Software de contabilidad y gestión de tesorería: cambios esperados

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Para luchar contra el fraude del IVA, la Ley de Finanzas de 2016 introducirá una nueva obligación a partir del 1 de enero de 2018. Algunos comerciantes y negocios requerirán software de contabilidad, administración o caja registradora certificada. El objetivo de esta obligación es imposibilitar la comisión de fraudes mediante la creación de tickets de caja mediante software fraudulento con el fin de restar los pagos en efectivo de los ingresos.

¿Le preocupan estas obligaciones?

Debe estar equipado con una caja registradora aprobada o un software seguro antes del 1 de enero de 2018 si está sujeto al IVA* y registra los pagos de sus clientes mediante un software de contabilidad, gestión o gestión de caja. Tenga en cuenta que el software de código abierto, el software de contabilidad en línea e incluso el software desarrollado internamente también se ven afectados.

Tenga cuidado de no confundir el concepto de sujeto pasivo con el de deudor del IVA. En efecto, un sujeto pasivo puede estar exento del IVA en función de las diferentes exenciones que se apliquen. Por otra parte, un deudor siempre está sujeto a impuestos.

*Se considera sujeto pasivo a toda persona que ejerza de forma independiente y habitual una actividad económica.

Hacia una mayor seguridad de los datos

¿Qué incluye realmente esta obligación y cómo puede justificarse? Si está preocupado por esta obligación, deberá equiparse con un software que cumpla las siguientes condiciones: seguridad, inalterabilidad, conservación y archivo de datos. En otras palabras, su software tendrá que estar certificado. ¿Qué significan estas condiciones?

Seguridad de los datos

El software utilizado debe ser capaz de asegurar todos sus datos (datos originales, datos de modificación y datos inherentes a la producción de los recibos emitidos). El programa debe asegurarse de que los datos de pago se devuelvan en su estado original.

Inalterabilidad

Su software de gestión, contabilidad o gestión de caja debe hacer inalterables todos los datos de liquidación. Esto significa que no deben ser editables mediante sobrescritura. Cualquier corrección debe aparecer claramente como una operación de suma o resta.

La conservación

Para ser “aprobado”, el programa informático utilizado debe permitir la realización de varios tipos de cierres (diarios, mensuales y anuales). Los datos de liquidación deben conservarse durante un período de 6 años.

El proceso de archivo

El software debe ser capaz de archivar los datos “con la frecuencia elegida, como máximo anualmente o por año fiscal”. Tenga en cuenta que el objetivo del archivo es “congelarlas” y fechar los documentos archivados. Debe disponer de herramientas para la trazabilidad de las operaciones de recogida.

Para demostrar que usted cumple con las diversas condiciones previstas por el Código General Tributario, deberá presentar un certificado emitido por un organismo acreditado y un certificado individual emitido por el editor del software al contribuyente de manera nominativa.

archivage

Sanciones en caso de incumplimiento de la obligación

Tenga en cuenta que tiene 30 días para proporcionar el certificado. Más allá de este período, usted expone a su empresa a una multa de 7500 euros por software no seguro y certificado. La compañía tendrá 60 días para cumplir. Si no se cumple este plazo, se puede imponer una nueva multa.

Si la empresa aporta pruebas falsas, sepa que se trata de un delito penal punible con tres años de prisión y una multa de 45.000 euros.

¿Cómo estar en buena posición?

Para estar al día en sus obligaciones, sólo tiene que comprar una caja registradora certificada o un software: NF 525. Los editores no dudarán en anunciarlo en los próximos meses. Además, si ha firmado un contrato de mantenimiento con el editor de su programa de contabilidad actual, en principio puede realizar una simple actualización. Ya puede ponerse en contacto con su editor para saber cuándo estará disponible para su actualización, de modo que pueda estar listo el 1 de enero de 2018.

Fuente: Boletín Oficial de Financiación Tributaria

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