Wie kann man seine Rechnungen entmaterialisieren?

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Die steuerliche Dematerialisierung ist zu einer der Herausforderungen im Prozess der Digitalisierung von Unternehmen geworden. Nach und nach von den Institutionen auferlegt, bedeutet dies, dass sie die gleichen Garantien bieten können wie die Papierarchivierung. Hier sind die Informationen, die Unternehmen benötigen, um ihre Rechnungen mit absoluter Sicherheit zu dematerialisieren.

Status des Rechtsrahmens in Frankreich

Was das Vereinfachungsgesetz 2014 (das “Macron Act”) sagt

Im Jahr 2014 befasst sich das Macron-Gesetz, das darauf abzielt, das Leben von Unternehmen zu vereinfachen, auch mit der Dematerialisierung von Rechnungen. Artikel 222 schreibt vor, dass Unternehmen verpflichtet sind, die elektronische Rechnung anzunehmen, wenn sie ihnen bis 2020 (je nach Unternehmensgröße) schrittweise angeboten wird.

Die Regierung erklärt diese Maßnahme durch Studien, die zeigen, dass die Buchhaltung bis zu 30% ihrer Zeit damit verbringt, Rechnungen manuell zu erfassen. Die Dematerialisierung Ihrer Rechnungen würde also dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit französischer Unternehmen zu steigern, da sie die Verarbeitungskosten um etwa 30% senken würde.

Insbesondere verlangt sie von staatlichen Anbietern, Institutionen und lokalen Behörden, mit den öffentlichen Diensten und der Regierung zu kommunizieren, indem sie Rechnungen in elektronischer Form über das Portal Chorus Pro erstellen.

Ein progressiv eingeführter Archivierungsmodus

Eine große Anzahl französischer Unternehmen hat sich bereits für die Dematerialisierung eines Teils ihrer Dokumente entschieden. Diese Dematerialisierung ist praktisch, da sie es ermöglicht, dass sie von einer großen Anzahl von Personen überall leicht erreicht werden kann, wenn der Speicherplatz in der Cloud liegt.

Allerdings zögern die Unternehmen bei der steuerlichen Dematerialisierung aus mehreren Gründen, die mit der Verpflichtung zur Beweiswürdigung von Dokumenten zusammenhängen. In der Tat ist es notwendig, dies zu können:

  • die ausgeschossenen Formate lesen.
  • eine elektronische Signatur zu erstellen.
  • Rechnungen so aufzubewahren, dass ihr Beweiswert gewährleistet ist.

Dies sind alles sind wenig bekannte Prozesse und Computerwerkzeuge, die wir für Sie auflisten werden.

Bedingungen und Werkzeuge zur Dematerialisierung Ihrer Rechnungen

Rechtliche Kriterien

Da die elektronische Rechnung die gleichen Garantien bieten muss wie die physische Rechnung, ist es unsere Pflicht, eine Reihe von Kriterien zu befolgen, um den Beweiswert einer Rechnung zu erhalten. Du musst es garantieren:

  • Authentizität (die archivierte Rechnung muss eine Originalversion sein)
  • Integrität, Zeitstempelung ist zertifiziert (nach RFC 3161)
  • Die Identität der Unterzeichner
  • Die Lesbarkeit des Dokuments (dank eines lesbaren Formats, PDF/A-3)

Die Bearbeitungswerkzeuge

Diese Bedingungen verlangen daher, dass sich die Unternehmen mit IT-Tools ausstatten, die in der Lage sind, diese Rechnungen zumindest zu lesen, da sie sie bis 2020 nicht mehr ablehnen können, und sie ermutigen, selbst Lösungen zu finden, um sie selbst zu produzieren und damit ihre eigenen Rechnungen zu dematerialisieren.

Dann gibt es noch eine ganze Reihe von Gesetzen, die das Schreiben einer Rechnung regeln: Die Liste der Kriterien ist lang, um sie zu einem juristischen Dokument zu machen. Wir raten Ihnen dringend davon ab, diese manuell mit einem Textverarbeitungsprogramm durchzuführen: Sie könnten viel Zeit verschwenden und fehlerhafte Rechnungen ausstellen (wodurch sie keinen Rechtswert mehr haben) oder sogar Ihre Buchhaltung verzerren.

Verwenden Sie stattdessen ein Abrechnungstool, unabhängig davon, ob es mit einem ERP-, CRM- oder Buchhaltungsmanagementtool integriert ist. Sie sparen garantiert Zeit und sind immer auf dem neuesten Stand.

Archivierungswerkzeuge

Während Unternehmen es gewohnt sind, EDMs zur Verwaltung ihrer Dokumente zu verwenden, können sie diese nicht für die Rechnungsstellung verwenden. Der Zweck der EDM-Lösung besteht darin, die Bearbeitung, Änderung und Freigabe von Dokumenten zu ermöglichen. Es ist sehr nützlich für die Zusammenarbeit, bietet aber nicht die Möglichkeit, Formate und Platz für die Bearbeitung und Aufbewahrung offizieller Dokumente zu schaffen.

Ebenso können Sie Ihre Rechnungen nicht direkt auf Ihrem Computer speichern: Er ist nicht für die sichere Archivierung geeignet. Ein herkömmlicher professioneller Computer ist zwar nützlich für die Speicherung von Dokumenten, die sich in Bearbeitung befinden oder keinen administrativen Wert haben, verfügt aber nicht über das erforderliche Sicherheitsniveau. Wenn Sie damit Ihre physischen Rechnungen durch Scannen gesichert haben, können Sie Ihre entmaterialisierten Rechnungen nicht auf diese Weise archivieren.

Entscheiden Sie sich daher für SAE-Software, ein elektronisches Archivierungssystem, das ein hohes Maß an Sicherheit und den Beweiswert Ihrer Dokumente garantiert. Oftmals beinhaltet diese Lösung auch ein elektronisches Signaturwerkzeug und ein Ablagesystem. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente in einem hochsicheren digitalen Safe aufzubewahren. So sind Sie gut geschützt und haben die Kontrolle über den Zugriff auf Ihre sensiblen Daten.

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