Die 5 Schritte zum Schreiben einer Spezifikation vor der Auswahl einer Software

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Wenn Ihr Unternehmen beschlossen hat, in ein neues IT-Tool zu investieren, ist es unerlässlich, vor der Auswahl der Software aus den Angeboten auf dem Markt Spezifikationen zu erstellen.

Die Bedeutung der Spezifikationen

Vergessen Sie nicht die Zusammensetzung dieses Dokuments: Die meisten auf dem Markt verkauften Lösungen werden in Form eines Abonnements oder eines Lizenzkaufs mit einer Mindestverpflichtung von ein bis zwei Jahren angeboten.

Das Schreiben von Spezifikationen ist sehr nützlich für:

  • Bedürfnisse identifizieren und auflisten
  • Haben Sie eine Vorstellung davon, welches Produkt erwartet wird.
  • Präsentieren Sie Ihr Projekt den Redakteuren.
  • Überprüfen Sie vor dem Kauf, ob die Software den Anforderungen entspricht.
  • Haben Sie eine bessere Vorstellung vom Budget und der Zeit, die für die Umsetzung des Projekts benötigt werden.
  • Überzeugen Sie Ihr Management von den Interessen des Projekts (falls erforderlich).

Die Spezifikationen vermeiden Ihnen sehr unangenehme Überraschungen, denn das Risiko besteht darin, die Widerrufsfrist des Vertrages zu überschreiten und sich gezwungen zu sehen, für ein Werkzeug zu bezahlen, das Ihren Bedarf nicht deckt und Sie unnötig kostet. Außerdem hätten Sie das für diesen Kauf vorgesehene Budget ausgegeben und könnten es nicht mehr in ein neues Werkzeug investieren.

Sie können diese Präsentation von einem externen Dienstleister oder von den betroffenen Mitarbeitern durchführen lassen.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Benutzer und ihre Bedürfnisse.

Sie sollten zunächst die Mitarbeiter auflisten, die am Kauf dieser Software beteiligt sind. Wie werden sie es nutzen können? Sie brauchen nicht die gleichen Instrumente und haben nicht die gleichen Probleme, weshalb es wichtig ist, sie aufzulisten:

  • Die betroffenen Benutzer, ihre Funktionen und Pole
  • Die detaillierten Funktionen, die die Lösung erfüllen muss.
  • Mögliche Einschränkungen (interoperable Tools, Ablagefunktionen, etc.)

Die Beschreibung jeder Aktion, die das Werkzeug ausführen soll, ist unerlässlich. Dies ist der wichtigste Schritt, da er die vom Unternehmen erwarteten Funktionalitäten definiert.

2. Schritt: Definieren Sie Ihre Einschränkungen

Es gibt zwei verschiedene Arten von Einschränkungen: Hardware und Software.

Softwarebeschränkungen beziehen sich auf die Lösung, die Sie kaufen möchten. Sollte es mit einer anderen Lösung interoperabel sein? Wie soll die Software mit Ihrem Betriebssystem und anderen Anwendungen interagieren? Welches Betriebssystem soll das Tool unterstützen?

Die materiellen Einschränkungen hingegen betreffen Ihre Computerflotte. Es ist wichtig zu berücksichtigen, welche Einschränkungen für den Festplattenspeicher, den Speicher und den Prozessor jedes Computers sowie die IP-Adressen Ihres lokalen Netzwerks gelten.

3. Schritt: Konsultieren Sie Ihre Teams

Natürlich können Sie während der gesamten Schritte zusammenarbeiten, um eine Spezifikation zu schreiben, aber Sie können gerne zu den betroffenen Fachleuten zurückkehren, bevor Sie weitermachen, um sicherzustellen, dass Sie alle Informationen haben, bevor Sie schreiben.

Sie haben bereits viele Daten, alles, was Sie tun müssen, ist, mit Ihren Kollegen zu klären, ob alles erwähnt wurde, bevor Sie in die Formatierung gehen.

Schritt 4: Informieren Sie sich über bestehende Lösungen.

Sie können einen Blick auf Vergleichsseiten oder Lieferantenseiten werfen, um sich einen Überblick über die Software und ihre Funktionen zu verschaffen. Dieser Schritt ist optional, aber er gibt Ihnen eine Vorstellung von der Realität des Marktes, bevor Sie Spezifikationen schreiben, die festgelegt werden und eingehalten werden müssen.

5. Schritt: Seien Sie präzise im Schreiben

Das Schreiben einer Spezifikation verpflichtet die Autoren und das Unternehmen, also vergessen Sie nicht die wichtigen Informationen, wie den Namen des Projekts, das Datum der Erstellung der Spezifikation, ihre Version und die Namen der Autoren.

Das Dokument muss daher klar und methodisch sein. Du kannst es so strukturieren:

  • Eine Präsentation des Unternehmens (kurze Geschichte)
  • Eine Kontextualisierung und eine kurze Präsentation des Projekts
  • Die Definition der Probleme
  • Die Liste der Bedürfnisse, die Ziele des Projekts
  • Beschaffungsregeln und technische Spezifikationen
  • Anweisungen an die Bieter

Sie haben also gerade Ihre Spezifikationen geschrieben: Lassen Sie sie einfach von Ihrem Unternehmen validieren, um sich an Lieferanten zu wenden und Ihre Software auszuwählen. Haben Sie es nicht eilig: Nutzen Sie die Probezeiten, um die Lösungen zu testen, die Sie interessieren, und lassen Sie sie von Ihren Mitarbeitern testen, um Ihre Meinungen zu überprüfen und die beste Wahl zu treffen.

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