Entdecken Sie viele Tools für das Dokumentenmanagement

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Es gibt viele digitale Speicherplätze, ob in der Cloud oder lokal, um Ihre Dokumente zu verwalten. Unabhängig davon, ob sie Records Management Techniken integrieren oder nicht, stellen wir Ihnen die wichtigsten verfügbaren Lösungen vor.

Für aktuelle und Zwischenarchive

Wenn Sie Dateien erstellen, ändern oder freigeben möchten, benötigen Sie Speicherplatz, der an die Art Ihrer Inhalte und Ihre Nutzung angepasst ist. Diesen verschiedenen Lösungen ist gemeinsam, dass sie Inhalte speichern, die verändert werden können.

Die GED-Lösung ist die bekannteste, sie wird von Unternehmen hauptsächlich zur Verwaltung von Textdokumenten und manchmal auch von kleinen Multimedia-Inhalten verwendet.

Der DAM ist eine nützlichere IT-Lösung als ein GED für die Verwaltung anderer digitaler Inhalte als textueller Dokumente. Es unterstützt digitale Assets, d.h. digitale Objekte, die als solche produziert und vermarktet werden, z.B. Videos, Software, Bilder usw.

Das PIM-Tool ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer Produktinformationen, sehr nützlich, wenn Ihre Datenbank wichtig ist, z.B. wenn Sie eine E-Commerce-Plattform verwalten. Sie erstellen Produktblätter, in denen Sie Daten und Multimedia-Inhalte anhängen können.

CRM funktioniert nach dem gleichen Prinzip: Diesmal erstellen Sie Kundendateien und verknüpfen Informationen, Inhalte und die Geschichte Ihrer Kundenbeziehung mit ihnen. Sie füllen alle Daten aus, die es Ihnen ermöglichen, Ihre potenziellen Kunden zu segmentieren und so eine Prospektstrategie zu entwickeln. Einige sehr komplette ERP-Systeme verfügen auch über PIM-, CRM- und/oder GED-Funktionen.

CMS oder WCMS für “Web Content Management System” haben auch eine Speicherfunktion, da diese Lösungen, die erstmals zur Erstellung und Einspeisung von Websites veröffentlicht wurden, auch die darin enthaltenen Daten speichern.

Für Archive mit Beweis- und Endwert

Bei gefrorenen Archiven, die nicht mehr verändert werden sollen und deren Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit oder Rechtswert Fachleute im Gegenteil garantieren wollen, geht es darum, kein traditionelles Speichermedium zu verwenden.

Eine GED- oder ERP-Lösung soll nämlich nicht den Schutz vor der Änderung oder Vertraulichkeit eines Dokuments gewährleisten: Ihre Funktionalitäten sind in der Regel so ausgelegt, dass sie es frei teilen und ändern können.

Bevorzugen Sie ein EAS für Ihre sensiblen digitalen Archive oder solche, deren Beweiskraft Sie nachweisen wollen. Es handelt sich um ein “elektronisches Archivierungssystem”, das alle Bedingungen garantiert, die es einem Dokument ermöglichen, einen Beweiswert zu haben. Die SAE garantiert die Sicherheit und Rückverfolgbarkeit von Dateien. Es stellt sicher, dass das Dokument nicht verändert oder verändert wurde, aber auch, dass Sie es lesen können.

Verwenden Sie auch einen digitalen Safe für Ihre Endarchive: Er garantiert Ihnen ein hohes Maß an Sicherheit, ideal zum Schutz Ihrer sensiblen oder historisch wertvollen Daten.

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