten, Ihre Software muss zertifiziert werden. Was bedeuten diese Bedingungen?

Datensicherheit

Die verwendete Software muss in der Lage sein, alle Ihre Daten zu sichern (Originaldaten, Änderungsdaten und Daten, die der Erstellung der ausgestellten Belege zugrunde liegen). Das Programm muss sicherstellen, dass die Zahlungsdaten im Originalzustand zurückgegeben werden.

Unveränderlichkeit

Ihre Verwaltungs-, Buchhaltungs- oder Cash-Management-Software muss alle Abrechnungsdaten unveränderlich machen. Das bedeutet, dass sie nicht durch Überschreiben editierbar sein dürfen. Jede Korrektur sollte deutlich als Additions- oder Subtraktionsoperation erscheinen.

Die Erhaltung

Um “genehmigt” zu werden, muss die verwendete Software die Durchführung mehrerer Arten von Verschlüssen (täglich, monatlich und jährlich) ermöglichen. Die Abrechnungsdaten müssen über einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahrt werden.

Der Archivierungsprozess

Die Software muss die Daten “in einer bestimmten Häufigkeit, höchstens jährlich oder nach Geschäftsjahren” archivieren können. Beachten Sie, dass der Zweck der Archivierung darin besteht, sie “einzufrieren” und die archivierten Dokumente zu datieren. Es muss über Werkzeuge zur Rückverfolgbarkeit von Inkassovorgängen verfügen.

Um nachzuweisen, dass Sie die verschiedenen Bedingungen der Allgemeinen Steuerordnung erfüllen, müssen Sie dem Steuerzahler eine von einer akkreditierten Stelle ausgestellte Bescheinigung und ein vom Softwarehersteller ausgestelltes Einzelzertifikat auf nominative Weise vorlegen.

archivage

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Verpflichtung

Bitte beachten Sie, dass Sie 30 Tage Zeit haben, um das Zertifikat zur Verfügung zu stellen. Nach Ablauf dieser Frist setzen Sie Ihr Unternehmen einer Geldstrafe von 7500 Euro für ungesicherte und zertifizierte Software aus. Das Unternehmen wird dann 60 Tage Zeit haben, um die Anforderungen zu erfüllen. Wird diese Frist nicht eingehalten, kann eine neue Geldstrafe verhängt werden.

Wenn das Unternehmen falsche Beweise liefert, wissen Sie, dass es sich um eine Straftat handelt, die mit drei Jahren Gefängnis und einer Geldstrafe von 45.000 Euro bestraft werden kann.

Wie kann man in einem guten Stand sein?

Um einen guten Ruf zu haben, müssen Sie nur eine zertifizierte Kasse oder Software kaufen: NF 525. Verlage werden nicht zögern, sie in den kommenden Monaten zu bewerben. Wenn Sie außerdem einen Wartungsvertrag mit dem Editor Ihres aktuellen Buchhaltungsprogramms abgeschlossen haben, können Sie grundsätzlich eine einfache Aktualisierung durchführen. Sie können sich bereits jetzt an Ihren Publisher wenden, um herauszufinden, wann er für ein Update zur Verfügung steht, so dass Sie am 1. Januar 2018 fertig sein können.

Quelle: Offizielles Tax Finance Bulletin

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