Descubra muchas herramientas de gestión de documentos

Publicado en 1 octubre 2018

Hay muchos espacios de almacenamiento digital, en la nube o localmente, para gestionar sus documentos. Ya sea que integren o no técnicas de gestión de registros, presentamos las principales soluciones disponibles.

Para archivos actuales e intermedios

Cuando desee crear, modificar o compartir archivos, necesita disponer de un espacio de almacenamiento adaptado a la naturaleza de su contenido y a su uso. Estas diferentes soluciones tienen en común el hecho de que almacenan contenido que puede ser modificado.

La solución GED es la más conocida, es utilizada por las empresas para la gestión de documentos de texto principalmente, y a veces algunos pequeños contenidos multimedia.

El DAM es una solución informática más útil que un GED para la gestión de contenidos digitales distintos de los documentos textuales. Apoya los activos digitales, es decir, los objetos digitales producidos y comercializados como tales, por ejemplo, sus vídeos, programas informáticos, imágenes, etc.

La herramienta PIM le permite gestionar la información de sus productos, muy útil si su base de datos es importante, si gestiona una plataforma de comercio electrónico, por ejemplo. Se crean hojas de producto en las que se pueden adjuntar datos y contenido multimedia.

CRM trabaja bajo el mismo principio: esta vez usted crea archivos de clientes y vincula la información, el contenido y el historial de su relación con ellos. Rellene todos los datos que le permitirán segmentar sus prospectos y así establecer una estrategia de prospección. Algunos sistemas ERP muy completos también tienen funciones PIM, CRM y/o GED.

Los CMS, o WCMS para “Web Content Management System” también tienen una función de almacenamiento, ya que estas soluciones, publicadas por primera vez para crear y alimentar sitios web, también almacenan los datos que contienen.

Para archivos con valor probatorio y final

En cuanto a los archivos congelados, que ya no están destinados a ser modificados y cuya autenticidad, integridad, confidencialidad o valor jurídico los profesionales desean, por el contrario, garantizar, se trata de no utilizar un medio de almacenamiento tradicional.

En efecto, una solución GED o ERP no pretende garantizar la protección frente a la modificación o confidencialidad de un documento: sus funcionalidades tienden a ser tales que pueden compartirlo y modificarlo libremente.

Prefiera una EAS para sus archivos digitales sensibles o para aquellos cuyo valor probatorio desee poder demostrar. Es un “sistema de archivo electrónico” diseñado para garantizar todas las condiciones que permiten que un documento tenga un valor probatorio. El SAE garantiza la seguridad y trazabilidad de los ficheros. Asegura que el documento no ha sido modificado o alterado, pero también que usted puede leerlo.

Utilice también una caja fuerte digital para sus archivos finales: le garantiza un alto nivel de seguridad, ideal para proteger sus datos confidenciales o de valor histórico.