¿Cómo desmaterializar sus facturas?

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La desmaterialización fiscal se ha convertido en uno de los retos del proceso de digitalización de las empresas. Poco a poco impuesto por las instituciones, implica poder ofrecer las mismas garantías que el archivo en papel. Aquí está la información que las empresas necesitan para desmaterializar sus facturas con total tranquilidad.

Situación del marco jurídico en Francia

Lo que dice la Ley de Simplificación de 2014 (la “Ley Macron”)

En 2014, la ley Macron, que tiene como objetivo simplificar la vida de las empresas, también se ocupa de la desmaterialización de las facturas. El artículo 222 establece que las empresas están obligadas a aceptar la facturación electrónica cuando se les ofrezca gradualmente hasta 2020 (dependiendo del tamaño de la empresa).

El gobierno explica esta medida mediante estudios que muestran que los departamentos de contabilidad dedican hasta un 30% de su tiempo a introducir manualmente las facturas. Por lo tanto, desmaterializar sus facturas ayudaría a las empresas francesas a ganar competitividad, ya que reduciría el costo de procesamiento en aproximadamente un 30%.

En particular, exige que los proveedores gubernamentales, las instituciones y las autoridades locales se comuniquen con los servicios públicos y con el gobierno mediante la facturación en formato electrónico a través del portal Chorus Pro.

Un modo de archivo progresivamente impuesto

Un gran número de empresas francesas ya han optado por la desmaterialización de parte de sus documentos. Esta desmaterialización es conveniente porque permite que un gran número de personas puedan acceder fácilmente a ellas desde cualquier lugar si el espacio de almacenamiento está en la nube.

Sin embargo, las empresas son más reacias a la desmaterialización fiscal por varias razones relacionadas con la obligación de dar valor probatorio a los documentos. De hecho, es necesario poder hacerlo:

  • leer los formatos impuestos.
  • crear una firma electrónica.
  • almacenar las facturas de forma que se garantice su valor probatorio.

Todos estos son procesos y herramientas informáticas poco conocidos que trataremos de enumerar para usted.

Condiciones y herramientas para desmaterializar sus facturas

Criterios legales

Dado que la factura electrónica debe ofrecer las mismas garantías que la factura física, nos corresponde a nosotros seguir un conjunto de criterios para preservar el valor probatorio de una factura. Debes garantizarlo:

  • Autenticidad (la factura archivada debe ser una versión original)
  • Integridad, la estampación de la hora está certificada (de acuerdo con RFC 3161)
  • La identidad de los firmantes
  • La legibilidad del documento (gracias a un formato legible, PDF/A-3)

Las herramientas de edición

Por lo tanto, estas condiciones obligan a las empresas a dotarse de herramientas informáticas capaces de al menos leer estas facturas, ya que no podrán rechazarlas de aquí a 2020, y a animarlas a que se doten de soluciones para producirlas ellas mismas y, de este modo, desmaterializar sus propias facturas.

Luego hay un conjunto de leyes que rigen la redacción de una factura: la lista de criterios es larga para hacer de ella un documento legal. Le aconsejamos encarecidamente que no las haga manualmente con una herramienta de tratamiento de textos: podría perder mucho tiempo y emitir facturas llenas de errores (privándolas así de todo valor legal), o incluso distorsionar su gestión contable.

En su lugar, utilice una herramienta de facturación, ya sea integrada con una herramienta de gestión de ERP, CRM o contabilidad. Le garantizamos que ahorrará tiempo y estará siempre al día con los últimos estándares.

Herramientas de archivo

Mientras que las empresas están acostumbradas a utilizar EDMs para gestionar sus documentos, no pueden utilizarlos para la facturación. De hecho, el propósito de la solución de EDM es permitir la edición, modificación y compartición de documentos. Es muy útil para el trabajo colaborativo, pero no está diseñado para proporcionar formatos y espacio para editar y preservar documentos oficiales.

Del mismo modo, no puede almacenar sus facturas directamente en su ordenador: no es adecuado para un archivo seguro. Un ordenador profesional tradicional, aunque útil para almacenar documentos en curso o sin valor administrativo, no tiene el nivel de seguridad necesario. Si lo ha utilizado para realizar copias de seguridad de sus facturas físicas escaneándolas, no podrá archivar sus facturas desmaterializadas de esta forma.

Por lo tanto, elija el software SAE, un sistema de archivo electrónico capaz de garantizar un alto nivel de seguridad y el valor probatorio de sus documentos. A menudo, esta solución también incluye una herramienta de firma electrónica y un sistema de archivo. Le permite almacenar sus documentos en una caja fuerte digital de alta seguridad. De este modo, estará bien protegido y tendrá control sobre el acceso a sus datos confidenciales.

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